作者：Leo Babauta 里奧·巴伯塔

學過時間管理的小伙伴都知道 GTD，它是 Getting Things Done 的縮寫。而 ZTD 是 Zen To Done 的縮寫，中文翻譯過來叫“簡易做”。也就是說，這套系統其實是基于 GTD 而提出來的，可以說是簡約版的 GTD，如果你學習過時間管理方面的知識，這本書基本上可以跳過了。

什么是ZTD？

如上所述，ZTD 就是 Zen To Done 。從根本上來說，ZTD 和 GTD 并沒有沖突，相反他們的聯系非常緊密。為什么不是從GTD開始而要從簡單的ZTD開始呢？那是因為ZTD的重點在于：你可以選擇能對你發揮最佳作用的那些習慣。

GTD非常全面和系統，而ZTD也有10個習慣，但是它并不要求你全都掌握，10個習慣之間相對比較獨立，所以你可以挑選其中幾個或者1個來做，也是可以受益的。如果非要說出其中區別的話，那就是ZTD關注的是行動，而不是工具本身。

習慣培養1：收集

你有沒有這樣的情況，剛有個想法從腦袋當中閃過，但是因為忙著其他事情，這個想法就錯過了，再怎么努力也想不起來。

所以我們需要這樣一個收集系統，它可以隨時隨地將我們腦袋中一閃而過的想法、任務、項目紀錄下來。因為只有這些東西能夠被記錄，你才不會忘記他們。

解決方案：一本容易攜帶的筆記本和筆就顯得非常重要，作者推薦用Moleskine的筆記本。這里強調一下什么筆記本是次要的，重要的是要攜帶方便，最好24小時能夠帶在身上。如果你覺得帶著本子不方便，個人建議可以用手機上的App代替，比如筆記軟件「印象筆記」，可以設置在通知欄直接錄入信息。另外如方片收集，或者系統自帶的備忘錄都可以是你收集信息的入口。但是記住這些不需要太多太雜，你只需要集中在一個地方紀錄就好了。

習慣培養2：處理

一段時間后你會發現你已經收集了很多想法了，接下來的問題就是如何處理它們。巴博塔建議每天至少處理一次你的收件箱，若有需要你可能要更頻繁地整理。

1. 從上往下處理信息，馬上做出決定。從收件箱中的第一項開始，立刻做出決定，不要跳過、拖后或延遲做出決定。

2. 刪除。如果你不需要這條信息，就刪掉它（總是保持這個為優先選擇）。
3. 委派他人。你是做這件事的合適人選嗎？如果不是，交給最適合的人。
4. 立刻完成。如何這件事需要的時間少于兩分鐘，那立即完成它，而不要放到任務清單中。
5. 等下在做的任務。如果這件事需要的時間多過兩分鐘，馬上把它列入任務清單中，并且等下馬上完成它。
6. 制作檔案。你需要額外的參考文件來完成某件事情，那趕快為它制作一個檔案。
7. 無論如何，不要讓收件箱里有剩余的項目。刪除或者制作檔案，處理每一個項目直到收件箱為空。注意，如果你的收件箱中有上百的項目，那最好把它們放入另一個文件箱中等下處理（專門擱出幾個小時去處理它們），接著再繼續處理新進入收件箱中的信息。
8. 重復這些步驟，保持你的收件箱為空。如果你有限制自己的收件箱數量，實現這一點并不難。保持收件箱為空會讓你覺得棒極了，慶祝一下？！記住，不要一整天都在處理收件箱，最好形成習慣總是在固定的時刻去處理它們。

習慣培養3：計劃

每周安排要完成的最重要的任務，安排進每天就是1-3件最重要的事。書中稱為“大石塊”，有人把這個過程稱為三只青蛙。意思是，這三件事很難，就像吞青蛙那樣，但你又必須得盡快去做，一旦做完最重要的事其他事情做起來也沒有那么難了。

1. 重大事件(Big Rocks)：在每周開始的時候（星期天或星期一），坐下來看看你的任務清單。想想這周你最想要完成什么？剛開始的時候盡量將數目限制在4-6件，待到熟練了且你覺得自己能完成更多的時候，再添加多的任務。不要忘了要確保這些重大事件中包含至少一項與你年度目標有關的任務。

2. 安排日程：將本周重大事件放在你的周程計劃中。每天放置只一個或兩個，否則你會忙不過來。并且分出1-2小時的時間去完成它們，盡量把時間安排得越早越好。放置好這些重大事件后，你就可以計劃其它的不是那么重要的事情了。
3. 最重要的任務：每天早上，馬上決定今日最重要的任務。這和你的重大事件很相似，每日選擇1-3個最重要的任務，而這其中可能包括一個你已經安排了的重大事件和其它幾個最重要的任務。同樣的，盡量將它們安排在盡可能早的時段。如果安排的太晚，你常常會被其他的任務干擾，而導致任務失敗。
4. 完成它們：前面說的這些無非就是為了搞定這些最重要的任務。每天早上做的第一件事就是完成第一件最重要的任務，遠離干擾，把所有精力都放在任務上直到完成它為止。做完之后可以簡單的獎賞自己。然后去完成第二件最重要的任務!
5. 回顧：如果你完成了最重要的任務，那一定感覺這一天特別棒。所以要記得回顧你所完成的，順便表揚自己一下。

習慣培養4：執行

所有的計劃做完了如果沒有強有力的執行，一切都是白費。所以執行是所以習慣中最最重要的。

ZTD強調，每次只做一件事，而非鼓勵多線程工作，也不要在做一件事情的時候多次被打斷。以下是書中的建議：

1. 重大事件(Big Rocks)：選擇一個任務最好是[每日最重要的任務之一，做出決定：是一次全部完成、還是現在抽出一段時間（30分鐘）去做它。

2. 選擇好環境：在你開始工作前，消去所有使你分心的事。關閉Email、關上手機、拔掉網線等等，把辦公桌上堆積的混亂的東西寫清理干凈。
3. 記錄時間：設置一個計時器（像CoolTimer等等），或者盡可能的集中于你的任務不要松懈，不讓自己變得心煩意亂的。
4. 避免干擾：如果你在執行時被干擾了，馬上把這些新到的信息或者任務記錄到你的筆記本或收集箱中，然后繼續原來的任務。重申一遍，千萬不要嘗試多線工作。
5. 快速調整狀態：如果你必需去檢查你的Email或者執行其他的任務，那停下來，深呼吸，重新使自己的思緒集中，調整到正確的狀態再繼續任務。
6. 不可避免的中斷：無論如何，有時總會碰到一些我們無法避免和拖延的事情而中斷現在的任務。當遇到這個情況時，把現在的任務進度記錄下來，把所用的資料也都整理放到一旁。當你弄完那些無法避免的任務后，簡單地把所有的資料重新拿出來，然后再看看記錄的任務進度，又可以馬上開始原來的任務了。
7. 享受休息：深呼吸，舒展一下身子，在工作時也要享受好的休息。身體可是革命的本錢，千萬不要虧待了哦～
8. Ahhh：當你完成任務后，表揚你自己！獎勵你自己上一會兒網，看一會兒電視——但是不要太長了（10分鐘），然后繼續你的下一步行動。千萬不要讓你被獎勵沖昏了頭腦，忘記了下面的任務。

習慣培養5：信任的系統

• 好習慣：簡易信任的系統 —— 建立簡單的列表，并每日查看

很多人對GTD望而卻步的原因是，GTD需要很專業很復雜的工具，很多人陷入本末倒置的地步，原本你是想讓生活更簡單，沒想到反而被這些工具所綁架。所以不得不說一套值得信任、簡單的系統是多麼重要。

ZTD鼓勵我們建立情境清單，什么是場景清單？就是你在什么場景下做什么事。比如有以下場景：剛起床、剛到辦公室、開車、坐地鐵，排隊等候等等。這些清單能讓你第一時間反應自己“應該做什么”而不是白白浪費時間。

書中提到幾種工具，總的來說就是紙質的和電子的。因為有些不太符合國人習慣，這里就不列出來。提一下作者強烈推薦Moleskine筆記本，和我自己覺得可以用來做清單的App“奇妙清單”，還有類似的“滴答清單”或者“minimalist”。但記住，這些工具用得順就好了，別太在意是哪個，重點在于行動。

一旦你選好工具，就馬上開始記錄，并且要記得要簡單。這個習慣的另一部分——每天查看你的列表，也是很重要的部分（比你用什么工具重要得多）。

習慣培養6：管理

管理你生活中的一切物品和信息，那就是給它們找個合理的固定的家。每次想要一件東西，你就去它的家里找它就是了。是的沒錯，這個習慣就是只需要這個簡單的規則：把所有信息都放在正確的地方。

形成系統：把所有接收的信息都放入你的收集箱在工作與家庭中）。處理你的收集箱，馬上完成一些任務或者將其中一些放入任務清單中，然后完成它，從清單中清理出去。在這個系統里，你永遠都不應該有疑問自己下一步該做什么。

為信息找個家：如果你總是把一些資料堆放在你的工作臺、書桌、床上或者臥椅上，你就應該想想：這些東西是應該放在哪兒的呢？它們的“家”在哪兒？如果它們還沒有“家”，你就為它們找一個吧。安排一個地方專門放東西或某一類東西。車鑰匙？找一個地方專門放鑰匙；臟衣服？不要把它們都扔在床上；首飾？把它們放到一個安全的地方收好。

簡單的整理系統：一旦你已經把收集箱中的項目處理，你可能還需要參考其中的條目，這時你就需要一個地方來收集這些項目。千萬不要把這么一疊文件隨便堆在不知道什么地方——建立一個簡單的整理系統（方便的字母安排順序，或者Geek喜歡的十六進制方式等等）。準備幾個備用的空白標簽和文件夾以便隨時建立一個新的整理夾。不要害怕有太多的整理夾，相反的，你應該避免將不同的文件混雜在一個整理夾中（那就失去意義了）。

馬上開始。我知道，你在看這篇文章的時候正在想“等下我就去做建立一個管理系統”。不要“等下”，現在就開始！

習慣成自然。把所有的東西都放在正確的地方的習慣不是一夜就能培養成的。你可能忘記，也可能為了偷懶而沒做。你應該堅持，黏住這個習慣，至少堅持這個習慣30天，直到它已經變成自然使之。

注意過渡階段。當你從一件事情轉移到另一件事時，其中過渡的時間是應該注意的。因為你需要把一些材料整理到一邊和清理一下，但是這個時間我們常常不會去想該如何整理和收集，而是下一步該自己做什么。當你在培養這個管理習慣的時候，注意這個轉移過渡，這樣你就能記得去整理和更容易的管理好事情。

保持桌面干凈。永遠都不要讓你的工作臺、書桌、床、床頭柜、咖啡桌和地板上堆著東西。如果你正在犯這個錯誤，請為那些東西找個“家”。

使用標簽。標簽是管理中最好用的工具。準備一些空白標簽，為那些抽屜和文件箱都標上標簽。所以你就可以對事情都了如指掌。

評估審核。無論何時，回顧你的管理習慣都是一件保持進步的事情。你會發現有一些管理上的不當之處，像某一些資料都被整理在一個房間，而你卻常常在另一個房間使用這些資料等等。而有些時候，你需要重新整理一遍所以抽屜和文件箱，以便保持事情都在可控制的范圍內。

習慣培養7：回顧

在這個系統中，回顧也是很重要的一環，它讓你避免偏離方向，回顧過去的一天/周所做的事情，是否因為浪費過多時間而深深自責，還是把精力都投入到重要的事情上面——后者值得好好獎賞自己。

書中列了5步每周回顧的方法，跟著做你也能很好地掌握：

1. 回顧你的長期目標，中期目標和短期目標。回顧你的人生目標如果你沒有，抽出時間仔細考慮一下），根據你的人生目標制定一個今年自己想完成的長期目標，只需要一個（如果你制定了太多，就選擇最重要的，目標太多便會失去準心）；然后再為接下來的幾個月制定一個中期目標，這個目標應當是幫助你進一步接近自己的長期目標；最后再為接下來的幾周選擇一個短期目標，來幫助你接近自己的中期目標。當你完成這些步驟后，以后的每周回顧也就是一次對自己目標進展的回顧和對目標的重新確定。每周對你目標重新確定是非常重要的，只有這樣才能保證你的前進方向正確，保證你的精神和體力上都做好準備，繼續保持不斷前進。（剛開始的目標設定大概需要10-15分鐘，以后的每周回顧大約5分鐘。

2. 回顧你的筆記。在你的筆記上，大部分的任務都應該已經完成的，但是重要的是在重新回顧它們時，發現那些沒有完成的任務、沒有處理的信息等等。就是簡單的掃過然后把未完成的事情重新記錄下來。（大概5-10分鐘）
3. 回顧你的日程表。回顧上一周的日程表，看看是否有需要提前的事項，或者有新產生的需要完成的任務。然后再看看下一周你需要完成的事情。（大約5分鐘）
4. 回顧你的清單。無論你是使用多份情境清單或者一份任務清單，回顧它們是同樣重要的，確認上面列出的事項是最新的。劃掉那些已經完成的事項，并且看看你的“接下來的任務清單”、“某一天/可能清單”、“工程清單”，如果你有使用這些清單。（大約10分鐘）
5. 設定你的短期目標和放置你的“大石塊”。如果你已經完成了一個短期目標，你就回到第一個步驟重新設定一個新的。如果還未達到短期目標，那回顧自己的任務時，看看怎么樣能取得更好的成果。列出這周你想完成的重要任務和其他的任務，然后將它們安排到日程表中，盡量將它們安排在早晨。這些任務是優先級最高的，所以每天不要安排太多的，只需1、2個便可。

習慣培養8：簡化

如果你按照上面的收集系統來做，你會發現自己每天記下的任務很多很雜，每天都有做不完的事情瑣事。

但我們也提到了，每天最重要的事情不要超過3件事，那么如何做到呢？以下是書中提到的小技巧：

清除，再清除。花幾分鐘時間回顧你的任務和項目清單，想想如何簡化他們?；蛟S你可以把這當作一項考驗：把自己的任務消去一半。如果你有50個任務，試著減少到25件。該如何清除任務呢？有些任務是很久以前的，不再需要做了，而還有一些任務可以被拖延。
什么才是最重要的。了解你的主要目標是什么，其他目標是什么。你應該把精力都集中于一件事情上，同時兩三件也可以，但千萬不要同時進行十幾件事。當你的小任務與你的主要目標有關系時，那么它們就是重要的，否則就不是。

減少你的承諾。你打算完成多少項目？你打算做多少額外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要學會說不。就算已經說好了，你仍然可以說不，對別人坦誠相告：你有其他緊急任務要去做，不能答應他們干某事了。慢慢的，你就應當減少你的承諾。

簡化你的信息源。我減少了RSS訂閱量，也減少了每日Email回復的數量。這一年多來，我只讀一份報紙或一份雜志。有些新聞是不能帶給我們任何價值，所以簡化你生活中的信息輸入，從而也簡化輸出。

每周回顧。每周花一點時間去回顧，清除那些掉不必要的任務，你不需要一份龐大的任務清單來變得高效。

完成大石頭。在每周回顧中，找出你打算在下周完成的幾份重要任務。這些就是你的大石頭。把這些大石頭放進你的每日日程中，把它們安排在最前面，優先先完成你的大石頭，不要把它們推到每天的最后。

讓價值最大化。看看這兩個新聞作者：一個超級忙碌，每周寫很多文章，這些文章都不錯，但還不是非常優秀；另一個作者每周寫一份文章，但是總能上頭版，而且到處都在討論這些文章，它在互聯網上也到處被轉載，這些文章使他在記者的行業很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也許這個例子有些極端，但它說明了要點：有些任務需要長期投入，有些只會你一直忙碌，實際上卻不重要。把精力放在那些重要任務上，它們將使你成名，帶來長時間的回報和長時間的幸福與滿足。這些就是你的“大石頭”，清除其它的不重要的。

三件最重要的事。寫下你一天中最重要的三件事，當你完成它們的時候劃掉它。如果可能的話，將一天的時間都花在這三件事上，至少也應該投入前半天來做這三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石頭”，或者任何你需要當日完成的任務。

把小事放在一起做。每天都會有些小事情需要你去處理，因為不及時處理掉它們，它們或許會帶來更多的一些小麻煩。所以把這些小事情都寫在一起（我寫在頁面的底部）。一般來說，你不需要立即著手它們。設定一個段時間（大約30分鐘，放在一天末，比如4點之后），然后一起完成所有的這些事情。這些小事可能是：打電話、回復電子郵件、處理信息或文件等等?？焖俚赝瓿伤鼈?，然后將它們從清單中消除出去。這樣，一天過去你就沒剩下多少沒完成的任務了。如果不行，也最好是將小事情（而非重要的任務）拖到第二天，Email也可以放到一起處理。如果你不這樣，這些小事情就是一種干擾，每天利用一次或是兩次的時間把它們全文搞定！

習慣培養9：常規

到了這一步，你需要做的是將上面所有的習慣形成統一的系統，每天/每周/某個場景下跟著常規清單走。還是書中提到的技巧，學起來：

工作任務：做一份清單，包括所有你在工作中想要完成的任務。這可以是每周回顧內的任務，也可以是做報告，或是清空你的收件箱等等其它任務。在每一天的開始設置三件你需要完成的最重要的任務，并且每周回顧你的目標

個人任務：對于個人的事務，像鍛煉、瑜伽、自我調節、記日記、閱讀書籍和RSS訂閱，或是付帳單、洗衣、購物、照料孩子、去銀行、郵局等事，也去制定一份清單。比如說，購物清單等等。

批量處理：花點心思去處理你的任務清單，看看能否將小的任務放在一起來做。一是節省時間，二是減少干擾。舉例來說：如果你需要去購物、去銀行、去郵局、去寵物商店，那么將這些事放在一天來做。你可以從一周中專門抽一天時間來做個人的事情：處理郵件、付帳單、平衡收支、寫文件、準備東西、列購物清單等等。在工作時，你可以將打電話、收發郵件等類似的事情放在專門一個小時中做。

每日清單：審閱一下你的清單，看看哪些是每天都做的。比如說：收發郵件、打電話、設定最重要的事、記日記、鍛煉、閱讀RSS、清空收件箱等等。計劃你的每日日程，沒必要精確到每一分鐘，但要確定每天做這些事的固定時間。我的建議是：設定一份早上的例程(可以把在家的和在工作的分開)；一份一天結束之際的例程(工作結束的和一天結束的)；和一份要完成的最重要的任務和其他事情上的例程。

每周清單：包括每周你會做幾次(或更多)的事情。這可能是每周回顧、清潔房間、鍛煉、洗衣、園藝等等。將這些事在一周的時間內分散開。不要把每天放得太滿，你每天最多做兩三件就好了，理想的情況是每天1-2件事。如果你需要做的太多了，那么你需要考慮簡化一下。否則這很難堅持下去。

開始執行：一旦設定好了每日和每周的例程， 那么就開始執行它。對于每日的例程，至少堅持一個星期。每周結尾時，回顧看看效果如何，如果效果不太好，就得作出調整。對于每周的例程，至少堅持兩周，遇到問題時也需要自己調整一下。

堅持就是勝利：設定例程很容易，但堅持下來便是很難的。一旦你發現了適合自己的日程，一定要堅持30天，是他慢慢形成習慣。只有這樣，你才會感到鎮靜，更能掌控你的生活。怎樣堅持30天呢? 可以把它當作一項挑戰、給自己設定獎勵、把你的計劃告訴別人、把你的日程貼在墻上等等。在堅持此習慣過程中，不要同時進行太多的習慣培養。

習慣培養10：激情

在《重新定義公司——谷歌是如何運營的》（點擊查看）里也同樣提到激情這個關鍵詞。在谷歌，一人很優秀但如果對他對從事的工作沒有激情他們也不會考慮錄用。很簡單的一點，和一個對一件事情有激情的人相比，沒有激情的人遇到挫折更容易選擇放棄，他們極少能夠長時間做平凡的（無聊的）工作。而如果你真正很有激情地想去做一件事，無論多么辛苦，你都會去努力的完成吧。你會付出更多的努力，抽出更多的時間，耽擱的時間也減少了。

在所有“輕松搞定”（ZTD）的習慣中，“找到熱情”這個習慣是最難的、也可能是最重要的一個。 如果本書提到的10個習慣，你選擇只培養一個，我會推薦“找到熱情”。

或許你是該想想自己到底想做什么？（不要說是睡覺）你最喜歡從事什么？你心儀的工作崗位是什么，如何達到它？仔細想想，多考慮幾天，待你確認以后，下一步就去實現它吧：

調查：有誰在從事你心儀的工作？他們有什么經驗和想法？他們是如何得到這份工作的？獲取這份工作有什么要求與標準？在網絡上搜索、詢問認識的朋友，你能獲取的信息越多，對你也就越有好處；

找出絆腳石：你還需要什么去獲得這份工作？是一份更高的學位、已有一份不錯的工作經驗、或者是需要其他的技能？

設定計劃：想出一些有用的方法去解決你的絆腳石。如果你永遠都不開始計劃，那你就永遠不會獲得自己想要的工作。所以，為自己的成功鋪好道路吧。

開始行動：不要等待機會，機會只會降臨給時刻準備的人。所以，主動去發現和抓住機會，執行你的計劃——至少每天一點，直到你達到目標。也許現在看起來，需要走的路還很長，但是你一旦實際行動起來，總有一天，你就會到底目的地的。

堅持不懈：不要因為幾次失敗而放棄，為了自己的目標而奮斗。Don't Give Up!

做一份使你充滿激情的工作與任務，會讓你精神飽滿，動力十足的！

如何培養ZTD中的習慣：

這里有條原則必須強調一下：每次只養成一個習慣。可能你覺得以上的習慣很多，沒關系你可以按順序來做，也可以從某一條你覺得對當下的自己最有用的開始，也可以自己搭配著來。這里有個極簡版的ZTD，只有4個習慣：搜集、處理、計劃、行動。同時只用到兩個工具：一個小筆記本、一支筆。

這里是一些改變習慣的方法（選擇最適合與你的）：

承擔義務。告訴你的親人、朋友、同事和網絡之友，你要改變習慣了！使你自己產生壓力，讓你因為承擔義務而堅持不放棄；

堅持實踐。改變習慣也是一種技巧，就像其他技巧一樣，它也需要實踐。參與一個月培養一個好習慣，并且堅持你的習慣整整30天。你不斷地堅持，重復，失敗，再嘗試，最終才能熟能生巧；

推動力。通過各種途徑來推動你自己不斷向前

跟蹤記錄。每天都記錄下你的改變過程。聽起來挺麻煩的，但它確實非常有用，也更容易成功。每天睡覺前，記錄一下。把記錄本放在床頭，同樣也不斷促使你去堅持。

支持幫助。參與一個習慣培養活動，或者與你的伙伴一起培養。畢竟，與別人一起培養習慣，會更容易成功一些。

獎勵慶祝。每隔上一個星期，就為自己的收獲小小慶祝一下。在一個月結束后，則來個勝利的慶祝。這也是使你堅持的推動力哦～

集中注意。這是非常非常重要的，在30天里集中于你的新習慣，一天也不能放棄。這就是為什么，一次培養多個習慣是非常困難的，你的注意會被分散，導致不能集中與其中任意一個。

積極的想法。告訴你自己，“我能行！”壓扁那些消極的想法，采用積極的想法吧。

最后

最近看到有些人說，時間管理本來就是錯的，時間不能被管理，因為每天24個小時對每個人來說都是一樣的，你再怎么管理也不能變成25個。所以他們是反對時間管理，而提倡自我管理。

但說到底，自我管理也好，精力管理也好，時間管理也罷，說到底都是對自己生活的梳理，對提高生活的掌控感，進而提升幸福感。我們不必糾結于這些詞匯的字面意思，這個不是重點。

這也許是寫筆記以來書摘最多的一篇，但也是值得的，書中的語言通俗易懂，容易執行，相信讀者們跟著學起來將會對生活有一定的改變。

每周一本書，每周給你提供我的閱讀與思考，歡迎關注勾搭，一起交流，一起學習。

handsome
2017-3-12