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在開始分享之前,先回顧下上一篇文章(《基礎篇|你說了那么多,為什么別人還是不知道你想表達什么?》)的主要內容,我們分享了《高杉尚孝的《麥肯錫教我的寫作武器——從邏輯思考到文案寫作》的基礎篇,也就是邏輯表現的幾個基本概念——信息、主題、分段。
1.信息的分類:記述信息、評價信息和規范信息;
2.要清楚地表達信息,主要需從主語、連接詞、具體性這三個層面來學習表達的技巧;
3.以信息分類和表達信息為基礎,我們還要學習如何設計信息,其中,包括金字塔結構、結論法、抽象化和摘要法。
那今天這篇文章主要是關于實踐篇的分享,我們將從這篇文章中學習到適用于解決問題的五大步驟,以及高杉尚孝獨創的“故事展開法”,該方法是融合了問題解決過程與SCQOR故事展開法而構成的。
一、解決問題有哪些步驟?
第一步:發現問題
要解決一個問題,首先你得“發現問題”,而何為“問題”,就是我們所期待的狀況和現狀之間的差距。接著,你還得明白問題的集中類型,這樣你才能有的放矢。
問題一般分三種:“恢復原狀型”、“預防隱患型”和“追求理想型”,如下圖:
但這個劃分絕對的劃分,有些時候,甚至是大多數情況下,幾種類型的問題會同時存在,并互相關聯。比如,某件事發生不理想的狀況時,一開始我們會想要恢復原狀,即屬于恢復原狀型問題。可是,僅恢復原來的水平并不夠,到頭來都是為了追求更好的改善,所以問題最終仍然會發展成追求理想型問題。
因此,遇到幾種問題類型同時存在時,我們往往需區分問題的種類和嚴重程度,要確定核心的問題類型。
第二步:設定具體的課題
借用之前講到的金字塔結構來說明,問題類型就如同主題信息,若主題信息確定了,“課題范圍”這一關鍵信息也自然并限定,以及確定好了。所謂“設定課題”,其實就是指確定核心問題的類型后,選定“課題范圍”。
一般而言,問題類型對應的課題范圍如下圖:
一旦確定了核心問題的類型,并將課題范圍依照順序排列,反映在寫作中,我們就可以進行邏輯清晰地展開了。接受者也會一下子明白你看出了問題是什么,也知道你提出了什么樣的解決方案。
具體來說:
1.針對“恢復原狀型”,核心課題是“掌握狀況”
掌握狀況→是怎么損壞的?
應急處理→如何防止狀況惡化?
分析原因→為什么會損壞?
根本措施→知道原因后,如何做才能復原?
防止復發→應該怎么做,才能避免以后出現同樣狀況?
2.針對“預防隱患型”,核心課題是“誘因分析”和“預防策略”
假設不良狀態→不希望事物以何種方式損壞?
誘因分析→何種原因可能導致損壞?
預防策略→如何防止不良狀態發生?
發生時的應對策略→發生時,如何將不良的程度降到最低?
3.針對“追求理想型”,核心課題是“選定理想”和“實施策略”
資產盤點→自己的強項和弱項是什么?
選定理想→根據實習想決定實現什么目標?
實施策略→為了實現目標,你打算怎么一步一步來,順序是怎樣的?
第三步:確定課題后,要列舉替代方案
在你決定采取哪個解決方案之前,最重要的是仔細斟酌,先列出具有潛力的替代方案,這是解決問題的重要步驟之一。
比如說,追求理想型問題,那么在“選定理想”策略中便可以產生許多替代方案,畢竟選定理想就是從許多方案中選定一個。在“實施策略”中依然如此,也是在許多替代方案中去選定一種方案。
那如何構思替代方案呢?建議用頭腦風暴法。
頭腦風暴法的重點在于清楚地區分想法的選取與評價的程序,它需要遵循以下四個基本規則:
1.不能批評別人的想法,絕不能說出“不可能完成呀”、“太不切合實際”以及“太難了”等這樣的句子;
2.盡量提出大量的想法;
3.歡迎自由奔放的方言;
4.發展別人的想法。
當然了,我們最后不可能將全部的解決方案呈現給接受者,大概提出三個切合實際的方案即可。因而,這涉及到下面要說的替代方案的評價和提出方式。
第四步:評價各替代方案
當我們選出幾個替代方案后,接下來的步驟就是評價這些方案,而評價需根據評價條目和評價標準來進行。
在列舉評價條目時,最好將其中的必要條目和優先條目分開,分別評價替代方案。如果一個方案沒有涵蓋必要條目,那么你就完全可以不用再去考慮其他條目了,如招聘飛行員要求身高165CM,沒到這個身高的人一律淘汰,那其他條目就不用再考慮了。另外,至于優先條目雖并非要具備,但不過有的話最好,因為這涉及到你采取行動的步驟問題。
在評價的過程中,值得注意的是,替代方案不能只評估好處,風險也要評估。
第五步:實施解決策略
不論你制定了多么好的解決策略,如果沒有實際的行動,那就不可能產生預期的效果。因此,實施解決策略,也是解決問題的重要步驟之一。
一般而言,阻礙解決策略有效執行的因素主要有:
1.執行者有策略當沒有方向,沒有具體的實施計劃;
2.執行者不理解這個解決策略;
3.執行者原本就不具備實施能力;
4.執行者根本就沒有實施的意愿。
想避免上述中的幾種障礙,解決策略的實施步驟可以有著五步:
1.設定實施的deadline,一定程度上,deadline決定了你行動策略的合理性和可行性;
2.選定實施項目,要清楚實施解決策略時的必要條件是什么,建議可采用上文所說的頭腦風暴法;
3.學習知識和技能,了解為完成實施策略需要具備什么樣的必要知識和技能;
4.制作實施進度表,從deadline逆推,把個階段需要的時間,以及學習必要知識和技能的時間,以進度表的形式可視化呈現;
5.修正期限以及開始行動,根據步驟四的工作結果,修訂預定的deadline,并開始行動。
同時要注意的是,執行者能力不足,但沒有時間來學習必要的知識和技能,那么就只得配合執行者的執行力來修正解決策略。此外,解決策略的決策者還得與執行者充分的溝通,這樣才能避免執行者沒有實施的意愿這一問題,畢竟,倘若執行者并未參與解決策略的決策過程,那他們就少了實施的動機。
總結下來,解決問題的一般步驟有:
1.發現問題
2.設定具體的課題
3.列舉并檢測此課題的各式替代方案
4.評價各種替代方案
5.實施解決策略
當然了,嚴格來說,在實施解決策略后,還有一個必不可少的步驟:檢視整個解決問題過程的來龍去脈,并修正軌道。
二、如何展開有說服力的故事?
這次先上結論,展開有說服力的故事需運用SCQOR故事展開法:
1.Situation(設定狀況)
2.Complication(發現問題)
3.Question(設定課題)
4.Obstacle (克服障礙)
5.Resolution (解決收尾)
而講故事和解決問題異曲同工。我們談論如何展開具有說服力的故事,實則是在演繹和舉例說明解決問題的步驟。具體關系可用下圖表達:
一般而言,何為“故事”,無非不就是描寫主角的人生變化及其理由,為營造藝術效果,一般人生變化要有“沖突感”,也即,在人生的過程中,主角發生了某件事,之前穩定的人生立馬土崩瓦解,而主角當然要恢復以前的穩定狀態,所以就必須克服實現他這一理想的重重困難。而一個優秀的故事講述者,會生動地描述主角克服困難的過程。
細究下來,其實這和我們經常講的“起承轉合”非常類似,《詩格》中有云“作詩有四法:起要平直,承要舂容,轉要變化,合要淵水。”而SCQOR鋪陳故事的方法,某種程度而言,SCQ為“起”,O為“承轉”,R為“合”。
現在大家對SCQOR故事展開法應該有了一個初步的了解,那接下來,我們再從理論提升一下,具體分析其中的各項要素:
Situation(設定狀況)
設定狀況首先得先介紹主角,不管該主角是人也好,公司也罷,但其必須擁有某種意志或愿望,或者是可以采取行動的主體。接著,敘述主體持續至今的穩定狀況,不管該狀況是好還是壞。再接著,你還的設定好故事的涵蓋范圍,也即決定故事結構中的舞臺應該涵蓋多大的領域。
“S”階段所敘述的內容,一定要能讓接受者產生共鳴,要合乎接受者的知識、信念、感情或者是愿望。如果讓接受者產生“原來你什么都不懂”的印象,那么就很難讓對方接受你展開的故事,只有獲得了對方的認同感,才能在“S”之后繼續展開“C”與“Q”。所以,千萬不要因為接受者什么都已經了解了,而覺得不講出來、不做鋪墊,也沒有任何關系。
Complication(發現問題)
“C”表現出事情發生變化,它就是用來顛覆“S”的穩定狀態而來的,所以,在開場鋪墊后,就要打破開場時給對方的安定感,不僅顛覆現狀,又能讓對方還能產生共鳴。不難看出,“C”扮演的角色,在于根據故事的情節,確定問題屬于三種類型中的哪一種,并以此作為核心表現。
但值得主義的是,在這時候,與“S”一樣,你也必須要選擇符合接受者認知的問題類型。
舉例來說,假如接受者的認識是“事物已經損壞了”,但你仍然大聲主張“目前沒障礙,希望能更好”,那只會讓對方認為“你不懂,東西已經壞了”。如果發生這樣的事情,對方大概很難接受接下來的故事展開。
Question(設定課題)
“Q”階段中的課題設定是發現問題后的必然產物,它需以“C”階段的結果,也就是以你認為這是什么類型的問題來設定課題。
重溫上文,如果在“C”階段所認定的問題屬于恢復原狀型,那么出現在“Q”階段的課題必然是以下當中的一個:
掌握狀況
應急處理
分析原因
根本措施
防止復發
除非客戶或上司有所特別要求,否則我們的課題一般必須依照以上所提示的順序來一一講述。道理很簡單,比如說,你想處理根本措施的課題,那么你肯定得先分析原因,并對前面的課題有相當的了解。
這里存在這樣一個問題,就是在該階段,是要按部就班鋪陳整套課題,還是只講一兩個課題?答案是依情況而定,個鐘關鍵在于,接受者期待你講到哪里。但有時候,雖接受者只是急著知道損壞的原因,但在你陳述上,對方可能接著追問;“那怎么去解決這些問題呢?”所以,很多時候,思考應周全,最好以全套的概念思考課題領域,以免當場考到。當然了,如果考慮周全了,有時候會給接受者意外的驚喜。
分享至此,需停下來指出一個需重視的點,那就是“SCQ”作為故事的導入部分,最好要用簡短的語言來表達,讓接受者很快進入狀況,而避免給接受者造成“王婆婆的裹腳布,又臭又長”的感覺。不過,當你知道接受者對“SCQ”的認知、知識及理解不足時,你便應該增加解說的長度,這樣有利于溝通。
Obstacle (克服障礙)
“O”這個階段是故事展開的核心,篇幅應最長,因為該階段是解決“Q”階段所設定的問題,找回“C”階段打破的安定感。
一個優秀的講故事者,肯定會生動描述主角克服困難的過程。主角會深思熟慮,運用自己為數不多的有利條件,或各種意外不到的機遇等,做出艱難的抉擇,明知危險卻仍采取行動。而且,每一個優秀而偉大的講故事者,還會處理主觀期待與嚴峻現實之間所產生的內心深處的糾葛和掙扎。也就是說,在“O”階段,主要的工作在于,如何提出評估替代方案,借由解決課題,取回主角失去的平衡。
當然,在提出應對策略時,要重點突出,聚焦在重要的一兩點上,而不是什么方法都提出,這反而會淡化重點,甚至會讓接受者決定不對問題的解決認識不夠清楚,同時,也會讓接受者不知如何抉擇。
Resolution (解決收尾)
“R”階段,就是故事的收尾。
它還有一個很重要的作用,那就是連接未來的展開,這也是我們談到的“合要淵水”,結尾要簡潔有力,欲言又止,同時意味雋永。
例如,你可以在“R”部分提示這樣的信息:“在本次的提案中,我提及了恢復原狀型問題的根本處理方式。未來,還應該要考慮到防止復發的部分。”也就是說,無論如何,只要有事情想留待下次說明或解決,都可以在“R”階段提示出來。
【完】
希望這兩次關于邏輯表達的分享對你們有幫助,同時,更希望大家能在日常生活或工作中,多有意運用或練習那些“用得著的”邏輯技巧,來鍛煉自己的邏輯思考、,流暢寫作以及解決問題的能力。
律途漫漫
法學理論煙酒僧、律師助理,更是奔跑在律途上的讀書人。
在這里我們將會和你一起分享青年律師成長道路上的感悟和心得,向大家展示積極健康的工作狀態和生活方式,不偏激、不憤青,有希望、有理性。
感謝你的細細聆聽,很高興成為你的朋友,祝福我們都有美好的前程,從容淡定笑談漫漫律途!
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