商務(wù)文本的類型有很多，會(huì)議通知、個(gè)人簡(jiǎn)歷、產(chǎn)品介紹、工作總結(jié)等，不僅職場(chǎng)人會(huì)接觸使用，即使作為家庭婦女，比如我自己，有時(shí)也會(huì)被老公叫著參謀PPT做的怎樣，過(guò)一遍內(nèi)容，看看排版，幾次之后，也對(duì)這個(gè)表達(dá)方式有了興趣，于是練習(xí)著做育兒方面的主題分享。
實(shí)際操作起來(lái)，便遇到很多問(wèn)題，文字的大小、主副標(biāo)題、圖片的選擇、表格的使用等等。本來(lái)計(jì)劃好的內(nèi)容，用了多一倍的時(shí)間才算完成。
遇到這本《書(shū)面溝通的藝術(shù)》，先被書(shū)名吸引了。簡(jiǎn)單翻閱，看到書(shū)中大量篇幅講了文本素材的收集選擇，文字內(nèi)容的書(shū)寫，視覺(jué)性元素的使用，顏色字體字號(hào)的搭配......幾個(gè)具體實(shí)用的方面。
本書(shū)作者天野暢子（Amano Nobuko）,日本資深企劃咨詢師，30年來(lái)一直在媒體行業(yè)從事表達(dá)的工作，她不僅向客戶提交過(guò)無(wú)數(shù)份商務(wù)文本，也站在決策者的立場(chǎng)上收到過(guò)大量的商務(wù)文本，深知“提案者”和“決策者”的心理。已出版多種演示、PPT現(xiàn)場(chǎng)演示及企劃書(shū)制作方面的圖書(shū)。現(xiàn)這本小書(shū)32開(kāi)，160頁(yè)，146千字，濃縮了作者多年來(lái)制作和選擇商務(wù)文本的經(jīng)驗(yàn)和精華，內(nèi)容簡(jiǎn)潔明快，具體實(shí)用。
《書(shū)面溝通的藝術(shù)》將制作步驟按6個(gè)階梯進(jìn)行，總結(jié)為三步，首先準(zhǔn)備素材做設(shè)計(jì)圖，然后寫文本內(nèi)容和編輯，包括文字+視覺(jué)性元素（圖表、插圖、商標(biāo)等），最后檢查。
第一步：準(zhǔn)備素材做設(shè)計(jì)圖。
先要了解基本的信息，包括做什么、誰(shuí)、到什么時(shí)候、在哪、為什么、給誰(shuí)、如何、多少錢，（What、Who、When、Where、Why、Whom、How、How much，書(shū)中以英文開(kāi)頭總結(jié)為6w2h）。這是內(nèi)容方面的準(zhǔn)備。
還要了解文本是給誰(shuí)看的，決策者的性別年齡、職務(wù)喜好等方面。比如年輕人和老年人，在字號(hào)、顏色選擇上要注意。通過(guò)收集信息和想象，在一定程度上確定對(duì)方特征，這使我們?cè)谥谱鬟^(guò)程中更有對(duì)象感。
素材可以是來(lái)自公共機(jī)構(gòu)的資料，引用時(shí)明確數(shù)據(jù)的來(lái)源。如果時(shí)間允許，還可以自己調(diào)查數(shù)據(jù)，比如“詢問(wèn)了身邊20位媽媽”等。在此基礎(chǔ)上，將已有的相關(guān)資料和自己制作的調(diào)查資料相結(jié)合，做成新的圖表，能給人留下努力的印象，增加文本價(jià)值。
素材的整理原則，將需要傳達(dá)的信息篩選，簡(jiǎn)單的傳遞給對(duì)方，此處凝縮在3條是鐵則。把信息分成3組明細(xì)更容易理解。
有了素材，接下來(lái)手寫設(shè)計(jì)圖，包括目錄和每頁(yè)的內(nèi)容。目錄就像閱讀指南，幫助讀者一開(kāi)始整理好信息，做好讀和聽(tīng)的準(zhǔn)備。每頁(yè)的排版留白，如何加入圖示、表格的大概布局，都要手繪規(guī)劃，這樣更便于在電腦制作。
第二步，寫文本內(nèi)容：文字+視覺(jué)性元素（圖表、插圖、商標(biāo)等），編輯。
文本開(kāi)頭闡明最想傳達(dá)給對(duì)方的重點(diǎn)和概要，注意不是自己想傳達(dá)的信息，而是預(yù)測(cè)出的對(duì)方最想知道的信息。然后以此展開(kāi)服務(wù)產(chǎn)品的介紹，說(shuō)明理念（起），介紹流程價(jià)格等內(nèi)容（承），再補(bǔ)充說(shuō)明其他注意事項(xiàng)和服務(wù)（轉(zhuǎn)）。按照“合起承轉(zhuǎn)”的順序來(lái)傳遞信息。可以通過(guò)將文字加大、加粗、變色、在行頭加記號(hào)、等方法，使文字看起來(lái)更明顯。
善用題目傳達(dá)信息，限制在13—16個(gè)字之內(nèi)，因?yàn)槿藗冊(cè)?—3秒內(nèi)能夠理解大意的字?jǐn)?shù)是16字。同時(shí)題目中加入利益和數(shù)字，直接用金額表示性價(jià)比，點(diǎn)明解決的問(wèn)題等，都更引起對(duì)方興趣。
內(nèi)容的文字量，以一頁(yè)300字左右，30秒左右能讀完為宜，這是大多數(shù)人隨手翻看能了解大意的文字量。了解這一點(diǎn)后，再開(kāi)始準(zhǔn)備文章。內(nèi)容采用分行分條寫的規(guī)則，讓對(duì)方快速理解。
視覺(jué)性元素，在文本中加入圖表、插圖等，給人感覺(jué)直觀，易引起興趣，使內(nèi)容變得有沖擊力。圖片使用要注意一頁(yè)傳達(dá)一個(gè)主題，排版要簡(jiǎn)約。圖表也是，一頁(yè)放一個(gè)，方便閱讀，如果兩個(gè)相關(guān)的內(nèi)容可以做到一個(gè)圖表里。表格的使用技巧，如通過(guò)邊框線，使呈現(xiàn)方式不同；通過(guò)填色、文字顏色和字號(hào)，起到強(qiáng)調(diào)作用；去掉表格線；根據(jù)內(nèi)容使用餅狀和柱狀圖表、折線圖等。
全篇的編輯，四個(gè)方面：顏色、字體、字號(hào)、頁(yè)眉頁(yè)腳。決定三種使用的顏色，設(shè)置濃淡效果，使表現(xiàn)形式更豐富。選擇字體，宋體和Gothic字體，使文章整體有一種正式的感覺(jué)。有三種基礎(chǔ)字號(hào)就可以，這樣通過(guò)字號(hào)大小為文章增添了節(jié)奏。頁(yè)眉頁(yè)腳首先加入頁(yè)碼為文本做向?qū)В€可以加入企業(yè)商標(biāo)等傳達(dá)信息。
第三步，檢查。
日期和聯(lián)系方式，錯(cuò)字漏字邏輯關(guān)系，以傳達(dá)誠(chéng)意和想法的方式提交文本。此時(shí)可對(duì)照前言，能通過(guò)文本具備的5個(gè)條件：目標(biāo)、考慮周全、個(gè)性、實(shí)用、簡(jiǎn)易，來(lái)進(jìn)行全篇的檢查。
《書(shū)面溝通的藝術(shù)》其講解示例，具體操作的指導(dǎo)，兼具了專業(yè)性和實(shí)用性。制作商務(wù)文本是一項(xiàng)重要的工作技能，從內(nèi)容到排版有了系統(tǒng)的學(xué)習(xí)練習(xí)，逐漸制作出有自己風(fēng)格的文本，為職場(chǎng)能力增值。
學(xué)以致用是我們最大的追求，在信息化時(shí)代，文本溝通是基礎(chǔ)工作，希望這本小書(shū)有助實(shí)際提高我們此方面的能力。
