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前幾天看到一個朋友在群里問，要不要去報一個excel線下學習班，費用是2000多元。

我們問他：參加完了培訓之后呢？

他的意思是馬上要找工作了，這個考試的難度也不小，會對自己未來的工作有幫助。

其實啊，很多事情并非那么復雜，掌握了Office的這些技能，就可以暢通無阻啦！

以Office2016為例，即使不是這個版本，功能都是一樣的，只是有些地方位置不同而已，不必擔心找不到。

我最初接觸的Office是2003版，后來公司統一換成了2007版，也是我用的最多的一版，現在自己升級成了2016版。

Word 最多用做文字記錄，用的最多的大概就是制度文檔了。說簡單一點，Word就是用來進行文字排版的。

一、【開始】菜單需要用到的10個功能

圖1-開始

【1】格式刷

這個功能很便捷，只要設定好一出的格式，就可以用格式刷來刷一刷了。

【2】B

加粗

【3】字體

比較正式的文件需要用宋體字。

【4】字號

【5】字體顏色

【6】左中右對齊

【7】序號

【8】行間距

【9】查找、替換

對應的快捷鍵是：查找Ctrl+F、替換Ctrl+H

快速的找到需要的段落文字，用Ctrl+F，就會方便很多。這兩個功能在一起，所以我一般也都是記住一個快捷鍵就可以了。

如果是出錯了，或全文修改，可以點擊【全部替換】，這樣更快捷方便，如果僅僅選替換就是替換當前找到的內容而已。

圖1-1

有時候用錯了字、還有標點符號，以及多余的空格，都可以用這個功能。

圖2-開始

【10】清除格式

編輯從別的地方復制過來的草稿時，用清除格式的方式，把不必要的格式清除，然后統一排版會更加方便。

二、【插入】菜單的3大功能

圖3-插入

【1】表格、圖片、形狀、SmartArt

（1）表格知道如何用就好了，我一般喜歡在exce里面做好了直接復制過來。

（2）圖片

（3）形狀

（4）SmartArt

需要了解一下Smart圖形的用法，這個建議去PPT里面練習，更加方便，我一般也喜歡從PPT里復制過來。

【2】批注

修改文檔時用的比較多，比如我們寫了一篇內容需要修改，但是又不想刪掉原來的文字，也想標記出修改的原因，那這個就比較好用了。

這個就類語文老師給我們改作文。

【3】頁眉頁腳和頁碼

這個功能是比較重要的一個功能，設置了這幾項的文檔在編輯正文的時候是修改不了的，新增的頁面也會有，需要返回到這里刪除才行。

快捷方式：雙擊頁眉頁腳的地方，可以直接編輯。

圖3-1 ?頁眉頁腳快捷編輯方式

（1）頁眉

一般寫公司名稱、部門名稱、制度名稱、公司Logo這些。

圖3-2 頁眉

（2）頁腳一般寫注意隱私啊，或者類似頁眉的內容，或是標記頁碼。

圖3-3 頁腳

（3）頁碼。

頁碼大多在底端。

圖3-4 頁碼

三、【布局】菜單的5大功能

圖4-布局

【1】頁邊距

所有的箭頭指向都是可以調整頁邊距的，四個方向的都可以調整。可以直接拖動標尺調整。

圖4-1頁邊距

【2】紙張方向

就是縱向橫向。

圖4-2紙張方向

【3】分欄

有些文檔需要分兩欄，或更多欄，就可以用到這個功能。

圖4-3分欄

【4】環繞文字

這跟圖片有關，插入圖片后，文字在上面、右邊、下面、以及左中右環繞等。

圖4-4環繞文字

【5】對齊

這個在PPT中比較常見，這里我用的很少，但是拿出來說是想告訴大家，需要知道怎么用。

圖4-5對齊

四、【視圖】菜單的1大功能

標尺，其實就是參考線。

圖5-布局

標尺的功能期是不僅僅是用來調整頁邊距，還有個功能就是首行縮進，這里也可以調整。

圖5-1首行縮進

Word篇已經介紹完了，還是需要多練習，基本上常用的功能就是這些，了解的功能越多，就能夠更多的找到一些快速便捷的方式，提升自己的工作效率。

但如果掌握的這些技能，也就能應付工作中的需要用到的Word基本工作了。