作者：一鈅

從畢業開始，我們就要踏入一個漫長的工作歲月，當然不同的人會選擇自己理想的職業。

在這么快速變化的大氣候里，我們其中一項需要極速提升的莫過于自我的工作效率。千金難買早知道，當你比別人早一步知道竅門，你會比別人更快地提升。

工作職場上，每天總有做不完的工作，不論是現實中正在排隊的文案或工序，或是心理上的漫長無限期。我們有時會灰心、忙碌到透不過氣來。

同樣是工作，為什么有些人可以輕松工作完畢，或者比自已做得更快更好？我與那些人又有什么分別？為什么偏偏有些人兩三下便把一件事情完成，同一件事情放在自己身上，總覺得要花上幾倍的心力才能完成？

閱讀其中一項好處就是可以提升自己。從閱讀中得到的經驗，在此想分享一下，有用的可以拿去參考：

1. 早上的工作從前一天的延續開始

試想一下，如果約會的時候對方遲到一分鐘，你是不是覺得這一分鐘好漫長呢？反之，聽喜歡的音樂、讀喜歡的書、做喜歡的運動，這些時候的一分鐘，仿佛咻一下就過去了。

有意義地過一分鐘或是白白浪費一分鐘，端看個人。

一早進公司，當天的待辦事項已準備好在桌上，就像這在前一天為隔天的工作做好準備，應該很多人都會這樣做吧。

既然準備妥當，應該很有效率地完成才對，可是往往并非如此。 "唉！” 地嘆聲，總是心生抗拒或提不起勁， "不做不行” 的焦躁感在心底作亂，腦袋和四肢動也動不了。

正所謂萬事起頭難， “必須從零開始” 會造成心理上莫大的負擔。

如果你希望一早就能充滿干勁地迎接工作，要訣在于前一天留下少許工作不要做完，剩下的部分最好能在一分鐘內完成。

2. 累積的工作 “花一分鐘做看看”

依照自己立定的計劃開始一天工作，但卻事與愿違的情況所在多有。出乎意料的事情一件一件接踵而來，上司又再指派新的工作......

就在諸事橫擾中，原本預定的工作根本就停滯不前。如果只是一兩件工作停滯，還能想辦法挽回，但如果積少成多，便會淪為惡性循環。

好不容易完成了一件....... 因為被壓得喘不過氣，于是心生 「 眼不見為凈」的鴕鳥心態。 「 剪不斷，理還亂，一想就煩 」這種心態不難理解。

這種時候，最重要的是提起 「 一點點也好，先做再說吧 」 的意念，先嘗試做個一分鐘看看。

不必將工作做完，”做一點點就停手” 也無妨。事實上一旦做下去，往往比想像中還順利。

腦神經科專家表示，人的大腦有一種機制，即使一開始感到萬事起頭難，只要一開始著手，便會漸漸涌上干勁。這種現象稱為 "勞動興奮”。

這是成為 “不累積工作的人” 最強而有效的方法。

3. “同時進行” 數件工作會更有效率

要處理好多工作，有以下2種方式：

? ?“逐一擊破法” 今天處理A公司的報價單，明天搞定B公司的提案，如此依序逐一完成。

? ?“同時進行法” 各項工作之間有互換性。為A公司所發想的點子就算行不通，或許能在B公司派上用場；嘗試用在C公司的做法，說不定也能應用在D公司。

4. “處理完畢的文件” 直立放置

有時面對上司的詢問，有時連自己也搞不清楚。當中隱藏著一個令你無法保持工作熱情的要害。那就是，如果看不見工作 “還剩下多少” 是非常辛苦的。

所以為此，采取的策略是：將工作 “可視化”

例如下圖：

此方法重點在于呈現 “明顯的差別” 及 “可看到已完成的工作越來越多”

藉由將工作 “可視化” 不僅能獲得 “我完成這些了” 的成就感，及 “就快做完了” 的安心感。

5. 將順利完成的工作 “標準程序化”

能勝任工作者與不能勝任工作者的差別在于 “工作的速度”

制作相同文件，比起不能勝任者，能力優秀者只需一半或三分之一的時間就能完成，而且內容的完成度更高。

那為何能勝任者的效率都這么高呢？因為他們都有一套自己的 “標準作業程序”在曾經做過的工作當中，將成功的模式建檔起來。

6. 花一分鐘思考 “上司要什么？”

不論哪種工作都一樣，如果商品賣不掉，不是去找人來買，而是應該去研究那些不買的人。

為什么不買？有何不滿意嗎？若改善某一點后是否就會買了呢？

徹底調查這些問題，再將調查結果反映在商品上， "不買的人” 就很有可能變成 “會買的人”

如果向上司提出企劃案卻不怎么順利的話，在思考新的企劃案前，花一分鐘先研究一下你的上司。

倘若內容不符上司的需求，你進行再多的提案都只是徒勞。

要是你覺得上司的事跟你無關，那就大錯特錯了。你的工作能不能順利進行、能不能獲得更好的工作、能不能領到更高的薪水?? 這些全部掌握在上司的手中。

因此，就算你對你上司沒興趣，研究上司仍是你必須去做的工作之一。研究過程中，說不定還能取獲一些新的想法。

7. 花一分鐘思考 “如果我是上司的話，會怎樣做？”

若遇上前所未有的麻煩，大多數人都會腦中一片空白，失去思考能力；要自己找出原因之道是挺困難的。

這時，從你的框架里 “往外跨出一步” Thinks Out the Box。

例如，當你腦袋一片空白的時候，切換成如下思考：“如果我是上司的話，我會怎么處理？” 、 “如果我是松下幸之助的話，會如何克服難關呢？”

意思是向那些比自己更有才干、想法更豐富、更會危機處理、社會地位更高的人謀求解決之道。

將自己當成那些參考對象，說不定就能激發出跳脫既有框架的大膽想法。養成這個好習慣后，說不定派上用場。

8. 抱持 “花錢買時間” 的積極想法

該把有限的時間和精力用在哪里？用錯地方，只會徒勞無功。除了花錢買時間，也可以 "花錢買勞力”

例如： “我請你吃一星期的午餐，你能不能幫我做這件工作？’

任何工作都可以是一種平等交換。 “有困難時彼此互相幫忙” 當同事請求協助時，就應盡可能伸出援手。

那么當自己有難時，平時建立起來的互助關系就能派上用場。

自掏腰包買時間、提升自己的工作表現時、出人頭地，然后把花出去的錢賺回來。

能夠抱持這種 “積極主動的想法” 的人，就是能夠成功的人。

9. 利用早餐一分鐘決定 “今天不做的事”

將工作分為四類，然后決定優先順序。這個方法很有名，知道的人應該不少。

第一順位： "緊急且重要的事”

第二順位： “不急但重要的事”

第三順位： “緊急但不重要的事”

第四順位： “不重要也不緊急的事”

首先，最刻不容援的是 “緊急且重要的事” 比較容易弄錯的是第二和第三的優先順序。

第二順位的 “不急但重要的事” 雖然明知重要，卻往往一拖再拖。乍看之下似乎優先順位沒那么前面，然而一旦疏忽，第一順位的 “緊急且重要的事” 就會增加，

便容易陷入一籌莫展、進退兩難的困境。

反之，第三順位的 “緊急但不重要的事”，指的是回電或回信，以及意義不大的接洽和交際。雖然對方說 “請立即回信” 或約定見面，看似很重要，但其實可能對工作成果幫助不大。

然而，你總是被那些事搞得團團轉，就自以為 “我整天都忙著工作”

不要一頭栽進 “緊急但不重要的事”，而要好好完成 “不急但重要的事”，這是成功的關鍵之一。

第四順位的 “不重要也不緊急的事” 就是沒必要去做的事，或更該說是不能做的事。

10. 區分 “必須親自做的事” 和 “可委由他人做的事”

決定工作優先順序，能為一天的工作帶來迥然不同的成果。

最應優先處理的是 “緊急且重要的事”，也就是迫在眉睫的工作。例如：今天是提交報告的期限，自然非在今天之內完成不可。

其次，優先順位高的工作是指什么呢？前面已說明是指 “不急但重要的事”，其實還有一個決定性指標，就是 “能夠請別人處理的事”。

例如：身為主管，有些工作你必須交給部屬去處理，也有些工作必須外包出去，或是拜托其他部門協助等。將這些工作委由他人去做，那么你忙其他事情時，就有人能幫你同步完成這些工作。

決定優先順序這件事本身并非工作的實際內容，但只要抽出一分鐘做好這事，目前的工作就能逐一向前推進。

11. “扣掉睡眠時間后” 再開始安排工作

很多人拿睡眠不足來彰顯自己能力很強，但，連睡眠時間都管理不好的人，是無法勝任工作的。

睡眠不足的話，頭腦就不靈活。頭腦不靈活，工作就無法順利進展。工作無法順利進展，加班時間就長，自然睡眠時間又不夠。根本是惡性循環。

我們每個人都被公平地賜予一天24小時，大部分人是將工作之余，扣掉入浴、用餐等日常生活后，剩余的時間作為 “睡眠時間”

然而，工作勝任愉快的人，想法剛好相反，他們是以確保睡眠時間為前提，利用睡眠以外的時間來安排一天的工作行程。

工作的成果，并非取決于所花費的時間長短，而是以品質決勝負。睡眠充足與睡眠不足的人，勝負關鍵在于作出決定的這一分鐘，而且結果往往天差地別。

12. 收拾會讓你浪費時間的 “多余事物”

哀怨自己老是不能專心的人，恐怕是因為 “開始做事的方式” 有問題。

著手一項工作時，請先花一分鐘時間將周遭整理一下，只要是與待會要進行的工作無關的東西，全部讓它消失在眼前。

人類的意志力非常薄弱。別再徒嘆意志不堅定，還是趕快采取具體對策吧！

13. 一分鐘內 “決定” ，三天后再 “拒絕”

用一分鐘判斷是好是壞，若要拒絕的話，宜在三天后才告知對方。例如：沒有機會實現的提案，以及是想拒絕沒必要的商品，等個三天再回答對方。

反之，如果是有前景的企劃案，以及想買對方推銷的商品時，我會立刻告知對方，因為越早回答 “yes” 越能讓對方高興。

那為什么拒絕的情況要等三天呢？請站在對方立場設想便明白了。

對方理應是抱持相當的勇氣來進行提案，為了不讓他的努力白費，就讓事情保留三天，讓對方認為我需要仔細思考這個方案。

這種拒絕方式，有個能取得對方原諒的要點，就是表達出這種立場： “我很想采用這個企劃案，但因為其他人的考量而進行窒礙難行。”

當然，拒絕的理由不必然是事實。重點在于，即使拒絕也不能破壞雙方的關系。 “即使拒絕，也要與對方保持良好關系。”

14. 實現 “寫在記事本的夢想”

沒有一種方法是人人適用的，因此請自行找出適合自己的使用方式。

為了保持最佳狀態，我會記錄飲食和體重。為了克服弱點，我會寫些鼓舞自己的話。

此外，我也時常會在上頭 “寫出夢想”。買車、買房、成為暢銷作家?? 從微小到遠大的夢想，全部一一寫出來。時時翻閱，就能將夢想灌輸到潛意識當中。

然后，每天花一分鐘瀏覽寫在記事本上的夢想。一再瀏覽目標，花時間思考目前已達成多少？還能再如何加把勁？便能夠確實的往美夢成真的路上邁進。

15. “不重蹈覆轍” 的一分鐘筆記術

人在年輕時期經歷過越多挑戰，自然也會累積越多失敗經驗。

初犯的錯誤將成為人生資產，你將獲得 “原來這么做會招致失敗” 這個經驗值，因此，周遭人會原諒你。

但，若不能善用這個經驗值而一錯再錯的人，就不會得到上司和公司的原諒。

以現實問題來說，犯同樣的錯誤，又跑一遍同樣的解決方式，實在是太浪費時間。

為了不再重蹈覆轍，可以將失敗經驗記在記事簿中。每次要工作時，就花一分鐘好好看一遍失敗筆記。

不能積極看待失敗的人就不會反省，結果就不能有所成長。趁年輕，不妨多累積能被容許的失敗，從失敗中努力汲取教訓。

節省時間，輕松工作。越活時間越少，所以要把時間用得其所，才是王道。