前段時間看見微信訂閱號里面有一篇文章，在規模化和智能化方面，說到貨代操作和單證還是二十年前的水平。確實，作為一名貨代操作，我深知這其中的落后。一個初始的托書，經手多重代理，各個代理們一層一層閱讀，錄入系統，導出自家托書，發送給上家，最終到達船公司系統，這一層一層的傳遞，都是操作人員在靠著眼力、靠著手動鍵入系統各個重要的訂艙信息。同樣截單也是一樣的步驟。我不得不說，這些工作是嚴重重復的，費時費力，毫不體現出智能化的。
目前想要在眾多的中間環節中，尋求智能化的共用，是挺難的，那么我來試圖想一想解決辦法。
我的想法是，統一至少是一個出運港的訂艙托書模板，用excel來制作模板，然后固定單元格的內容是應該填寫什么內容，這樣，可以把公司的系統針對該模板優化，使導入的excel中的訂艙信息自動填充進系統應有的位置。這樣可以保證訂艙信息的準確性。托書中比較難確定下來的內容是船期、船名航次，這個完全可以留白，專門由代理來填入。
在實際中，托書中存在很大一批是約號未好的情況，這樣的，我覺得就需要船公司提高效率，使客戶在訂艙的時候就能夠擁有一個準確的約號，為大家以后的賬單制作提供準確性和及時性的保障。當然現實中，大部分船公司的銷售都是時常不在電腦旁，那么怎么保證有效率的對客戶的約號進行維護呢，這是個問題，但是絕不是不能解決的。比如在銷售與銷售助理操作之間建立一個統一的模式，發送郵件來告知操作在系統中做上正確的約，為了保證費用的保密性，完全可以后續由銷售來制定價格，操作只制定約號的有效性。船公司要有規范的意識，托書沒有約號，不接受訂艙！
針對青島地區，出運要經過場站這一現象，那么場站的下貨紙信息準確性就顯得很重要。怎么保證場站的下貨紙準確性呢？很簡單啊，各個船公司都有自己的協議場站，那么就打通船公司與場站的平臺共通，使訂艙對應的場站就可以導入該票在自己場站的信息。那么當有調箱的情況，也不要緊，船公司規定的協議場站可以把該票信息生成統一模板的托書，發送給接受調箱的場站，使他們也可以準確的導入信息。這樣就是使協議場站多了一道工作程序，那么不能接受嗎？調箱是要交給協議場站調箱費用的，發送一封托書模板還是可以的吧。
接下來的截單呢？截單同樣是利用訂艙的托書，然后更新這份模板，發送給貨代，貨代系統導入信息，貨代操作們可以僅僅負責核查提單號，卸貨港、目的地，運輸方式，付費方式，保證這些重要的信息正確，然后就可以提交系統給船公司截單。最終船公司生成提單。