在OmniFocus中有Folder的概念，可以把多個Project放在一起，實際上可以使用這個Folder很好地與GTD理念中2萬英尺高度的思想統(tǒng)一起來，用這種方法將所有項目歸類后，項目更有條理，每周回顧也就顯得更有條理了。一個人在工作、生活中有許多的職責范圍，我當前的項目文件夾是這樣的：
雜事：這個是OmniFocus安裝后自帶的，可以隨便修改名字，是一種Single Action，把一些互不相關(guān)、不需要回顧、也無法歸到其它細類中的雜七雜八的東西統(tǒng)統(tǒng)放在這里。
健康：身體是革命的本錢，必須要保持每天的鍛煉，不然無法保證正常的編程工作、生活、掙錢、游玩等等，隨著年齡的增大，對于健康也越來越重視。
高級程序員：作為一個IT人士，雖然現(xiàn)在軟件項目管理的角色更多一些，但寫代碼的能力一直不能丟，C#和Objective-C是我現(xiàn)在的主要編程語言，在Windows和Mac之間來回折騰其樂無窮。
家庭（父親/丈夫/親人）：作為一個兒子、一個孩子的父親、一個丈夫也有許多的職責，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、處理家庭瑣事，這里面事項不太多，我統(tǒng)一放在一起管理。
金錢：有些項目可能會帶來額外的收入，放在這里管理，個人投資、理財?shù)捻椖恳卜旁谶@里。
項目負責人：在工作中要負責幾個重要項目，這些項目要逐一管理起來，根據(jù)項目的復(fù)雜程度，里面還要細分出許多子項目來。
個人修煉：讀書、提高時間管理水平、提高英語水平等等，放在這里。
朋友：與重要的朋友經(jīng)常保持聯(lián)系，這些事情放在這里。聽說要找到一生中可以隨時探討交流的7個朋友，現(xiàn)在感覺已經(jīng)有2個了，其他的還不能確定。
室副主任：在工作中要承擔一些管理角色，與項目負責人的職責不一樣，這里的職責主要是培訓管理、班組管理和室里的一些雜事。
業(yè)余愛好：一些業(yè)余愛好，比如打橋牌、下象棋等等，單獨管理起來。
項目成員：在工作中還要在其它項目中承擔部分工作，畢竟是為別人的項目服務(wù)，優(yōu)先級設(shè)置得比較低。
用上面的辦法后，可以把這些職責按照優(yōu)先級的順序排列起來，當然有些職責并不一定非要分出個1、2、3來，只要感覺前5項更重要就行了。這種排列的順序也保證了每周回顧時從上到下回顧一遍，重要的事情也是先考慮。
在OmniFocus中有文件夾的概念，可以把多個計劃放在一起，實際上可以使用這個文件夾很好地與GTD理念中2000英尺高度的思想統(tǒng)一起來，用這種方法將所有項目歸類后，項目更有條理，每周回顧也就顯得更有條理了。一個人在工作、生活中有許多的職責范圍，我當前的項目文件夾是這樣的:
雜事: 這個是OmniFocus安裝后自帶的，可以隨便修改名字，是一種單一行動，把一些互不相關(guān)、不需要回顧、也無法歸到其它細類中的雜七雜八的東西統(tǒng)統(tǒng)放在這里。
健康: 身體是革命的本錢，必須要保持每天的鍛煉，不然無法保證正常的編程工作、生活、掙錢、游玩等等，隨著年齡的增大，對于健康也越來越重視。
高級程序員: 作為一個它人士，雖然現(xiàn)在軟件項目管理的角色更多一些，但寫代碼的能力一直不能丟，C#和目標-C是我現(xiàn)在的主要編程語言，在Windows和Mac之間來回折騰其樂無窮。
家庭 (父親/丈夫/親人) : 作為一個兒子、一個孩子的父親、一個丈夫也有許多的職責，要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、處理家庭瑣事，這里面事項不太多，我統(tǒng)一放在一起管理。
金錢: 有些項目可能會帶來額外的收入，放在這里管理，個人投資、理財?shù)捻椖恳卜旁谶@里。
項目負責人: 在工作中要負責幾個重要項目，這些項目要逐一管理起來，根據(jù)項目的復(fù)雜程度，里面還要細分出許多子項目來。
個人修煉: 讀書、提高時間管理水平、提高英語水平等等，放在這里。
朋友: 與重要的朋友經(jīng)常保持聯(lián)系，這些事情放在這里。聽說要找到一生中可以隨時探討交流的7個朋友，現(xiàn)在感覺已經(jīng)有2個了，其他的還不能確定。
室副主任: 在工作中要承擔一些管理角色，與項目負責人的職責不一樣，這里的職責主要是培訓管理、班組管理和室里的一些雜事。
業(yè)余愛好: 一些業(yè)余愛好，比如打橋牌、下象棋等等，單獨管理起來。
項目成員: 在工作中還要在其它項目中承擔部分工作，畢竟是為別人的項目服務(wù)，優(yōu)先級設(shè)置得比較低。
用上面的辦法后，可以把這些職責按照優(yōu)先級的順序排列起來，當然有些職責并不一定非要分出個1、2、3來，只要感覺前5項更重要就行了。這種排列的順序也保證了每周回顧時從上到下回顧一遍，重要的事情也是先考慮。
對于IT工作者來說，編程、思考和寫一些較長的文檔都需要專注，而且需要專注1小時以上才能收到理想的效果，所以需要把這類事情單獨設(shè)置一個上下文。所以我的上下文是這樣的：
專注（編程/寫作/思考）：放在第一位，一天中精力最充沛的時段安排給它；
瀏覽/查詢/閱讀：看書、查看網(wǎng)頁、閱讀資料等等不需要太多的腦力，畢竟現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)無處不在，在手機上、iPad、辦公室、家里都可以查閱；
打電話/發(fā)郵件/QQ：一般我用這三種方式聯(lián)系他人，在action的標題中標明是打電話還是發(fā)郵件，使事項更具有可執(zhí)行性；
辦公室：有些事情必須在辦公室才能做；
家：有些事情必須在家里解決；
疲勞/無聊時：腦子不轉(zhuǎn)時還是可以做些事的，比如讀些花邊新聞、整理抽屜、備份資料、練習腹式呼吸、看看TED、看看博客等等；
會議/交談：召開會議，向他人匯報，遇見某人時要交流的事情放在這里
跑腿/外出：在超市、書店、出差時
等待：委托給某人時把事情設(shè)置為這種狀態(tài)，對于經(jīng)常聯(lián)系的人，可以設(shè)置一個專門的子項，比如老板、下屬，不經(jīng)常聯(lián)系的人沒必要專門設(shè)置一個子上下文，在標題中寫清楚即可，如“等待xxx：提交xxx申請報告”
將來也許：有些事暫時不能執(zhí)行，設(shè)置為這種狀態(tài)，與暫停的項目綜合使用
以前在進行每周回顧的時候通常一個下午搞不定，現(xiàn)在用了上面的組織辦法后，再加上每周回顧檢查表后，通常能在1.5小時內(nèi)完成。
回顧時要注意：確保是回顧，而不是做事，如果事情超過2分鐘，就記下來，而不是完成它。
我當前的回顧檢查表CheckList是這樣的：
打開MacBook，同步OmniFocus
清空iPhone中的照片、GetIdeaZ、iPhone上的掃描儀軟件、U盤，把OmniFocus中的INBOX中的內(nèi)容也清空
清空工作記錄本
看Evernote中上周的主要內(nèi)容，總結(jié)上周工作（對重要項目還可以統(tǒng)計一下花費的時間），匯總到《每月個人工作總結(jié).doc》文檔中。這項任務(wù)通常要用20-30分鐘的時間。
看看未來1周的日程表，看看是否有需要提前準備的，或者需要提前處理，或者還不能轉(zhuǎn)化為行動的
看看等待清單，是不是已經(jīng)完成了，或者需要催一下等待的人員？
點擊每個職責Project Folder，回顧其中的每一個項目（這項任務(wù)也比較費時）
將已完成事項勾去。有時確實在忙于Do Action，有些完成的任務(wù)都忘了勾掉，每周回顧是一個非常好的時機。
修改某些action的標題，使它更具有可執(zhí)行性
調(diào)整各個action之間的順序，使其能夠反應(yīng)正確的Next Action
上下文是否合適？
需要調(diào)整重復(fù)周期？
回顧職責范圍內(nèi)的創(chuàng)意部分，這個就對應(yīng)于每個職責里面的“xx想法”部分，根據(jù)下周任務(wù)的多少和時機是否成熟來定。
另外還聽說有個觸發(fā)清單，還不太理解。
經(jīng)過上述的一番打造，OmniFocus已經(jīng)成為我一個可以非常依賴的系統(tǒng)，有種心如止水的境界。每天看看日程表上的預(yù)測事項，這些通常是有嚴格時間要求的項，有些是提醒今天要開始著手某件事情了，有些是必須今天完成的；再看看加了特別標注的事項，這些事情是對于個人年度計劃非常有影響的一個一個的子項；在選擇事項時，看一下“上下文”，早晨精力充沛時就先做那些需要專注的事情，把QQ之類的干擾性的軟件全部關(guān)掉，專注一小時之后，可以休息一下，活動一下，走動一下，執(zhí)行幾條不需要費腦力的任務(wù)，收收郵件、查閱資料等等，如果有精力可以再完成一項專注的任務(wù)，這種辦法有點類似番茄工作法，只是時間上并沒有嚴格的限制。下班了，主要是陪陪家人、鍛煉身體、看書或查查資料。空閑的時候，隨時整理一下INBOX，寫上幾筆時間日志，這樣的一天就相當充實了。
周五下午如果沒有其它安排，是一個每周回顧的時間，按照檢查表執(zhí)行完回顧任務(wù)后，感覺自己又朝著向往的目標前進了一步。總之，完美的系統(tǒng)也是一種輔助工具，它幫你在慢慢的執(zhí)行過程中漸漸地找到人生目標，協(xié)助你充分利用時間，強化你的個人管理，不斷地朝著自己設(shè)定的目標前進。
