猶記得去年12月底協(xié)助永澄老師做調(diào)查，在秋潔的組織下和幸福進(jìn)化俱樂(lè)部的大家庭一起high，暢想著2017......
轉(zhuǎn)瞬就是半年過(guò)去，老朋友們也好久不見(jiàn)，相見(jiàn)應(yīng)該差不離會(huì)問(wèn)上一句你的年目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的怎么樣啦？
看到幸福進(jìn)化俱樂(lè)部的公眾號(hào)的活動(dòng)鏈接——年中目標(biāo)鉆石活動(dòng)，下拉反復(fù)查找怎么好像廣州沒(méi)有組織者呢，好可惜，看來(lái)這次要在線(xiàn)上上課了……
周四中午忽然收到光牧發(fā)起的討論，原來(lái)這次活動(dòng)還尚未找到場(chǎng)地和組織者。在我心中燃起了大家一起組織廣州線(xiàn)下活動(dòng)的希望，我該怎么解決呢？
我想到我們老板也是目標(biāo)課的學(xué)員，恰巧我們公司的場(chǎng)地正打算對(duì)外使用，便跟上級(jí)說(shuō)明了舉辦活動(dòng)的目的和可能的收獲，得到了支持，場(chǎng)地得以解決。
可還是沒(méi)有活動(dòng)組織者…我便繼續(xù)詢(xún)問(wèn)了原來(lái)活動(dòng)的組織者秋潔和光牧，得知秋潔因?yàn)橐恍┦虑椴荒芙邮郑饽两谝裁ΑＮ彝瑯右灿泄ぷ鞯氖聞?wù)間難以抽身，周六還有一天的拆書(shū)成長(zhǎng)大會(huì)要做一個(gè)小演講需要準(zhǔn)備，正當(dāng)糾結(jié)時(shí)，想起了公司的同事也可以一起來(lái)幫忙，就在內(nèi)部發(fā)起了活動(dòng)組織的項(xiàng)目，同事們以前也聽(tīng)我在公司提及過(guò)永澄老師，加上上級(jí)時(shí)支持，于是一下就有7人踴躍報(bào)名。我開(kāi)始自信這次活動(dòng)我有足夠的資源，便提出了組織此次活動(dòng)的申請(qǐng)，成為了活動(dòng)的組織者。之前沒(méi)有組織過(guò)幸福進(jìn)化俱樂(lè)部甚至公司的類(lèi)似活動(dòng)，完完全全是個(gè)活動(dòng)組織小白，自我安慰著我有團(tuán)隊(duì)，我可以使用責(zé)任型授權(quán)。于是我馬上進(jìn)行了任務(wù)責(zé)任人的分工。
一、組織目的
帶著目標(biāo)去組織實(shí)施將帶來(lái)更大的收獲，我的目標(biāo)主要三大塊：來(lái)自于公司的期待、自己的期待和永澄老師這邊的活動(dòng)期待。我也將承辦活動(dòng)的目的公布在了公司報(bào)名的群里，激勵(lì)大家?guī)е繕?biāo)去學(xué)習(xí)，伙伴們也斗志滿(mǎn)滿(mǎn)。
二、結(jié)果和原因
我們的籌備工作進(jìn)展緊張而順利，最終我們的到場(chǎng)人數(shù)是30人，活動(dòng)實(shí)施順利開(kāi)展。也留下了許多閃光的地方，也有不少存在的不足。
閃光點(diǎn)：有條不紊的準(zhǔn)備和順利實(shí)施——團(tuán)隊(duì)力量
強(qiáng)大的后端團(tuán)隊(duì)支撐
成為組織者后加入了永澄老師的組織者群，各地組織者提供了各種信息，非常方便，易于我們線(xiàn)下的活動(dòng)者來(lái)執(zhí)行，例如h5兔展、活動(dòng)熱場(chǎng)的自我介紹模板，活動(dòng)海報(bào)，組織者也用堅(jiān)果云提供了我們需要給什么信息，這些資源大大的方便了我的籌備工作，我也根據(jù)公司的場(chǎng)地寫(xiě)出了宣傳，路標(biāo)指引。
責(zé)任型授權(quán)分工
通過(guò)向內(nèi)開(kāi)始分配同事的協(xié)同工作，公司內(nèi)部籌備組每個(gè)人都有專(zhuān)項(xiàng)的事情待完成。光牧也在一旁幫我宣傳和拉人進(jìn)群。周五下午我五天四五點(diǎn)鐘進(jìn)行了一次檢查，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、資料、桌椅排布等等準(zhǔn)備就緒。
從成為組織者到活動(dòng)實(shí)施不足三天的時(shí)間里，我們還有工作事務(wù)、周末假期，我參加的會(huì)議活動(dòng)，由于責(zé)任分工，我只用在每個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)去進(jìn)行檢查，很欣喜看到了團(tuán)隊(duì)的力量讓活動(dòng)有條不紊的在一步步推進(jìn)，很受鼓舞。
積極主動(dòng)的伙伴們
Yoyo老師細(xì)致的做出了活動(dòng)路線(xiàn)的圖文指引，非常的貼心，也方便了學(xué)員能夠及時(shí)找到地點(diǎn)到場(chǎng)參加。Bingo老師做好了鉆石活動(dòng)的宣傳背景桌面資料，出乎了我的意料，使活動(dòng)的布場(chǎng)錦上添花。
在活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)前大堂指引的團(tuán)隊(duì)伙伴依舊沒(méi)有到場(chǎng)，積極主動(dòng)的Barbara老師及時(shí)補(bǔ)位，指引更換鞋套。在課后我詢(xún)問(wèn)了口頭的反饋，很開(kāi)心聽(tīng)?zhēng)孜坏絹?lái)的朋友反饋，認(rèn)為我們接待的老師特別有禮貌，場(chǎng)地環(huán)境也很好。
這些都是我沒(méi)有分配的工作，是伙伴能靈活考慮，并積極主動(dòng)的自發(fā)去完成。
雖然此次活動(dòng)順利的開(kāi)展，我更想重點(diǎn)復(fù)盤(pán)我們活動(dòng)中的不足和有待提升的地方，以幫助我們更好的吸取經(jīng)驗(yàn)完善以后的活動(dòng)組織。
1、匆忙的籌備——時(shí)間精力沖突
時(shí)間精力沖突
周五晚和周六我也需要準(zhǔn)備拆書(shū)成長(zhǎng)大會(huì)的演講以及學(xué)習(xí)，于是下課時(shí)我便會(huì)去聯(lián)系活動(dòng)相關(guān)的事情，和我一起的課程同學(xué)事后跟我們說(shuō)整一天和我相處到后面看得出我很疲倦。因?yàn)榕啪殨?huì)錯(cuò)過(guò)沙盤(pán)的預(yù)演和老師的提前會(huì)議，我讓主持人和光幕一起去聽(tīng)，然后把要點(diǎn)事項(xiàng)告知給我，因?yàn)闀?huì)議難以抽身也很感謝秋潔能將旗幟送來(lái)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。在伙伴的協(xié)助下，沖突的事情基本得以解決。
籌備期突發(fā)事件
網(wǎng)絡(luò)光纖被告知出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題且難以在一天內(nèi)維修好，于是和伙伴一起想出了PlanB和PlanC，打不了用自己的手機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)射熱點(diǎn)收看，沒(méi)什么可怕，安心繼續(xù)準(zhǔn)備。
然而當(dāng)我在用手機(jī)聯(lián)網(wǎng)測(cè)試熱點(diǎn)發(fā)送收聽(tīng)YY，中途手機(jī)系統(tǒng)崩潰，手機(jī)里的所有聊天記錄和資料丟失，人也一度崩潰，各種藍(lán)瘦香菇……在情緒緩解上消耗了許多時(shí)間，傍晚還要趕去會(huì)場(chǎng)為周六分享排練，只能努力讓自己轉(zhuǎn)移注意力，直到男友送我回家，我畫(huà)了張如何補(bǔ)救此次事件的思維導(dǎo)圖才慢慢釋然。
以后的類(lèi)似活動(dòng)籌備，我會(huì)在活動(dòng)開(kāi)展的一周前成立項(xiàng)目組，推進(jìn)工作則不會(huì)像此次一般匆忙。
2、場(chǎng)地使用達(dá)預(yù)期但并未最大化使用——臨時(shí)請(qǐng)假
這次到來(lái)的人數(shù)為三十人和預(yù)計(jì)的大致相符，正好是我們預(yù)估的場(chǎng)地最適當(dāng)?shù)娜藬?shù)限制。期間我多預(yù)留了10位名額以防止突發(fā)事件有學(xué)員不能到場(chǎng)。
因?yàn)楫?dāng)天下雨，還有有小伙伴臨時(shí)有了安排，群里有幾人在群里請(qǐng)假，漸漸請(qǐng)假的人越來(lái)越多我開(kāi)始通知曾已經(jīng)告知報(bào)名截止的伙伴加入，而他們也另外有了安排……如果下次我可以使用更好的方法：在通知報(bào)名已經(jīng)截止時(shí)可以建群讓大家后補(bǔ)，如果臨時(shí)有人退出則可以及時(shí)在群里發(fā)布信息，讓他們及時(shí)補(bǔ)位）。
另一方面，我和公司伙伴以為場(chǎng)地和桌椅數(shù)量限制能容納量在30多人，于是在后期并未做較大的宣傳。活動(dòng)結(jié)束后我們發(fā)現(xiàn)如果合理的安排，其實(shí)甚至能夠容納40余人（即便是兩張桌子拼在一起，人們圍成一桌也可以在其中分成兩組）沒(méi)有顧慮到這些可能有我們公司當(dāng)時(shí)只做小班培訓(xùn)，場(chǎng)地沒(méi)有做過(guò)一次40人的培訓(xùn)活動(dòng)有關(guān)，這一次是很好的經(jīng)驗(yàn)積累。
3、拍照人數(shù)不齊
課間的時(shí)候休息的比較少，沒(méi)有明顯的休息時(shí)間，經(jīng)商量我們準(zhǔn)備在課程結(jié)束后再拍照，卻突發(fā)幾名學(xué)員因事提前需要離開(kāi)。以后講拍照安排在開(kāi)場(chǎng)或者中場(chǎng)，并在開(kāi)場(chǎng)時(shí)介紹流程以便于之后更好的安排。
4、收尾較為倉(cāng)促
在收尾的時(shí)候本來(lái)想讓大家談?wù)勛约旱氖斋@和下一步行動(dòng)，而部分同學(xué)有事要先要走，我準(zhǔn)備讓大家拍個(gè)照然后再談收獲，沒(méi)想到拍了照以后人心都散了，都想著回家，沒(méi)有對(duì)一個(gè)順利的收尾。
5、作品輸出緩慢
因?yàn)闆](méi)有及時(shí)的整理筆記和在微博當(dāng)天做出復(fù)盤(pán)，最后復(fù)盤(pán)文章又因?yàn)橐恍┦虑榧又昝乐髁x被拖后拖延。
五、收獲
1、責(zé)任授權(quán)發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量
大家各司其職地推進(jìn)了此次項(xiàng)目，這點(diǎn)真心真心的感謝團(tuán)隊(duì)的力量！秋潔趕在周六把組織旗幟來(lái)會(huì)場(chǎng)交給我，光幕到前一天晚上還在和我確認(rèn)活動(dòng)當(dāng)天的事宜，和我核對(duì)人員安排和落實(shí)情況，公司的伙伴的積極主動(dòng)和親切收到了參加的伙伴們的認(rèn)可。大家協(xié)作為共同目標(biāo)努力，是這次活動(dòng)順利開(kāi)展的關(guān)鍵因素。
2、課程組織和實(shí)施的便利工具
全國(guó)范圍內(nèi)宣傳報(bào)名H5工具——兔展（尤其是全國(guó)統(tǒng)一的活動(dòng)，一人制作出兔展的源文件，其他人只用導(dǎo)入即可使用。）
全國(guó)范圍內(nèi)線(xiàn)上線(xiàn)下互動(dòng)語(yǔ)音視頻工具——YY（YY組織線(xiàn)上線(xiàn)下活動(dòng)，可以保證數(shù)千人同一時(shí)間聯(lián)動(dòng)。文字可以互動(dòng)，搶麥即可語(yǔ)音互動(dòng)，互動(dòng)性高。）
全國(guó)范圍內(nèi)照片傳遞和收集工具——堅(jiān)果云（組織傳遞活動(dòng)其他布場(chǎng)資料，我們加入即可查看；收集各城市活動(dòng)照片）
全國(guó)問(wèn)卷表單收集工具——金數(shù)據(jù)（其中報(bào)名統(tǒng)計(jì)、滿(mǎn)意度調(diào)查問(wèn)卷統(tǒng)計(jì)，可針對(duì)不同城市導(dǎo)出EXCEL的該城市的信息，及時(shí)和組織者保持更新報(bào)名信息也方便活動(dòng)后對(duì)于組織者的復(fù)盤(pán)改進(jìn)。）
全國(guó)范圍內(nèi)文章收集工具——簡(jiǎn)書(shū)（作品輸出的老伙伴啦~）
線(xiàn)上活動(dòng)實(shí)時(shí)討論——微信群（報(bào)名名額不流失，以后的活動(dòng)的人員資源）
用自己的方法來(lái)梳理活動(dòng)組織流程和配合的方法工具，用在以后的我們的訓(xùn)練營(yíng)的組織上。例如這個(gè)月研究清楚堅(jiān)果云的用法，它對(duì)于我們旗下園所的照片將提供便利。
3、永澄老師組織群的相互支持
永澄老師的團(tuán)隊(duì)十分的細(xì)心周到，辦事一絲不茍，分享的組織者話(huà)術(shù)模板稍稍修改就能立即使用，分享的兔展的H5源文件模板，我們改改就可以用在本城市的活動(dòng)宣傳上。
大家一起協(xié)作和分享，推進(jìn)全國(guó)的活動(dòng)，從籌備到資料發(fā)布，各類(lèi)的資料都整理非常詳實(shí)。
領(lǐng)略了和優(yōu)秀的人們一起玩如此快樂(lè)～
4、自我目標(biāo)的反思
課堂上老師引領(lǐng)我們回想2017年的時(shí)間已經(jīng)過(guò)半，去年底你信誓旦旦的今年計(jì)劃怎么樣啦？年度三個(gè)目標(biāo)我一直記在心里。工作發(fā)展與自我提升的計(jì)劃基本達(dá)成了。然而對(duì)于自己的健康和家庭方面的目標(biāo)卻有虧欠。鉆石年中目標(biāo)制定活動(dòng)將我再一次的提示我回歸年度向往的目標(biāo)。
工作中和自我提升的目標(biāo)有人監(jiān)督和反饋，而其他方面卻一再被我忽視。我們每個(gè)人都要承擔(dān)不同的角色，我在這一時(shí)期承擔(dān)的角色是活動(dòng)的組織者、總助、徒弟、拆書(shū)訓(xùn)練營(yíng)教練、技能評(píng)審組組長(zhǎng)......不同人對(duì)于我的角色都有所期待和要求，除了做出整合提高效率，取舍排序應(yīng)該更加智慧。
十分感謝永澄老師團(tuán)隊(duì)給我，臨危受命的一次機(jī)會(huì)，我不但學(xué)習(xí)了知識(shí)更是活動(dòng)的組織，讓我也在其中收獲了許許多多，我們同事也反饋在這個(gè)場(chǎng)活動(dòng)中的他們也結(jié)交了許多厲害的朋友，感受到積極和力量，也很感謝我?guī)?lái)這次的學(xué)習(xí)活動(dòng)。這一次也是自己的項(xiàng)目管理能力的鍛煉，對(duì)于組織活動(dòng)變得更加的自信，這些將受用長(zhǎng)久。
鑒于改進(jìn)點(diǎn)，我會(huì)努力把握下一次機(jī)會(huì)。期待能在下次的活動(dòng)上彌補(bǔ)這次的上述種種缺憾， 與大家攜手，做得更好。
