中國廣州分析測試中心（簡稱中廣測）是一所國家級資質認定（CMA）和國家認可（CNAS）的檢測機構，成立至今已有50多年的歷史。長期以來，中廣測大多數的研究成果和檢測報告等歷史文件均是以紙質形式保存。隨著中心的不斷發(fā)展，業(yè)務不斷擴大，紙質文件的管理越來越難。不僅需要極大的存放空間，分配專人管理，而且需要解決防火、防腐、防蟲害等問題，管理成本越來越高。并且，面對越來越高的信息化要求，紙質文件的管理方式已經極大地影響了中心的辦公效率和業(yè)務水平，阻礙了中心的持續(xù)發(fā)展。
中廣測的文件管理問題主要分為四大類
1.文件存儲分散，查找使用不便
中廣測的業(yè)務文件主要分為兩大類：一類是實驗室日常工作所要參照的各種標準文件，一類是中心為客戶出具的各種檢測報告。
《中華人民共和國標準化法》將中國標準分為國家標準、行業(yè)標準、地方標準(DB)、企業(yè)標準(Q/)四級，并將標準分為強制性標準和推薦性標準。截至2003年底，中國共有國家標準20906項（不包括工程建設標準），國家級別以下的不計其數。
中廣測作為一家國家級的檢測機構，業(yè)務種類繁多，所需參照的標準文件也不計其數。每一個實驗室根據自身的業(yè)務對象都有數項常用的檢測標準，這些標準文件僅僅存儲于實驗室內部的電腦里，無法與其他科室或部門共享。假如另一實驗室需要一套同樣的標準文件，卻不知中心內其他科室已經有了，那么他們需要重新查找、收集、下載和分發(fā)這類文件，這無疑大大降低了工作效率，造成溝通不暢和資源浪費，給中心的快速發(fā)展帶來了阻礙。
另外，當實驗室得出客戶所需的檢測報告之后，原始文件只存在于實驗室內部，分散存儲的文件給其使用帶來極大的不便。當業(yè)務部門需要查找一份檢測報告時，缺少有效的搜索方法，只能選擇最原始的查找方式來確定文件的歸屬實驗室和具體存儲位置。
2.權限管理不明，威脅文件安全
文件存儲分散不僅給其使用和查找?guī)聿槐?，更重要的是給文件的安全造成威脅。當一份標準沒有可靠的權限控制，中心內所有人員可以隨意的修改或刪除，那么這份標準的權威性將被深深的打個問號。而如果各種為客戶出具的檢測報告失去了安全的權限管理，造成了檢測數據被篡改、客戶信息被泄露等情況，將使客戶和中心同時蒙受不可挽回的損失。
3.版本標識不明，存在用錯風險
近年來，為了盡快與國際標準接軌，國家加快了標準的采編、修編工作，縮短了標準的實際使用年限，文件的版本更迭和內容修改變得越來越頻繁。但是，在中廣測內部并沒有有效的版本管理機制來管理數量繁多的文件版本。在許多同一套的標準文件中，僅僅是文件名里的編號、年代等不同，標識辨別度很小。一旦實驗人員用錯版本，那么將有可能得出完全的錯誤的檢測報告，給客戶帶來損失，也影響自身的權威性。
4.業(yè)務流程落后，影響工作效率
沒有完善的文件管理，特別是不能以文件為核心建立流程，給中廣測的業(yè)務工作帶來的阻礙。在傳統(tǒng)的業(yè)務方式中，實驗室完成客戶申請的檢測，將紙質報告或電子報告需要通知業(yè)務部門檢測工作已經完成，并將紙質報告或電子報告?zhèn)鬟f給業(yè)務部門。業(yè)務部需要對檢測報告進行打印、歸檔后再通知客戶到中心領取，或者通過郵件等形式發(fā)送給客戶。但是，由于人為傳遞信息的滯后，使業(yè)務部門無法第一時間得到報告出具消息，使客戶的等待時間無故變長，降低了客戶的滿意度。并且，通過郵件等形式傳遞報告也要經過多次上傳、下載等過程，加大了工作流程的復雜度，降低了整體的工作效率。
開始云提供針對性文件管理解決方案
針對中廣測的上述問題，開始云提出了針對性的解決方案，幫助其在管理好各種歷史紙質文件的同時，提高中心內實驗室、業(yè)務部門和客戶的流程效率。
1.集中存儲文件，提高文件查找效率
首先，將中心內的所有標準文件、檢測報告等集中存儲于KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)。一方面，將原有的紙質文件電子化，減少紙質文件的管理成本；另一方面，將分散于各科室、各人員電腦中的文件集中存儲歸檔，避免各科室的信息溝通阻礙，防止文件意外損壞或丟失。
同時，按照文件的業(yè)務類型、科室歸屬等條件建立文件（夾）的多維度分類。系統(tǒng)用戶既能夠一眼分辨文件歸屬，也可以通過文件類型分類等條件快速定位所需文件。從多個層次、多個角度集中管理中心內的所有文件，讓每一個文件都存在于最科學、最合適的位置。
最后，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)還提供了系統(tǒng)內的搜索功能。不論是文件的名稱、修改時間、屬性，還是分類、版本、內容關鍵字，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)支持所有條件下的全文搜索，大大加快了文件查找速度，提高人員的工作效率。
2.制定文件權限，保護文件的權威性與完整性
每一份標準或報告都對應了不同的科室和部門，要保證文件的權威性與完整性則必須建立起完善、細致的權限控制體系，讓中心內的所有文件都處于系統(tǒng)的保護之下。例如，國家標準文件可以允許全員預覽，但是只有指定的人可以進行下載、修改或刪除，保證標準文件的權威性，避免檢測報告的錯誤風險。
KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)不僅擁有近乎“苛刻”的文件權限劃分，如可見、創(chuàng)建、預覽、下載、打印、修改、刪除等，并且支持權限的任意組合和權限黑/白名單、沖突解決等機制，用最嚴苛的權限標準來管理中廣測的所有文件，全面提升文件的安全性。
3.明晰版本劃分，減少實驗的錯誤風險
KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)為中廣測提供了完善的版本控制功能。當一份文件經過修改之后，用戶可以選擇是否自動生成新版本，并且在文件顯示中永遠顯示最新版本，防止用戶在使用中因選錯版本而造成文件標準過時，導致檢測報告不正確。
并且，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)還可以自動為文件版本編號，便于識別與查找。每一份歷史文件版本均可被永久保留，用戶可以回溯恢復歷史文件，真正確保文件標準的準確性。
4.優(yōu)化業(yè)務流程，建立快速的文件傳遞渠道
提高文件的使用效率，必須要建立起快速的文件傳遞渠道。對內，能打破各科室、部門信息障礙，提高工作效率；對外，能加快業(yè)務的進行速度，提升客戶的滿意度。
當實驗室將一份最新的檢測報告上傳至KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)中后，能夠通過系統(tǒng)內的“分享”與“發(fā)布”功能，直接將文件傳遞給相關的業(yè)務部門，無需QQ、郵件等第三方通訊方式，無需多余的下載和打印，迅速完成中心內的文件流轉。
之后，業(yè)務部門可以將文件地址形成一個鏈接，客戶無需再往返于檢測中心的業(yè)務大廳，登錄鏈接即可自行下載和打印檢測報告。KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)幫助中廣測省去文件外發(fā)中的多余環(huán)節(jié)，讓文件能夠最快速的到達客戶手中，加快中心的辦事效率，提升客戶的滿意度。
同時，KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)的“訂閱”功能極大的加強了實驗室與部門之間的聯系。實驗室將檢測報告上傳至系統(tǒng)中的制定文件之后，業(yè)務部門可以通過提前“訂閱”該文件夾或文件上傳人，在第一時間得知檢測報告的完成消息。業(yè)務部門可以通過實時消息掌握報告的進展，實驗室也無需再人為通知業(yè)務部門去收取實驗結果。將“人為傳遞的消息”改為“系統(tǒng)自動的消息”，加強實驗室與業(yè)務部門的聯系，提高工作效率。
選擇開始云—體驗全新的文件使用方式
開始云之所以能受到中廣測的青睞，不僅因為其擁有科學與全面文件管理體系，更是因為KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)的功能強大且具有針對性。在解決中心內部文件管理問題的同時，優(yōu)化了中心的業(yè)務流程，促進了中心業(yè)務的信息化發(fā)展。
開始云在企業(yè)內容管理領域專注十年，是國內首家專業(yè)的企業(yè)內容云端管理解決方案提供商，服務于50000余家企業(yè)，超300萬終端用戶。同時，開始云KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)還是中國國家標準委員會指定的信息化文件管理解決方案，針對于各種科研單位、分析檢測機構，開始云擁有成熟的解決方案和豐富的成功實施經驗。
