郵件，尤其在外資企業中，不僅僅是一個職業人的門面，有時候遇到沖突和誹謗還是保護自己的武器。作為一個英語是第二語言的人，怎么樣在商務場合中和其他中國人，母語是英語的人，還有也把英語作為第二語言的人，寫得體的英語商務郵件呢？這里，我告訴你，有套路，真誠地同你分享幾類英語商務郵件中的常用語。
首先是萬金油，英語商務郵件的一般結構，包括開頭，結尾以及一些常用語。
開頭稱呼
一般來說，開頭奠定了整個郵件的基調。
如果你知道對方的名字，且比較親密，就用Dear/Hi開頭，比如寫給David，稍微正式一點、寫給老板，需要請求人幫助Dear David，輕松一點用Hi David。
如果知道對方名字，且不太熟悉，則需要Dear Mr. Wang這樣子，注意對女士，除非人家自我介紹過用Mrs. （夫人，已婚，后加丈夫的姓）或者Miss（小姐，未婚，后面加自己的姓），請用Ms.（女士，不知道人家婚否），最保險。注意哦，在英語商務郵件中，就算對總經理之類的高層都不用Dear Manager之類的，一般都直接稱呼名字，當然具體情況具體分析。
如果不知道對方的姓名，比如寫給一些郵箱前綴是info，events，hr這樣子的，就可以用一句To whom it may concern（致相關人士）。
如果有時候要發給很多人，三個及三個以內用對方的名字，Dear Jane, David and Michael，一般女士的名字放在前面，或者統一按照資歷排。三個收件人以上的，就不要在那邊碼名字了，人家看著也累，就直接Dear all，或者Dear colleagues / friends，用統一的稱呼就好。
開頭問候/自我介紹
稱呼后面就是問候和自我介紹。如果經常郵件來回，這部分就沒有必要。如果第一次對接對方的部門，就一定要熱情地作自我介紹： I am Stella Liang，marketing assitant from xx, writing to confirm with you……這里要把寫郵件的目的或者以后要往來溝通的方面都說一下。
如果不是特別正式的郵件，可以輕松一點問候和自我介紹：Warm greetings from Stella，marketing assitant from xx (部門/公司等，無縫連接自我介紹）。如果正巧遇上節假日，不管輕松否的郵件都可以來一句：Warm greeting for your New Year of 2017。還有一個句式，I hope my email finds you a nice day / a nice beginning of New Year 2017.
如果剛剛是公眾節假日或者對方的年假回來，也可以加一句：I hope you had a nice annual holiday. 提示一下人家美好的假期，說不定看郵件的心情會好很多哦。
正文主干內容
正文的主干，整封郵件的核心，我用以下幾個類型分段說明。
>向老板作報告
工作中向老板做工作內容，成果等報告的情況很普遍，這關系到老板對自己工作的滿意度，直接影響年終獎和升職加薪。老板時間寶貴，客套的話也不用太多，也一定不能啰嗦，直接切入主題為好。相信大家都會為老板準備了很多精彩的內容，這時候，一般是有對應的PPT，Excel / Word文件的，這個作為附件就好，郵件正文中只要附上概要就行。
比如，向老板報告最近一周的銷售：During the last week, our team achieved well wth the target, 25 million and had a great scale growth of 8%. Please see below the sales by customers.
這里附上截圖更好。附送小技巧：Excel做出的數據報告，一般都需要一頁匯總，如果不是很長，可以直接選中復制，然后在outlook中以圖片作為粘貼，這樣的粘貼不容易被隨意改變格式，美觀性更好；注意圖片不要太大，可以選中圖片之后壓縮。
附上圖片之后再用文字簡短說明一下，然后引入到附件：For more details，please refer to the attachment / the below report.
前者讓人參考附件，但是如果附件超過2M（一般郵箱容量有限，單封郵件不能超過10M），公司有公盤，就麻煩只要附上公盤鏈接好了。當然，要考慮老板是否在辦公室，是否能夠很方便地進入公盤。這里再附送一個小技巧，發送公盤里的文件，除了給老板公盤路徑讓TA去手動打開，還可以我們在公盤打開文件，然后選擇左上角文件，復制文件鏈接放在郵件中生成超鏈接，這樣就可以讓老板收到郵件之后直接點開了。
給老板寫報告，無非兩個原則：要點突出&簡潔明了。
>通知型
平常工作中，經常要給一位或者一群同事發送通知。從小我們就知道通知就幾個要素，5W+H（when、where、who、why、what、how），在什么時間設么地方，需要誰做什么，原因是什么，需要怎么做，那就千萬不要遺漏這些要點，時間地點簡短的詞語還可以加粗加背景色。注意盡量不要加大字體或者多處突出，會像街頭小廣告一樣顯得很不專業。
比如：According to the management team, I am writing to inform that to welcome the New Year of 2017 and to thank you for your great effort in 2016, all the marketing team members will have a gala dinner at 6:00pm next Friday, Jan 21st at the Kerry Center, Pudong. Please see attached the detailed agenda, dress code and the venue address. （換行）Looking forward to seeing you next Friday!
如上，以上可以在郵件正文中再補充幾點要點，更詳細的內容就放到附件里面，時間和地點等信息加粗標示。請在郵件發出前，多多檢查是否遺漏要點。
>請求同事的幫助
工作中經常需要發郵件向同事求助，這樣的郵件有三個原則：1.名正言順，抄送自己的老板和對方的老板，前者是為了告訴對方我找你幫忙不是為了私事，而是公事，得到我老板的認證的；抄送對方的老板是讓老板知道對方額外做了什么，給人顯顯功。2.清晰明了，讓對方需要幫你做什么以及為什么需要做這個事情，一定要清晰明了。3.言辭客氣，畢竟是找人家幫忙，就算級別比對方高，也要客氣一些，這樣人家才更愿意一些，做的東西也可能會更好一些。
比如：As we are preparing for the gala dinner next Friday, we plan to arrange shuttle bus between office and the venue, could you kindly help book 5 buses ( one for 40 passengers ) on that day? We need them stand by here at 4:00pm next Friday, Jan 21st and we will set out at about 5:00pm to Kerry Center, Pudong. Then we won't need them. Please see attched my application form for your reference. Thank you very much.
需要人家做的事情，具體的時間點等重要信息一定要標出，客氣用語經典句型： Could you please kindly help do.
>社交場合之后的合作邀請/問候
社交中有一件重要的事情就是要一直提醒對方，我在這里我在這里。用郵件來提醒對方是一件得體且比較有效的方式。
比如你在一次酒會中，和對方相談甚歡，互相交換了名片，之后正巧趕上什么假期或者節日，你就可以來一個問候了，郵件標題可以直接是Best wishes for your New Year 2017 from Stella. 正文中的問候如之前提到的：Best wishes for your New Year 2017 from Stella, marketing assistant from XX group.?It was very nice to meet and talk with you on the Networking held by American Chamber on Tuesday. As we talked before, I am sure in the near future, we will have more chances to get together. Looking forward to seeing you again. Again please accept my sincere regards for your beginning of New Year. （記得分段哦。）
萬一沒有趕上節假日，但是剛好來了一個可能的合作機會，如上文介紹自己和復述相識場合之后你就可以這么寫了：It was very nice to meet and talk with you on the Networking held by American Chamber on Tuesday. Your idea about social media trend of after 90s in China was really impressive. Our company will hold a breakfast seminar about related topics next month and we want to sincerely invite you as one of our speakers. I am wondering if you are interested in it. Looking forward to your news.
結尾
不是結尾的結尾，萬能的“如果你有什么問題，歡迎隨時聯系我”，有以下幾種句型，從正式到不正式： Should you have any concern / questions / problems / incovenience, please do not hesitate to contact me / please feel free to let me know. Let me know if there are some questions.
一般如果趕上周末或者節假日，我都會加一句問候或者祝福之類的，比如簡單的“Have a nice weekend.”。
如有必要，記得加上客氣的感謝：Thank you。如果覺得這個太俗氣，也可以啟用Cheers，這里不是干杯的意思哦，就是謝謝。
祝福語，Best / Kind regards等。
最后一步，署名加上簽名。簽名怎么設置我不贅述，但是簽名千萬別千篇一律只用一個，至少要有兩個：一個是詳細的，完整的信息，英文全名，電話總機/分機號，部門，公司全稱，公司地址，如有必要，中文名，手機號，職稱/職位，郵箱地址的必要性不是很強，因為你發出郵件了呀；還有一個內部的，寫上分機號和英文名就好了。前者用于發給你第一次開始接觸的人，后者用來發給熟悉的人。
*郵件常用語補充
FYI：for your information. 用來轉發回復別人要的資料時常用，但是注意這個主要適用于發給平級或者下級，發給老板一般可以簡單說明一下是什么內容。
ASAP：as soon as possible. 盡快，帶催促，但是合理范圍內。
EOB： End of Business Day. 在工作日結束之前，言下之意是下班之前，這個點因行業而異，有些行業可能是正常的五六點下班，有些則是加班之后的下班。
再啰嗦一句，雖然對方郵件中不會說收到請回復，但是收到別人發的資料和通知，回復是基本的禮儀，不用稱呼和問候，可以用簡單的Well received with many thanks.
發送郵件之前，還有……
在一封郵件發出之前，除了以上叨叨的正文，還有重要的部分，標題，發送人（To），抄送人（CC），甚至特殊情況下的密送（BCC）還有附件。
寫郵件標題的原則是簡潔明了，把通知的關鍵詞寫上，麻煩人幫忙也要寫上截止日期（Deadline）等。注意在多方來回之后，記得不要默認“Re: Re: FW: Re:Re” 這樣的字眼，如果發現已經多方來回了，就說明整個事情郵件暫時說不清了，請盡早電話或者見面溝通。
發送人顧名思義，千萬不要搞錯，有些人手快，輸入幾個字母系統默認跳出一個人的名字就發出去了，雖然可以撤回，但是也可能會引起不必要的麻煩。抄送人就是相關的人，工作環境中，一般會抄送自己的領導和對方的領導。至于密送比較特殊，我幾乎沒有在工作場合中用過，就不獻丑了。
關于附件，我相信幾乎每個人在發送的過程中都把它遺漏過。有一個好方法就是在填寫發送人之前寫粘貼附件，逐漸養成這個習慣。
