原創(chuàng)：?王參謀?王瓊工作室 輸出的力量
商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作：搭建結(jié)構(gòu)
筆勝于劍，落筆無(wú)悔：點(diǎn)開(kāi)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的金手指。大家好，我是王參謀。今天我想分享高效商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的第二個(gè)竅門——搭建結(jié)構(gòu)。
給自己的寫(xiě)作做做操：
Study：學(xué)一學(xué)
Practice：練一練
Apply：用一用
首先想明白：
?讀者是誰(shuí)？
?寫(xiě)作的目的是什么？
知己知彼，百戰(zhàn)不殆。
如果讀者就坐在你對(duì)面：
?他們是誰(shuí)？
?他們有什么問(wèn)題、需求、期望、困惑，甚至挑戰(zhàn)需要你應(yīng)對(duì)?
?你想通過(guò)寫(xiě)作獲得什么結(jié)果？
?應(yīng)該如何去影響他們？
寫(xiě)作就是思考，文字是思維的載體。要想寫(xiě)得好，首先要想明白，這是其中的要點(diǎn)，同時(shí)也是難點(diǎn)。
那怎么寫(xiě)才能表達(dá)出自己想好了呢？
很具體的一個(gè)方法是：開(kāi)宗明義地說(shuō)明寫(xiě)作的目的。
*?What is the purpose of my writing?
一些基本的寫(xiě)作任務(wù)有郵件、備忘錄、商務(wù)信函、項(xiàng)目策劃書(shū)等通常想達(dá)到以下目的：
??要求行動(dòng)
??報(bào)告信息
??確認(rèn)跟進(jìn)
??投???????訴
??解決問(wèn)題
例如:
?I am writing to request information.
?I am writing to report the project progress.
?I am writing to confirm the action we will take.
?I am writing to complain the after-sale service.
?I am writing to inform about the up coming town-hall meeting.
所以不妨以這種方式開(kāi)頭：
The purpose of my _____ is to __________.
第一個(gè)空填名詞，說(shuō)明寫(xiě)作的類型：email, report, letter, proposal, meeting minutes,?等等。
第二個(gè)詞很重要，填一個(gè)動(dòng)詞，因?yàn)閯?dòng)詞是結(jié)果導(dǎo)向，讓對(duì)方知道如何在行動(dòng)上配合。
例如:
?The purpose of my email is to request information.
?The purpose of my report is to update the project progress.
?The purpose of my letter is to invite you to attend our 135th Anniversary celebration of our company.
?The purpose of my writing is to complain about the after-sales service.
?The purpose of this executive summary is to brief on the previous town- hall meeting.
接著，我們可以建構(gòu)一個(gè)最簡(jiǎn)單的商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的模版：三段式
第一段：闡明目的
我們可以這么寫(xiě)開(kāi)頭：開(kāi)宗明義表達(dá)目的
第二段：給出具體論斷、原因、細(xì)節(jié)、信息
這一段主要是羅列細(xì)節(jié)，最好以短語(yǔ)或短句的方式寫(xiě)。遵循的原則有兩個(gè)：
?“眼球掃描法”，要求一“眼”打盡。
?寫(xiě)的長(zhǎng)句多，多換行會(huì)造成閱讀停頓，或者意思的重新建構(gòu)。
例如，有一個(gè)公司召開(kāi)經(jīng)銷商答謝會(huì)，PPT文檔上字比較多。有一行寫(xiě)的是：
結(jié)果很多人覺(jué)得公司非常慷慨，可一換行
原來(lái)是：電腦包。這樣的信息斷崖讓人大驚失色。
?寫(xiě)得多，出錯(cuò)的幾率就大。如果是內(nèi)部交流，收信人對(duì)于事情的背景應(yīng)該有一定了解。我們只要提及關(guān)鍵詞，對(duì)方就能明白。當(dāng)然如果是對(duì)外交流，還有另當(dāng)別論的方法。
?一封信或者郵件核心解決一個(gè)問(wèn)題已經(jīng)不錯(cuò)了，不要羅列一大堆信息或者原因。
人們永遠(yuǎn)記不住“4，5，6”，只能記得住“1，2，3”。所以建議羅列不超過(guò)三條。
第三段：要求具體的行動(dòng)、反饋意見(jiàn)。
一定要說(shuō)明對(duì)己對(duì)人的價(jià)值和好處，對(duì)方才愿意配合我們行動(dòng)起來(lái)。
這是一個(gè)比較簡(jiǎn)單也比較周全的寫(xiě)作模版。不論英語(yǔ)水平高低，至少能夠讓讀者從模版上看到寫(xiě)信人是受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的。
筆勝于劍，落筆無(wú)悔：點(diǎn)開(kāi)商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作的金手指。期待下一講與你相見(jiàn)。
王參謀
你在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中有什么困難或者心得嗎？歡迎與我們分享。
