文|仟櫻雪

Excel數(shù)據(jù)透視表是一種快速過濾、匯總數(shù)據(jù)的交互報表，是進(jìn)行數(shù)據(jù)過濾、分類匯總、數(shù)據(jù)計算的神器。

關(guān)于透視表的運用，是辦公必備技能中除了VLOOKUP之外必備的神技之二，分分鐘讓數(shù)據(jù)無處遁形，主要的精髓如下

神技1：數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)源要求

神技2：數(shù)據(jù)透視表的基本格式設(shè)置

神技3：數(shù)據(jù)透視表常見使用

一、數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)源要求

1、數(shù)據(jù)源不能存在空白列

數(shù)據(jù)源中存在空白列或空白分割列，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，出現(xiàn)攔截報錯：

處理辦法：將空白列列頭進(jìn)行“輔助填充”或“刪除空白列”。

2、數(shù)據(jù)源不能存在空白行

數(shù)據(jù)源中存在空白行，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，出現(xiàn)多余空白行分類匯總、數(shù)據(jù)計算：

處理：刪除空白行

3、數(shù)據(jù)源不能存在列合并單元格

數(shù)據(jù)源中存在列標(biāo)題合并單元格，在進(jìn)行數(shù)透視時，出現(xiàn)“單元格引用錯誤”報錯：

處理：引用數(shù)據(jù)源，去掉標(biāo)題區(qū)域

4、數(shù)據(jù)源不能存在行合并單元格

數(shù)據(jù)源中存在行合并單元格，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，出現(xiàn)分類匯總、數(shù)據(jù)計算錯誤：

說明：數(shù)據(jù)源中存在合并單元格時，進(jìn)行透視分類匯總時，只默認(rèn)求和合并單元格的首行或首列的對應(yīng)數(shù)據(jù)，剩余行或列則為空白。

處理：拆分合并單元格，然后向下填充，形成完整行列數(shù)據(jù)格式。

5、數(shù)據(jù)源中不能存在列匯總求和單元格

數(shù)據(jù)源中存在列匯總單元格，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，只默認(rèn)求和合并單元格的首行的對應(yīng)數(shù)據(jù)，剩余行為空白。

處理：去掉透視數(shù)據(jù)源區(qū)域的求和所在列

6、數(shù)據(jù)源中不能存在行匯總求和單元格

數(shù)據(jù)源中存在行匯總單元格，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，按照分類匯總求和時，默認(rèn)“合計”所在行為一個類別：

處理：剔除透視數(shù)據(jù)源區(qū)域求和行

7、數(shù)據(jù)源中不能存在重復(fù)字段信息

數(shù)據(jù)源中存在重復(fù)字段信息，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，難以區(qū)分字段具體信息，不便于計量：

處理：盡量保持字段名稱唯一

8、數(shù)據(jù)源中不能出現(xiàn)數(shù)據(jù)類型未轉(zhuǎn)換

數(shù)據(jù)源中字段的數(shù)據(jù)類型不一致，即分類匯總求和列的數(shù)據(jù)存在文本和數(shù)值格式（存在帶“綠帽子”數(shù)據(jù)和不帶“綠帽子”數(shù)據(jù)），在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，分類匯總求和會變成計數(shù)：

處理：將數(shù)據(jù)源求和列，進(jìn)行數(shù)據(jù)格式一致性處理，即統(tǒng)一為不帶“綠帽子”的數(shù)值類型數(shù)據(jù)進(jìn)行求和，分列處理即可。

9、數(shù)據(jù)源匯總不能出現(xiàn)字段數(shù)據(jù)格式不一致

數(shù)據(jù)源中存在字段數(shù)據(jù)格式不一致，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，則出現(xiàn)多字段分類匯總：

說明：數(shù)據(jù)源中的“平臺”中應(yīng)該是“A/B/C”三個類別，但是由于數(shù)據(jù)源中“平臺”字段中兩個平臺的名稱前面多了空格，和其他的名稱格式不一致，則透視表默認(rèn)為其他類別，進(jìn)行分類求和匯總。

處理：刪除空白，保證分類字段格式一致

10、數(shù)據(jù)源中數(shù)據(jù)不能帶單位透視分類匯總

數(shù)據(jù)源中存在帶單位數(shù)據(jù)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，則求和默認(rèn)為計數(shù)，更改為求和時，默認(rèn)帶單位的數(shù)據(jù)為文本類型數(shù)據(jù)，無數(shù)據(jù)呈現(xiàn)：

處理：去掉單位，進(jìn)行透視分類求和匯總

11、數(shù)據(jù)源中不能出現(xiàn)日期類數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一

數(shù)據(jù)源中存在日期類數(shù)據(jù)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)透視時，則無法識別日期類別，尤其以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)和網(wǎng)頁下載數(shù)據(jù)為特殊：

處理：將分類的日期列進(jìn)行“按照日期格式”的分列，保證格式為常見的日期格式

12、數(shù)據(jù)源中透視區(qū)域選擇不全

數(shù)據(jù)源區(qū)域，在進(jìn)行透視時，選擇區(qū)域不全，導(dǎo)致透視不全面：

處理：重新選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域，涵蓋所有記錄

二、數(shù)據(jù)透視表的基本格式設(shè)置

1、數(shù)據(jù)透視表-報表布局格式設(shè)置

數(shù)據(jù)透視表的報表布局格式常見有5種，即壓縮報表形式、大綱報表形式、常見報表格式、重復(fù)所有項目標(biāo)簽格式、不重復(fù)所有項目標(biāo)簽格式。

（1）以壓縮形式顯示報表格式

說明：壓縮格式顯示報表，即將所有類別進(jìn)行壓縮顯示

（2）以大綱形式顯示報表格式

說明：將報表按照“大綱”分等級標(biāo)題的形式展示報表

（3）以表格形式顯示報表

說明：以常見的報表格式顯示報表，即含有分類匯總行的格式。

（4）以重復(fù)所有項目標(biāo)簽的形式顯示報表

說明：該形式為最常見格式，便于數(shù)據(jù)查找匹配，將所有類別標(biāo)簽進(jìn)行枚舉。

（5）以不重復(fù)所有項目標(biāo)簽的形式顯示報表

說明：該形式報表將所有重復(fù)記錄進(jìn)行不顯示設(shè)置。

2、數(shù)據(jù)透視表-分類匯總格式設(shè)置

數(shù)據(jù)透視表分類匯總格式，常見的有3種，即不顯示分類匯總、在組的底部顯示分類匯總、在組的頂部顯示分類匯總。

（1）不顯示分類匯總

說明：不顯示所有的分類匯總

（2）在組的底部顯示所有的分類匯總

說明：在分類的底部，顯示所有級別的分類匯總

（3）在組的頂部顯示所有的分類匯總

類似“在底部顯示所有分類匯總”，將所有的匯總行顯示在每個組類別的頂部。

3、數(shù)據(jù)透視表刷新設(shè)置

刷新數(shù)據(jù)分為手動刷新和自動刷新

操作在透視表中的任意區(qū)域，單擊右鍵，選擇“刷新”，刷新一個透視表。

4、數(shù)據(jù)透視表自動刷新設(shè)置

操作在“數(shù)據(jù)”選項卡中選“全部刷新”，刷新工作簿內(nèi)的所有數(shù)據(jù)透視表。

5、數(shù)據(jù)透視表刷新-數(shù)據(jù)源更新

說明：每次手動更新數(shù)據(jù)源時，由于數(shù)據(jù)源的“行數(shù)”局限，每次需重新更該透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域，避免更新的新區(qū)域，未進(jìn)入透視計量范圍內(nèi)。

6、刪除數(shù)據(jù)透視表

操作：“分析”-“操作”區(qū)域-“選擇”-“整個透視表”-按Delete鍵，即可刪除數(shù)據(jù)透視表。

7、數(shù)據(jù)透視表已刪除字段仍顯示處理

例如：平臺日銷售報表中刪除所有D平臺的數(shù)據(jù)，刷新數(shù)據(jù)透視表后，篩選平臺類別，仍存在D平臺數(shù)據(jù)：

操作：選中數(shù)據(jù)透視表任一區(qū)域，右鍵，“數(shù)據(jù)透視表選項”-“數(shù)據(jù)”-“每個字段保留的項數(shù)”-選擇“無”，即可剔除已經(jīng)不復(fù)存在的字段。

8、數(shù)據(jù)透視表合并類別居中顯示設(shè)置

將數(shù)據(jù)透視表的重復(fù)字段或者分類字段，按照類別合并單元格居中顯示：

操作：選中數(shù)據(jù)透視表任意區(qū)域，右鍵，“數(shù)據(jù)透視表選項”-“布局和格式”，勾選“合并單元格居中排列帶標(biāo)簽的單元格”

結(jié)果為：

三、數(shù)據(jù)透視表常見使用

1、數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行數(shù)據(jù)過濾

（1）數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行重復(fù)記錄統(tǒng)計

利用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計數(shù)據(jù)源中出現(xiàn)“平臺”類別的個數(shù)：

說明：數(shù)據(jù)源中各個平臺的重復(fù)個數(shù)按照計數(shù)統(tǒng)計，例如，A平臺是“阿里平臺”一共出現(xiàn)6次，即表示該報表中有6個產(chǎn)品是屬于“阿里平臺”的。

（2）數(shù)據(jù)透視表類別篩選設(shè)置

說明：將類別拖入“透視表字段”的篩選區(qū)域，則可進(jìn)行類別篩選，進(jìn)行數(shù)據(jù)過濾。

（3）數(shù)據(jù)透視表切片器篩選設(shè)置

操作：“數(shù)據(jù)透視表工具”-“分析”-“插入切片器”-“選擇篩選字段”

篩選切片器設(shè)置：

說明：根據(jù)切片器的篩選，控制透視表的顯示區(qū)域，進(jìn)行數(shù)據(jù)過濾。

2、數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行分類匯總

（1）數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行各種計算口徑的分類匯總

說明：點擊數(shù)據(jù)透視表的“數(shù)值”字段，出現(xiàn)“值字段設(shè)置”，出現(xiàn)各種計算口徑的計算設(shè)置，可進(jìn)行最大值、最小值、計數(shù)、求和等的計算。

（2）數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行“值顯示方式”的分類計量

說明：“值顯示方式”可以快捷的數(shù)據(jù)進(jìn)行層級分析，2016版本的Excel數(shù)據(jù)透視表內(nèi)有14種顯示方式，但是常見的百分比分析是最常使用的分析利器。

例如：按照列匯總的百分比顯示：

3、數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行數(shù)據(jù)計算

數(shù)據(jù)計算：在數(shù)據(jù)透視表中新增計算計算，根據(jù)函數(shù)邏輯新增。

例如:平臺銷售日報中的收入、數(shù)量、單價、成本等字段，現(xiàn)需計量每個產(chǎn)品的利潤、利潤率字段，進(jìn)行產(chǎn)品毛利的分析;

操作：“數(shù)據(jù)透視表工具”-“分析”-“字段、項目和集”-“計算字段”-輸入字段名稱-輸入公式“=收入-成本”。

4、數(shù)據(jù)排序設(shè)置

在建立數(shù)據(jù)透視表以后，可以使用“排序”功能將透視表按照某個字段進(jìn)行排序。

說明：Excel中文本的排序通常是按照文本的拼音順序，可以升序，也可以降序，如果需要對關(guān)鍵字進(jìn)行數(shù)量順序的排序，則需要使用自定義排序。

操作：選中透視表的任一計算區(qū)域，右鍵，“排序”-“其他排序選項”按照需求，進(jìn)行排序，然后“確定”即可。

5、數(shù)據(jù)類別分組設(shè)置

在建立數(shù)據(jù)透視表之后，在跟蹤日期的匯總時，需將日期按照分組進(jìn)行分析，則需將日期進(jìn)行組合分類，即將日期分為年、月、日、季度或自定義分組的天數(shù)進(jìn)行分類匯總。

說明：2016版本Excel新增自動按照月度的數(shù)據(jù)匯總

操作：數(shù)據(jù)透視表的按照日期列，右鍵-“創(chuàng)建組”-“分組”-“自動”-“起始于”-“終止于”-“步長”。

分組結(jié)果為：

6、數(shù)據(jù)透視表的可視化設(shè)置

數(shù)據(jù)透視表建立之后，可以聯(lián)動數(shù)據(jù)透視圖，可認(rèn)為是數(shù)據(jù)透視表的可視化，

通過不同的字段維度篩選，實現(xiàn)多維度的數(shù)據(jù)展示。

數(shù)據(jù)透視表是結(jié)合Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)分析必備神技之一，左手VLOOKUP，右手?jǐn)?shù)據(jù)透視表，召集神技，數(shù)據(jù)分析不在話下。

（注：2017.10.15，臺風(fēng)天的工作技能積累打卡，記錄點滴數(shù)據(jù)分析成長之路，縱使分析工具換過千千萬萬，Excel之美，難相忘，感謝老大的啟蒙！不足之處，望見諒，后續(xù)更新）