1. 雨蒙被批

雨蒙又被罵了。

事情是這樣的。有個(gè)非常重要的項(xiàng)目需要做工作匯報(bào)。剛好，雨蒙是這個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。那做PPT和工作進(jìn)度匯報(bào)的事兒自然要交給她了。最后，雨蒙拿出了一個(gè)全是文字的PPT，匯報(bào)效果很差。領(lǐng)導(dǎo)在聽完匯報(bào)后，不輕不重的說了一句“這PPT看著扎眼，還可以再改改！”。

領(lǐng)導(dǎo)的說話藝術(shù)就是這樣的。雨蒙會(huì)后委屈的不得了。

要說雨蒙被批評(píng)虧不虧，咱們先看看她的匯報(bào)材料再說。

很多朋友剛開始做PPT的時(shí)候就是這樣的。把想到的語句都列上去了。現(xiàn)在咱們以讀者的身份去看這張PPT，你能看清楚作者想表達(dá)什么嗎？

可能有些朋友說，我到時(shí)候還要講呢。這個(gè)PPT只是一個(gè)輔助工具，到了現(xiàn)場(chǎng)我會(huì)靠口頭語言把想要表達(dá)的意思都說清楚。核心內(nèi)容都在我的腦子里。

這種想法看似合理，其實(shí)是一個(gè)悖論。里面有兩個(gè)漏洞。

現(xiàn)場(chǎng)并不能完全保證思想被你準(zhǔn)確地表達(dá)。私底下都沒法把重點(diǎn)提煉出來，在現(xiàn)場(chǎng)就能說清楚嗎？

受眾還是需要靠看，而不是聽來理解意圖。就算是你能說清楚，如果有些讀者或者聽眾不能跟緊你的思路，他們只能看這些PPT去試圖理解你的意圖。但是這么一屏密密麻麻的文字，會(huì)讓受眾很難在短時(shí)間內(nèi)找到想要的信息。并且你還在不斷地“演講”，受眾既要聽，還要看，很可能哪個(gè)都沒起到效果。

按我的觀點(diǎn)，雨蒙被罵一點(diǎn)都不虧。這PPT做的太粗糙了。我一直認(rèn)為，在職場(chǎng)中，你所交付的成果反映著你的態(tài)度和能力。

做出這種水平的PPT，至少說明了兩個(gè)問題，工作態(tài)度不認(rèn)真、匯報(bào)能力不及格。

無論是哪一方有問題，都需要及時(shí)改正。

2. 問題分析

好了，開始今天的主題吧。如何將一個(gè)文字很多的PPT改得符合匯報(bào)要求。(補(bǔ)充說明一下，這是一年前，雨蒙的故事。現(xiàn)在雨蒙的PPT水平已經(jīng)有了很大的提升。)

那我們把問題給分解一些，為什么這樣的PPT不好。

1、邏輯上出了問題, 沒有重點(diǎn)。PPT上全是重點(diǎn)。全是重點(diǎn)就沒了重點(diǎn)。全是正確的廢話。句子之間并沒有形成真正有效地相互支撐作用。如果去掉任何一句話，對(duì)整個(gè)意思的表達(dá)沒有影響。
2、視覺效果上出現(xiàn)了問題。 文字鋪滿整個(gè)版面，讓人透不過氣。

如何修改？ 對(duì)癥下藥。也從兩個(gè)方面進(jìn)行解決。

1、 邏輯上找出重點(diǎn)。分清楚哪些是關(guān)鍵句，哪些僅僅是為了輔助說明的。讀書也是同樣的道理。找到關(guān)鍵句，就能把書讀薄。一天一本書就成為了可能。
2、 優(yōu)化版式設(shè)計(jì)，讓版面有呼吸感。

3. 修改思路

看如何操作。下面我就以一個(gè)簡(jiǎn)單的實(shí)例來做說明。

我參照雨蒙被批的那張PPT的樣式，做了一個(gè)類似的多文字的PPT來進(jìn)行實(shí)例說明。

好，如何解決這個(gè)問題。簡(jiǎn)單地說分4個(gè)步驟。

• 提取關(guān)鍵（句或者詞）
• 縮小文字
• 擴(kuò)大間距
• 顏色標(biāo)注

其中1,4是解決邏輯方面的問題，2,3解決視覺效果的問題。

提取關(guān)鍵句

關(guān)于阿來和職場(chǎng)英雄大聯(lián)盟這個(gè)PPT里到底是想表達(dá)什么信息呢？歸納一下，這是對(duì)阿來和職場(chǎng)英雄大聯(lián)盟的介紹。 第一段的意思是介紹阿來。 第二段的意思是介紹職場(chǎng)英雄大聯(lián)盟。 第三段的意思是告訴讀者如何關(guān)注職場(chǎng)英雄大聯(lián)盟。 第四段的意思是關(guān)注后由什么好處。

如何使用簡(jiǎn)短的話來概括這四段意思呢？ 我是著這樣想的。 第一段： 阿來是誰？ 第二段：職場(chǎng)英雄大聯(lián)盟是什么？ 第三段：如何加入？ 第四段：成長(zhǎng)和收獲？

問題是出來了。那如何同樣用簡(jiǎn)短的語句去回答這四個(gè)問題呢。看一下吧。

基本格式就是問答式。特別需要注意的是，在回答的段落中，要有關(guān)鍵句。不僅僅是PPT編制，就是其他文檔編寫，也都應(yīng)遵循這種模式。我經(jīng)常看到一些同事寫的材料中，騰騰騰一段寫了四五百字，卻完全不知道他要表達(dá)什么意思。這種寫法很不合適，浪費(fèi)大家的時(shí)間。

解決了邏輯的問題，下面看如何解決視覺效果的問題。

縮小文字

擴(kuò)大間距

擴(kuò)大間距是為了進(jìn)一步留白，讓版面更有呼吸感。擴(kuò)大間距包括兩個(gè)部分，行間距和字體間距。行間距大家應(yīng)該都知道。 我個(gè)人建議1.5倍行間距。這個(gè)不多說。

在“字符間距”中選擇“間距”類型。默認(rèn)的是“普通",還有其他選項(xiàng)“加寬”和“緊縮”。建議選擇加寬2磅。

顏色標(biāo)注

顏色標(biāo)注的重點(diǎn)是將重要信息更加突出。在本文中我簡(jiǎn)單地將問題進(jìn)行標(biāo)注。

好了，問題解決。

對(duì)比一下整體效果。

在此基礎(chǔ)上可以自由發(fā)揮。比如和圖片進(jìn)行各種組合。

4. 歸納總結(jié)

如果修改到這個(gè)份兒上，還不能算是最佳結(jié)果，我們還可以再深入加工，將文字轉(zhuǎn)成圖文組合，讓信息更形象化。不過這不在今天討論的范疇。

總結(jié)： 如何讓一個(gè)全是文字的PPT變得好看呢。從4個(gè)步驟中各提出一個(gè)詞，就是“提、小、大、色”，諧音為“體校大色”。

今天就寫到這兒。

對(duì)了，我們最近在籌劃一些課程和社群的事兒。不知道你是否愿意參加。