以下內容是從日程與任務的本質進行分析，因而并不受工具的限制，所以在任何 GTD類 app 中都可以運用以下結論。
一、前言
曾經有一段時間，以下幾個問題常困擾我：
- 日歷的事前提醒功能與omnifocus的到期提醒功能，我該如何區別運用？
- 一件事情如果已經放在日歷中，那還需要放在omnifocus中嗎？
- 我為什么要用日歷而不是僅僅使用 omnifocus？
隨著對這些問題的深入思考，我對日程與任務有了更準確的認識與運用，在此和大家分享。
二、日程與任務的對比
每天各種不同事情構成了我們的生活（就算無聊、發呆，那也是一件事情）。
從本質講，事情有兩種。
第一種事情，通常需要與別人一起才能執行，因而需要協調與統一多方的時間，我稱之為日程；這類任務，有明確的開始與結束時間（出于管理準確、便捷的緣故，我定義日程的時間跨度不超過1天。對于跨度超過一天的日程，我會認為其是由多個跨度1天的日程組成）。
日程有幾個特點需要留意：
1、日程在開始時間之前，本質只是一條可以起到事前提醒作用的信息。這也是為什么日歷中的提醒功能比較強大，可以有多種事前提醒的方式的緣故。
2、從 GTD 的角度講，多數日程都是“項目”，而非單任務，是無法一次性執行的。
比如，我有一個日程：9月30日 9：30-11：30，出席公司季度業務總結會議。單單在日歷中體現出這個信息是遠遠不夠的。為了出席這次會議，我還需要做大量的事前準備：
匯總本季度部門業績；
分析業績數據；
針對找到的原因提出自己的解決方案；
擬定下季度重點工作計劃；
... ...
這些細分任務是無法按照日程這種嚴苛的形式體現在日歷中還能被系統管理的。
第二種事情，自己就可以執行，時間安排也比較靈活，只要保證在截止時間完成就可以，我稱之為任務。這類任務，通常只有明確的截止時間（有些任務甚至連截止時間也沒有）。也正因為時間安排靈活，因而需要的管理能力要求更高，才會出現關于優先級、單任務聚焦、任務并行、彈性計劃等的各種討論與運用。
三、解決方案
基于以上認識，我現在開始提出我的解決方案。
把 omnifocus 的 inbox 作為搜集所有事情的唯一入口；
對 inbox 中的事情進行判斷的時候，如果具備日程的特點（有明確的開始與結束時間，且時間跨度不超過1天），在日歷中創建該日程，同時在 omnifocus 中保留該事情；
對于具備GTD項目性質的日程，在 omnifocus 中將其分解為多步驟任務的組合；
按照這個邏輯順序處理的好處在于，能夠確保所有的事情集中在一個唯一、可信賴的地方，方便進行統一的組織與管理而不出現遺漏；日歷在這里被作為了 omnifocus 的一個特殊過濾器：過濾出具備日程特性的事情，在日歷中單獨體現。
四、回答自己當初提出的問題
1. 日歷的事前提醒功能與omnifocus的到期提醒功能，我該如何區別運用？
我認為一個運行良好的 GTD 任務管理系統，不需要很強的提醒功能的。所以我也淡化了日歷的提醒功能，最多在日程開始前，比如5分鐘或者10分鐘給到一個提醒就夠了，因為與其相關的細分任務已經在 omnifocus 在被組織起來，而且被分配了足夠的提示信息。要充分信任自己的GTD系統！
2. 一件事情如果已經放在日歷中，那還需要放在omnifocus中嗎？
需要，而且順序要反過來。所有事情先進入 omnifocus 中，進行系統的組織與管理，然后在日歷中創建日程類事情的副本。
3. 我為什么要用日歷而不是僅僅使用 omnifocus？
日程涉及到與他人合作，幾乎沒彈性，是一類很特殊的任務，需要單獨管理。
