作為人力密集型產(chǎn)業(yè)之一，做活動其實最累人，不只是因為屬于服務業(yè)，還因為中間太多細節(jié)太多變動，計劃沒有變化快，有時牽一發(fā)而動全身，搞得大家都很被動。

那么，

有沒有一種方法可以讓活動做得又省心又不費力呢？

只有工具化、流程化。

如同流水線操作一樣，其實活動的七成以上是可以流程化的，再借助些活動管理工具，比如智慧會務，那么你做活動時，要實現(xiàn)省心省時的目的一點問題也沒有。

做活動無外乎這么一句話：什么時候誰在哪里做了一場什么活動，怎么做的，效果怎么樣。跟傳播上的5W1H理論有點像，這這個可以稱為4W2H。

整好這6個要素，活動基本七成就出來了。

什么時候。（WHEN）

時間可不是亂定的。在你的活動日期前后最好沒啥大事發(fā)生。比如周六日大家不愿意還為了公事出來加班，如果是工作類的活動，就放在周五吧，大家嗨皮完就可以早點回家過周末了。如果是生活類的活動，也別搞在周日，玩得太瘋周一沒有精力上班，周五或周六是不錯的選擇。

另外要注意節(jié)假日，涉及到邀請外企人員的，注意避開國外節(jié)假日，老外放起假來很瘋的，避開感恩節(jié)圣誕節(jié)啥的，這是必須的。一般來說11月12月是節(jié)假日高峰期，而且年底各公司年會也是嗡嗡的超級多，盡量不要搞撞車，會有很多人放你鴿子，別怪我沒提醒你。

誰。(WHO)

這是被邀請參與者的篩選問題。

人的因素是最不穩(wěn)定的，前期邀請的人可能跟最后能出場的人大相徑庭。即便如此，也沒必要一遍遍地確認，前八次確認來的，可能第九次就因為出國度假或出差放你鴿子，確認兩次就行，中期確認和后期確認，具體時間節(jié)奏自己把握好就行。

此外，被邀請人擅長的話題最好與活動主題契合，人聚過來了無法產(chǎn)生互動和溝通，是一個活動失敗的預兆。

然后還要明確：是否需要接送、是否需要翻譯、是否需要安排住宿、如何確認身份（邀請函）等。

細節(jié)：邀請函要包含的信息——被邀客人的數(shù)量、級別；活動名稱、主題描述、日期（開始時間/結(jié)束時間/活動日程安排）、地點、行車路線、停車提示、著裝要求、回復郵件地址、聯(lián)系人等。

人，除了被邀請的客人，還有媒體和工作人員。媒體有時也可以算作客人之列。工作人員里注意要有攝影/像師、速記人員、禮儀人員、接待處工作人員、表演人員等。

在哪里。(WHERE)

活動場地的選擇。

高大上的活動選酒店、游艇、小島啥的，輕松的沙龍活動選咖啡館茶館獨立書店，有點小資的選藝術(shù)區(qū)loft或畫廊，私密的就選酒窖或私人俱樂部、私人會所這種，沒錢的選學校……一般來說，活動組織方或請來的人凳次夠的話，可以跟場地談合作，給個LOGO起個藝名叫“獨家場地供應方”之類比較顯凳次的，就可以小成本運作了。

有個細節(jié)問題，場地涉及到交通和停車問題。交通不方便和停車不方便的地方就不要選了。如果活動中有演出，要注意附近安排化妝換衣間；如果有采訪，注意安排專訪間；如果有晚宴，注意晚宴地點不要離活動地點太遠。停車有限制的記得事先申請停車許可。

然后記得明確：場地使用時間段、允許的布景和清場時間、是否需要自行安排清掃人員、場地額定容納人數(shù)、視力范圍是否有阻擋、WIFI、舞臺、視聽設備、燈光、附近衛(wèi)生間情況、是否有存衣處、消防和安全措施、用電負荷、是否有噪音限制等其他規(guī)定……甚至是否需要為參與者購買保險啥的，我不是夸張哈，有在游艇上舉辦活動的還是要注意點。

做了什么活動。（WHAT）

為啥辦這場活動，說的是活動主題。

一個活動沒主題就像軀殼沒靈魂，哦，聚一幫人湊湊熱鬧就散了，沒勁對吧？活動組織方苦哈哈累死累活搞場活動，得有目的性對吧~

主題就看組織方的需求了，也分提高品牌影響力啊、媒體聯(lián)誼啊、新聞發(fā)布啊、案例分享啊、理念解讀、頒獎答謝、慈善籌款啊blabla~~要是純?yōu)榱送妫€有什么睡衣趴、圣誕趴之分呢~主題是線，可以串起活動所有七零八碎的東西。

怎么做的。（HOW）

這是活動形式的問題。

目前已有的活動形式包括但不限于：發(fā)布會、演講、論壇、沙龍、午宴晚宴、演出、圓桌會等等。這個就不意義展開說了。

效果怎么樣（HOW）

這是活動的傳播三段論：

前期預熱（注重懸念吸引眼球，一般通過微博、微信這樣的社交媒體引爆，通過KOL發(fā)聲引發(fā)關(guān)注，注重傳播引爆）；

中期曝光（注重活動亮點挖掘，引發(fā)參與者自行傳播，這階段最好用社交媒體和網(wǎng)絡媒體，鋪大聲量，注重傳播廣度）；

以及后期傳播（注重二次傳播和傳統(tǒng)媒體沉淀，注重傳播深度）。

最后，還有一個最最重要的問題，剛開始就提到的問題——你猜到了嗎？

是的

活動管理工具。

上面的問題都考慮了，按照自己的想法把活動策劃方案也寫好了，活動落到執(zhí)行層面，一款高效實用的活動管理工具就顯得尤其重要了。

針對主辦方辦會過程中面臨的諸多難題，智慧會務從會前、會中到會后，貼心為其提供了一體化的會務管理系統(tǒng)服務，助力主辦方高效輕松簡單辦會。

會前：活動發(fā)布、注冊報名、代收費用、推廣宣傳、群發(fā)通知 ；

會中：電子簽到、現(xiàn)場互動、會議活動直播；

會后：數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

會議活動管理，就選金典永恒公關(guān)，中國IT領袖峰會運營執(zhí)行團隊，省時省力省心還省錢。