項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理如果沒(méi)有做好項(xiàng)目溝通計(jì)劃，讓項(xiàng)目成員隨意匯報(bào)工作情況。項(xiàng)目經(jīng)理自己也是隨機(jī)臨時(shí)的口頭式的詢(xún)問(wèn)，借助這樣的方式來(lái)了解項(xiàng)目情況。這樣子非常不利于項(xiàng)目溝通管理。容易出現(xiàn)很多問(wèn)題。項(xiàng)目成員容易出現(xiàn)被動(dòng)式、應(yīng)付式溝通，溝通方式隨意而行、溝通時(shí)間混亂無(wú)序。導(dǎo)致這些問(wèn)題出現(xiàn)的原由：沒(méi)有建立清晰的溝通模式，成員不知道自已的溝通職責(zé)。想要解決這些問(wèn)題，需要建立溝通管理計(jì)劃。

項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題是項(xiàng)目經(jīng)理憑自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行口頭安排與交待，項(xiàng)目成員按經(jīng)理的指示被動(dòng)地、應(yīng)付式地完成信息溝通工作。這種問(wèn)題的原因主要是項(xiàng)目計(jì)劃階段項(xiàng)目經(jīng)理嫌麻煩或不重視沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的溝通計(jì)劃。一種高效的體系不應(yīng)該僅僅靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必有。

很多時(shí)候，項(xiàng)目范圍大了，項(xiàng)目干系人眾多，沒(méi)有溝通管理計(jì)劃，溝通必然會(huì)混亂。計(jì)劃前，可以這樣考慮：團(tuán)隊(duì)里應(yīng)建立起一種相對(duì)穩(wěn)定的、可以重復(fù)執(zhí)行的溝通管理計(jì)劃，只要能訓(xùn)練成員重復(fù)執(zhí)行，溝通過(guò)程必然能逐漸演化和成熟，溝通就有實(shí)現(xiàn)可管理的可能。

因此，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，首先組織團(tuán)隊(duì)成員分析了客戶(hù)方的組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)摸底，確定各干系人分別對(duì)其組織、對(duì)項(xiàng)目、對(duì)政府的影響度，形成“項(xiàng)目干系人影響度分類(lèi)表”;再進(jìn)行各干系人信息需求分析，確定“項(xiàng)目關(guān)系人信息需求表”，確定此表時(shí)對(duì)關(guān)鍵項(xiàng)目干系人進(jìn)行了意見(jiàn)征求，目的是判斷能否滿(mǎn)足其需求并確定合適的信息格式、報(bào)送方式。影響度分類(lèi)表和信息需求表的結(jié)合，可以提供項(xiàng)目關(guān)系人的需求和預(yù)期，以及用于溝通的信息的格式、內(nèi)容與細(xì)節(jié)水平。根據(jù)此工作方法，再分別確定本項(xiàng)目公司管理層、各分包公司、外部其它項(xiàng)目干系人等，通過(guò)這些工作基本完成了溝通管理計(jì)劃的主體工作。這個(gè)分析確認(rèn)過(guò)程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)一定要全部參加，以加強(qiáng)他們對(duì)項(xiàng)目干系人特性了解及溝通時(shí)的敏感性。

溝通矩陣幫助了團(tuán)隊(duì)理解如何以標(biāo)準(zhǔn)而連貫的形式定期就項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行溝通，促使溝通系統(tǒng)化;團(tuán)隊(duì)成員有清晰的溝通模式，知道自己“什么時(shí)候”該向“誰(shuí)”以“哪種”形式溝通“啥“信息。溝通管理計(jì)劃的強(qiáng)化執(zhí)行使項(xiàng)目的溝通逐漸朝有序化發(fā)展。

有了項(xiàng)目溝通計(jì)劃，如果能夠輔以合適的項(xiàng)目管理軟件，項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃執(zhí)行起來(lái)會(huì)更加便捷高效。溝通是為了讓項(xiàng)目更加有序進(jìn)行，讓項(xiàng)目有關(guān)的所以人員能夠及時(shí)找到合適的方式溝通了解需要了解信息，避免信息滯后和信息誤解帶來(lái)的誤工和返工。有了清晰的計(jì)劃，溝通就有了溝通方向和流程，少了隨意和無(wú)序。

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