在職場(chǎng)，特別是在大公司，層級(jí)多、領(lǐng)導(dǎo)多。免不了遇到一次又一次的上層視查、調(diào)研。
一般來說，領(lǐng)導(dǎo)很少微服私訪的，因?yàn)檫@樣不按常理出牌的領(lǐng)導(dǎo)很少。另外，現(xiàn)在許多公司通常都有委托第三方機(jī)構(gòu)對(duì)自己的下屬單位做服務(wù)調(diào)查、暗訪。足以掌握第一手資料。
領(lǐng)導(dǎo)要了解基層的情況，最常見的套路就是，先座談聽匯報(bào)，其次看現(xiàn)場(chǎng)，有時(shí)候看完現(xiàn)場(chǎng)再召開會(huì)議，提出要求。
如果你接到這種正式的匯報(bào)任務(wù)，需要負(fù)責(zé)組織這一次工作匯報(bào)，你可以按照以下步驟去組織工作匯報(bào)。
第一步 ，了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
一般來說，上面來調(diào)研工作，都會(huì)提前通知，并告知要重點(diǎn)了解哪些內(nèi)容；再細(xì)一點(diǎn)，還會(huì)說明哪幾部分內(nèi)容所占的比例，匯報(bào)的PPT分別是幾張。明白上層的意圖后，你就可以開展資料信息收集，制作匯報(bào)材料了。
第二步，根據(jù)匯報(bào)內(nèi)容進(jìn)行分工。
如果匯報(bào)是本部門的內(nèi)容，就直接把所需的信息分到各專業(yè)口的人員，讓他們提供，注意要讓他們提供符合要求的信息，即領(lǐng)導(dǎo)了解的情況、數(shù)據(jù)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)不需要了解的東西，則不需要提供。
如果匯報(bào)的內(nèi)容涉及跨部門，那就需要將上級(jí)的通知內(nèi)容、需要他們提供的哪些信息和數(shù)據(jù)，清晰地與各部門負(fù)責(zé)人溝通，規(guī)定提供信息的最后時(shí)間。
注意，規(guī)定的時(shí)間，要預(yù)留給自己匯總整合報(bào)材料和做PPT的時(shí)間，以及給本單位領(lǐng)導(dǎo)審核的時(shí)間。這一點(diǎn)很重要。
第三步，匯總整合匯報(bào)材料、做PPT。
對(duì)收集回來的材料，有些是零散的信息，這就需要進(jìn)一步進(jìn)行分類，選出符合匯報(bào)內(nèi)容的信息；對(duì)于信息仍然不齊，或材料不足于支撐匯報(bào)的，仍需讓各崗位人員或部門補(bǔ)充材料。
在這個(gè)過程中，與各提供材料的人員和部門要進(jìn)行充分的溝通，讓他們明白，需要提供哪些有用的信息來支撐你的匯報(bào)。
選擇好信息、數(shù)據(jù)、圖片等材料后，先寫一份匯報(bào)題綱。匯報(bào)提綱是做PPT的基礎(chǔ)；匯報(bào)提綱要求相對(duì)簡(jiǎn)潔，有關(guān)的圖片、數(shù)據(jù)不一定要全部放入，可以作為附件。
根據(jù)匯報(bào)提綱制作PPT，如果是讓其他人制作PPT，要明白告知對(duì)PPT的制作要求。
首先要選擇好PPT模版，PPT模版的風(fēng)格要與匯報(bào)內(nèi)容相匹配，一般經(jīng)營(yíng)類的工作匯報(bào)，用藍(lán)色調(diào)的PPT模版，如果匯報(bào)的工作涉及管理及政治類的內(nèi)容，則偏向于暖色調(diào)的PPT模版。
PPT可插入一些圖片，以直觀地讓上層了解相關(guān)情況；對(duì)于篇幅比較大的內(nèi)容，如附件的方案、數(shù)據(jù)表格，可通過PPT超鏈接的形式放置，千萬不要把所有內(nèi)容都堆徹在PPT上面。
第四步，審核匯報(bào)材料。
首先，自己先把文字提綱和PPT審核一便，看看有沒有紕漏、錯(cuò)字、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤的情況；自己審核完以后，把匯報(bào)內(nèi)容發(fā)給單位領(lǐng)導(dǎo)審核，看看領(lǐng)導(dǎo)還有沒有需要修改、補(bǔ)充的內(nèi)容，如果還有，則按照要求進(jìn)行修改和補(bǔ)充完善。
第五步，把匯報(bào)材料提前打包一份電子文檔，通過郵件或RTX形式發(fā)給上級(jí)，一般是上級(jí)的秘書、辦公室主任。讓上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯報(bào)的材料先行熟悉。
除了以上步聚外，同時(shí)還要進(jìn)行以下工作：
1.確定會(huì)議主持人、主匯報(bào)人。主持人要了解會(huì)議的議程；主匯報(bào)人要熟悉匯報(bào)材料的內(nèi)容。以確保匯報(bào)的流暢性。
2.確定匯報(bào)的地點(diǎn)、會(huì)議室；并將此信息發(fā)給上級(jí)的有關(guān)秘書或辦公室主任。
3.如果要看現(xiàn)場(chǎng)的，要和現(xiàn)場(chǎng)單位聯(lián)系好，提前做好準(zhǔn)備，如確定現(xiàn)場(chǎng)解說人員、清潔整理工作場(chǎng)所，提供停車位置等事宜。
4.通知需要參加匯報(bào)會(huì)議的各部門/崗位人員，如要在匯報(bào)過程中，需要各部門/崗位人員補(bǔ)充說明的，要提前與他們打好招呼，以便匯報(bào)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)的臨時(shí)提問，發(fā)生主匯報(bào)人答不出來，其他人又無人應(yīng)答的被動(dòng)情況。
5.提前了解上層領(lǐng)導(dǎo)來調(diào)研的人數(shù)，領(lǐng)導(dǎo)是誰，陪同人員是誰，都要弄清楚，以便準(zhǔn)備好匯報(bào)材料紙質(zhì)版的打印分?jǐn)?shù)，以及會(huì)議室的座位安排等接待事宜。
最后，就是上層領(lǐng)導(dǎo)下來，開始工作調(diào)研、聽取工作匯報(bào)了。在匯報(bào)過程中，如果領(lǐng)導(dǎo)還需要了解沒準(zhǔn)備到的內(nèi)容，可即時(shí)讓相關(guān)部門或人員提供，如果一時(shí)提供不了的，可與領(lǐng)導(dǎo)說明情況，會(huì)后再補(bǔ)充提供材料。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求，要記錄好，以便會(huì)后組織落實(shí)相關(guān)工作。
一般來說，級(jí)別越高領(lǐng)導(dǎo)，工作指示越概括，一般僅作方向性、重點(diǎn)性的工作指標(biāo)；而級(jí)別稍低的領(lǐng)導(dǎo)，比如本來就是從基礎(chǔ)晉升上去的，對(duì)基層工作比較了解的，他可能會(huì)提出比較具體的工作要求，比如對(duì)某個(gè)工作流程的修改、對(duì)某項(xiàng)工作指標(biāo)的具體要求等等。這些，都要一一記錄好，以便下一步組織工作改進(jìn)。
另外，對(duì)基層存在一些實(shí)際困難，也可在匯報(bào)材料體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)下來基層調(diào)研的目的，一是監(jiān)督檢查，二是指導(dǎo)幫助解決實(shí)際問題。因此，一定要充分利用這個(gè)機(jī)會(huì)，取得上層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層工作的幫助。
由于資源分布、信息不對(duì)稱等原因，有時(shí)候，上層一句話，比基層折騰半天管用多了。
經(jīng)過調(diào)研、聽取匯報(bào)，達(dá)到了上層與基層的溝通；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)既了解了基層的工作情況，又在此基礎(chǔ)上提出改進(jìn)意見，達(dá)到了監(jiān)督檢查的效果；還能充分了解基層遇到的實(shí)際困難，并幫助指導(dǎo)、解決基層的工作難題。那么，這次工作匯報(bào)就達(dá)到了預(yù)期的效果。
組織一次完美的工作匯報(bào)，要做到：充分理解上層意圖；與各部門各崗位人員充分溝通；匯報(bào)材料準(zhǔn)備充分；匯報(bào)程序符合要求；善于提出解決問題的建議和求助。
