在職場，特別是在大公司，層級多、領導多。免不了遇到一次又一次的上層視查、調研。
一般來說，領導很少微服私訪的，因為這樣不按常理出牌的領導很少。另外，現在許多公司通常都有委托第三方機構對自己的下屬單位做服務調查、暗訪。足以掌握第一手資料。
領導要了解基層的情況，最常見的套路就是，先座談聽匯報，其次看現場，有時候看完現場再召開會議，提出要求。
如果你接到這種正式的匯報任務，需要負責組織這一次工作匯報，你可以按照以下步驟去組織工作匯報。
第一步 ，了解上級領導的意圖。
一般來說，上面來調研工作，都會提前通知，并告知要重點了解哪些內容；再細一點，還會說明哪幾部分內容所占的比例，匯報的PPT分別是幾張。明白上層的意圖后，你就可以開展資料信息收集，制作匯報材料了。
第二步，根據匯報內容進行分工。
如果匯報是本部門的內容，就直接把所需的信息分到各專業口的人員，讓他們提供，注意要讓他們提供符合要求的信息，即領導了解的情況、數據，對于領導不需要了解的東西，則不需要提供。
如果匯報的內容涉及跨部門，那就需要將上級的通知內容、需要他們提供的哪些信息和數據，清晰地與各部門負責人溝通，規定提供信息的最后時間。
注意，規定的時間，要預留給自己匯總整合報材料和做PPT的時間，以及給本單位領導審核的時間。這一點很重要。
第三步，匯總整合匯報材料、做PPT。
對收集回來的材料，有些是零散的信息，這就需要進一步進行分類，選出符合匯報內容的信息；對于信息仍然不齊，或材料不足于支撐匯報的，仍需讓各崗位人員或部門補充材料。
在這個過程中，與各提供材料的人員和部門要進行充分的溝通，讓他們明白，需要提供哪些有用的信息來支撐你的匯報。
選擇好信息、數據、圖片等材料后，先寫一份匯報題綱。匯報提綱是做PPT的基礎；匯報提綱要求相對簡潔，有關的圖片、數據不一定要全部放入，可以作為附件。
根據匯報提綱制作PPT，如果是讓其他人制作PPT，要明白告知對PPT的制作要求。
首先要選擇好PPT模版，PPT模版的風格要與匯報內容相匹配，一般經營類的工作匯報，用藍色調的PPT模版，如果匯報的工作涉及管理及政治類的內容，則偏向于暖色調的PPT模版。
PPT可插入一些圖片，以直觀地讓上層了解相關情況；對于篇幅比較大的內容，如附件的方案、數據表格，可通過PPT超鏈接的形式放置，千萬不要把所有內容都堆徹在PPT上面。
第四步，審核匯報材料。
首先，自己先把文字提綱和PPT審核一便，看看有沒有紕漏、錯字、數據錄入錯誤的情況；自己審核完以后，把匯報內容發給單位領導審核，看看領導還有沒有需要修改、補充的內容，如果還有，則按照要求進行修改和補充完善。
第五步，把匯報材料提前打包一份電子文檔，通過郵件或RTX形式發給上級，一般是上級的秘書、辦公室主任。讓上層領導對匯報的材料先行熟悉。
除了以上步聚外，同時還要進行以下工作：
1.確定會議主持人、主匯報人。主持人要了解會議的議程；主匯報人要熟悉匯報材料的內容。以確保匯報的流暢性。
2.確定匯報的地點、會議室；并將此信息發給上級的有關秘書或辦公室主任。
3.如果要看現場的，要和現場單位聯系好，提前做好準備，如確定現場解說人員、清潔整理工作場所，提供停車位置等事宜。
4.通知需要參加匯報會議的各部門/崗位人員，如要在匯報過程中，需要各部門/崗位人員補充說明的，要提前與他們打好招呼，以便匯報時，領導的臨時提問，發生主匯報人答不出來，其他人又無人應答的被動情況。
5.提前了解上層領導來調研的人數，領導是誰，陪同人員是誰，都要弄清楚，以便準備好匯報材料紙質版的打印分數，以及會議室的座位安排等接待事宜。
最后，就是上層領導下來，開始工作調研、聽取工作匯報了。在匯報過程中，如果領導還需要了解沒準備到的內容，可即時讓相關部門或人員提供，如果一時提供不了的，可與領導說明情況，會后再補充提供材料。
對領導提出的工作要求，要記錄好，以便會后組織落實相關工作。
一般來說，級別越高領導，工作指示越概括，一般僅作方向性、重點性的工作指標；而級別稍低的領導，比如本來就是從基礎晉升上去的，對基層工作比較了解的，他可能會提出比較具體的工作要求，比如對某個工作流程的修改、對某項工作指標的具體要求等等。這些，都要一一記錄好，以便下一步組織工作改進。
另外，對基層存在一些實際困難，也可在匯報材料體現。領導下來基層調研的目的，一是監督檢查，二是指導幫助解決實際問題。因此，一定要充分利用這個機會，取得上層領導對基層工作的幫助。
由于資源分布、信息不對稱等原因，有時候，上層一句話，比基層折騰半天管用多了。
經過調研、聽取匯報，達到了上層與基層的溝通；上級領導既了解了基層的工作情況，又在此基礎上提出改進意見，達到了監督檢查的效果；還能充分了解基層遇到的實際困難，并幫助指導、解決基層的工作難題。那么，這次工作匯報就達到了預期的效果。
組織一次完美的工作匯報，要做到：充分理解上層意圖；與各部門各崗位人員充分溝通；匯報材料準備充分；匯報程序符合要求；善于提出解決問題的建議和求助。
