在各個(gè)平臺(tái)看過(guò)一些指導(dǎo)如何撰寫(xiě)工作郵件的建議，回顧并思考一下自己在工作中所遇到的情形，決定總結(jié)一下以供自己積累及大家參考補(bǔ)充。
我在工作中遇到的問(wèn)題，很多都是通過(guò)郵件來(lái)溝通解決的，所以個(gè)人認(rèn)為，合情合理地撰寫(xiě)一封工作郵件，是一項(xiàng)基本的工作能力，并且這項(xiàng)能力不會(huì)因?yàn)槟愎ぷ髯儎?dòng)或是改變行業(yè)而無(wú)法遷移；相反，無(wú)論你職位、行業(yè)、工作內(nèi)容如何變化，撰寫(xiě)郵件始終是一項(xiàng)必備的技能。一封目的明確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、措辭合理、照顧周全的工作郵件，可以提高溝通效率、加速問(wèn)題的解決并給人一種工作順暢愉悅的感受。
可能和自己的工作性質(zhì)相關(guān)，我的工作有部分需要處理同客戶(hù)的關(guān)系，所以個(gè)人認(rèn)為，撰寫(xiě)一封合適的工作郵件，首先應(yīng)該明確幾個(gè)問(wèn)題：
1.閱讀對(duì)象–即郵件寫(xiě)給誰(shuí)看
-對(duì)外郵件（客戶(hù)、供應(yīng)商、合作伙伴等）
-對(duì)內(nèi)郵件（領(lǐng)導(dǎo)、同事、下屬等）
對(duì)外郵件–形式
對(duì)于外部郵件，要明確，這個(gè)時(shí)候的溝通主要是代表公司或個(gè)人所在的單位，除了從個(gè)人角度出發(fā)，應(yīng)該考慮并照顧到公司對(duì)外的整體形象。從郵件形式上來(lái)說(shuō)，有些跨國(guó)公司，對(duì)外溝通有一套標(biāo)準(zhǔn)，例如字體的標(biāo)準(zhǔn)，字號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)，郵件下方簽名的標(biāo)準(zhǔn)等等。在這種情況下，只要按照公司統(tǒng)一的規(guī)定在Outlook上設(shè)置默認(rèn)字體、字號(hào)及個(gè)人簽名即可。
這里想多說(shuō)下個(gè)人簽名，以郵件的形式進(jìn)行書(shū)面溝通，設(shè)置個(gè)人簽名如同給閱讀者遞送一張自己的名片，所以，需要在個(gè)人簽名處設(shè)置好自己的職位、公司名稱(chēng)、聯(lián)系方式、公司網(wǎng)站等必要信息。但是也切忌附上過(guò)多的無(wú)用或重復(fù)的信息，見(jiàn)過(guò)郵件簽名中還添加了公司的微信二維碼以及網(wǎng)絡(luò)課程的連接等信息，個(gè)人覺(jué)得如果是一封正式的對(duì)外溝通郵件，這樣的累贅的信息就最好不要添加，不僅影響郵件整體的整潔和美觀，也給人一種不太專(zhuān)業(yè)的感覺(jué)。
對(duì)于公司沒(méi)有給定對(duì)外溝通的形式標(biāo)準(zhǔn)的，可以自己設(shè)定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，但是應(yīng)注意保持并一以貫之，這樣在每次溝通中保持統(tǒng)一的風(fēng)格會(huì)給客戶(hù)一種專(zhuān)注專(zhuān)業(yè)的感覺(jué)。
對(duì)外郵件–措辭
由于郵件閱讀對(duì)象的不同，會(huì)導(dǎo)致措辭的不同，這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在溝通對(duì)象的例如職位、與貴司的關(guān)系以及寫(xiě)郵件的目的等因素的不同。例如一封銷(xiāo)售郵件，寫(xiě)在初次拜訪客戶(hù)之后，對(duì)方是客戶(hù)的市場(chǎng)經(jīng)理或VP，則措辭應(yīng)盡量禮貌、簡(jiǎn)潔、態(tài)度應(yīng)謙虛開(kāi)放，但不應(yīng)過(guò)度客氣或重復(fù)同一個(gè)內(nèi)容或信息點(diǎn)。
另外，中文信函和英文信函在溝通中有所不同，這其中有很多涉及商業(yè)文化和習(xí)慣的問(wèn)題，在此先不做展開(kāi)。
對(duì)內(nèi)郵件–形式
對(duì)內(nèi)郵件對(duì)于形式的要求不是非常嚴(yán)格，尤其是在反復(fù)溝通一個(gè)問(wèn)題并且涉及抄送人的情況下，盡量突出內(nèi)容主體-無(wú)論公司內(nèi)部是用中文或是英文溝通，一般outlook會(huì)設(shè)置一個(gè)自動(dòng)回復(fù)的字體為calibri，藍(lán)色，10號(hào)。如果覺(jué)得字號(hào)過(guò)小可以自行設(shè)置自己看的順眼的形式。但注意目的使閱讀清楚分明。對(duì)于個(gè)人簽名，可以無(wú)需每次都設(shè)置。
對(duì)內(nèi)郵件–措辭
由于對(duì)內(nèi)的溝通更多的是代表自己所在團(tuán)隊(duì)、部門(mén)或闡述自己的觀點(diǎn)，這時(shí)更多的體現(xiàn)的是個(gè)人的溝通工作風(fēng)格或是一個(gè)企業(yè)的工作文化。但應(yīng)盡量追求簡(jiǎn)單、確切、實(shí)際的溝通原則，將復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化是一種貢獻(xiàn)；相反則無(wú)助于工作的推進(jìn)了。
初次嘗試職場(chǎng)類(lèi)的文章，期望多與大家交流。關(guān)于郵件的題目其實(shí)還有很多，下篇待續(xù)。
