現(xiàn)如今微信取代了很多傳統(tǒng)交流方式，已成為主流的日常溝通方式。但在職場上，郵件仍以其正式性、易留檔性，占據(jù)主要的工作溝通。
一份好的郵件，應(yīng)像一個內(nèi)外兼修的美女一樣，外在整潔大方，內(nèi)在邏輯清晰，既達(dá)到充分溝通的目的，又能讓閱讀者賞心悅目。
如何寫一封好的郵件呢？下面將從郵件的幾個組成部分，一一講給你聽。
一、地址欄
地址欄通常包括，收件人、抄送人、密送人和主題幾個部分，其中密送人不常用，這里不講。
收件人是這封郵件的主要相關(guān)人，可能是說明解釋性郵件信息的接收者，也可能是任務(wù)分配性郵件中任務(wù)的執(zhí)行者。如果有多個收件人時，最主要的收件人放在第一位，或者職位高的收件人放在前面，以體現(xiàn)其重要性。
抄送人，是這封郵件的相關(guān)人士。可能是說明解釋性郵件信息的相關(guān)人，或者是任務(wù)分配性郵件中任務(wù)執(zhí)行者的老板。
主題，是對于這封郵件的概括。寫主題時，不要站在自己的角度，要站在閱讀者的角度，在主題中，標(biāo)明是什么項(xiàng)目，什么方面的事情，具體是什么內(nèi)容。舉例：宮頸癌疫苗臨床研究-倫理意見回復(fù)-知情同意書1.2版。標(biāo)題雖然長，但有以下兩個好處：①閱讀者在收到郵件，不打開郵件正文的情況下，也能夠知道這封郵件是關(guān)于什么事情的。②便于以后檢索。
二、內(nèi)容部分
內(nèi)容部分包括稱呼，內(nèi)容的正文和簽名三個部分。
1. 稱呼。
普通的稱呼可以叫某某先生/某某女士，尊稱可以加前綴，如尊敬的某某先生/某某女士。如果不知道對方是男是女，可以統(tǒng)稱為老師。英文的稱呼則比較簡單，無論什么級別男女老少，統(tǒng)稱Dear。注意：這里忌諱的是中英文混用，比如Dear王先生，會被人罵假洋鬼子的。
2. 內(nèi)容的正文。
這是一封郵件的核心，我也把它拆分成三個部分來講，分別是一句話目的，展開闡釋和結(jié)束語三個部分。
一句話目的，是寫在郵件中稱呼下面的第一句話。這句話開門見山，高度凝煉整封郵件的主旨，或者是來闡釋什么事情，或者是來請求幫助。這句話寫得好，閱讀者在第一時間，就知道自己要對這封郵件做怎樣的處理，是要了解事情進(jìn)展，還是要提供幫助。如果時間緊張，閱讀者甚至可以讀完這句話就作出決定，決定下一步的行動。
如果是初次溝通，或者在對方對自己還不太熟悉的情況下，在一句話目的的前面，還要加上對自己的介紹，比如：我是某某公司某某部門的某某某。
展開闡釋，是對一句話目的做進(jìn)一步的說明。比如事情的背景、前期達(dá)成的協(xié)議、接下來要做的事情的具體任務(wù)分解等等。便于收信人了解詳情。
注意：展開闡釋部分，雖然是展開細(xì)數(shù)事情的原委，但不易過長，達(dá)到把事情說清楚的目的即可。如果展開闡釋的內(nèi)容比較多，千萬不要一段話從頭說到尾，讓閱讀者讀起來有一種喘不過氣的感覺。而且看到通篇那么長的篇幅，給閱讀者很大的壓力。建議分開幾段段與段之間空行，每段話的文字也都秉承結(jié)論先行，細(xì)節(jié)在后的方式，便于閱讀者抓中心思想。
結(jié)束語。經(jīng)過前面的鋪墊，結(jié)束語部分主要是對事情的進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，或者說如果有任何不明白的地方，可與誰聯(lián)系，聯(lián)系方式如何；或者明確如上的任務(wù)分配，需要在什么時間以什么形式交付。并表達(dá)謝意和祝福。
3. 簽名。
現(xiàn)在的郵箱大多設(shè)有自定義簽名的功能。我建議簽名分兩種。一種是簡單版的簽名，只有姓名和聯(lián)系電話，用于公司內(nèi)部或熟人之間的溝通。一種是詳細(xì)版的簽名，包括姓名、電話、傳真、郵箱、公司名稱等一系列信息。這個簽名主要用于公司外部，尤其是初次溝通，便于對方了解自己。
三、幾點(diǎn)注意事項(xiàng)。
1. 郵件的內(nèi)容部分的書寫，建議用統(tǒng)一的字體，統(tǒng)一的顏色。如果要畫重點(diǎn)，只在最重要的部分用粗體標(biāo)示出來即可，千萬不要滿屏的又是粗體，又是斜體，又是下劃線，還帶彩色文字的。這就好像一個女孩一身黑衣，配一條亮晶晶的項(xiàng)鏈，人們會注意到她精致的項(xiàng)鏈。可是如果她穿一身彩色的衣服，身上還掛滿了五顏六色的項(xiàng)鏈、戒指、耳環(huán)、腳鏈、手鏈等等，人們就抓不住重點(diǎn)了。
2. 郵件的內(nèi)容再多不要超過一天，如果內(nèi)容太多，可以放在附件里說清楚。在正文里只說重要的部分。
3. 寫郵件的順序，我建議如果有附件，第一步粘貼附件，第二步寫主題，第三步寫正文。以上三步完成，確認(rèn)無誤后，再填寫收件人和抄送人，最后點(diǎn)擊發(fā)送。
4. 郵件是書面語言，盡量少用口語。對于不熟悉的人，郵件中盡量減少縮略語的使用，如果一定要使用，建議在首次使用縮略語之前，標(biāo)明它的全稱是什么，以便于所有閱讀者理解。
