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學(xué)習(xí)公文寫作之前，要跟大家一起探討一個問題。這個問題非常重要，就是我們一起討論，公文寫作究竟是怎么來的。
這是一個關(guān)于公文寫作的本源問題，所以我放在最開始跟大家一起討論。只有當(dāng)我們真正了解到公文寫作產(chǎn)生的原因，產(chǎn)生的機理，產(chǎn)生的背景，我們才能夠真正去把握好公文寫作的方法，才能夠真正的理解公文寫作因何而來，因何方而去。
請大家仔細(xì)想一想，我們公文寫作通常用在什么樣的場景？
我們公文寫作經(jīng)常會用在國家政府機關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位，以及大型的外企、私企、銀行等各種組織當(dāng)中。這里有一個非常奇怪的現(xiàn)象，就是個體私營機構(gòu)，很少會用到公文寫作，而我們的公文寫作，大多都是用于大型組織當(dāng)中，這是什么原因？
這就不得不回溯一下，我們整個大型組織的運作過程。為了更方便的讓大家了解為什么我們的大型組織當(dāng)中會產(chǎn)生公文寫作這樣一種技術(shù)要求，在這里給大家舉一個例子。
假如說，在一個家庭中，這個家庭是三口之家——丈夫妻子兒子。這三個人之間的信息交流每天都在發(fā)生，同樣也非常的方便。大家只需要當(dāng)面進(jìn)行信息溝通，或者通過手機短信微信的方式進(jìn)行溝通，就可以把所想要的信息傳播到位。
那么當(dāng)這個家庭繼續(xù)發(fā)展，由三口之家發(fā)展到10口之家或者說是50口之家的時候，我們會發(fā)現(xiàn)什么樣的一個轉(zhuǎn)變呢？
首先，可能這個家庭當(dāng)中并不是一世同堂，而是三世或者說是四世同堂，從太爺爺?shù)街貙O。在這樣的一個過程中，我們這個家庭不僅僅只是一個家庭，其實還包含著許多的小家庭，每一個子女可能都會結(jié)成自己的家庭，那么他爺爺要把自己的想法，思想全部到自己的重孫，那么他很可能就需要耗費一些周折了。
因為在這樣一個組織架構(gòu)中，信息傳播的效率是非常低的，往往可能每個家庭散落在很多個城市中，要把自己真正的想法傳播出去，很可能就需要打電話甚至是寫書信的方式來進(jìn)行溝通。但這在我們的社會當(dāng)中其實還算是比較方便，我們還是能夠借助現(xiàn)代的科技力量解決這個問題。那么，在這個問題上我們進(jìn)行進(jìn)一步的探討。
假如說，現(xiàn)在你是一個城市的市長，你要了解全市的工作情況，你就必須要向你的區(qū)長、縣長進(jìn)行了解，但是區(qū)長、縣長他們的工作并不是非常簡單的，也是需要向各個區(qū)域的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位進(jìn)行情況了解。在這樣的一個大型組織當(dāng)中，我們的信息溝通，就不得不提出一個非常迫切的需求，那就是盡最大努力提升我們的溝通效率。我們常常會認(rèn)為，發(fā)短信打電話是一種最有效的溝通方式，這在傳播實效上來說確實成立，但是如果將傳播的范圍擴大時，打電話發(fā)短信很可能會成為一項噩夢式的工作，如何來解釋？
假如說你下屬一百位局長，工作需要大家進(jìn)行匯報，假如這個時候每個人都進(jìn)行電話聯(lián)系，每個人通話時間五分鐘，那么，光通知就需要花費500分鐘的時間。
那么我們再來換另外一種通訊方式，以文件的形式進(jìn)行傳播，同樣對這500位局長，擬定一份會議通知，然后對每一個單位以同時下發(fā)的方式完成，需要多長時間呢？通常僅僅只需要幾秒鐘的時間，就能夠?qū)h的通知下達(dá)到位。
這還僅僅只是一個會議通知，如果是對領(lǐng)導(dǎo)的工作布置，精神安排，工作計劃，方案推進(jìn)，假如還用電話通知的形式，那么這種效率可想而知，會極大的降低。但如果這個時候，以文件形式、公文形式下發(fā)通知，將會是一項效率非常高的手段。
所以，對于我們的大型組織而言，包括國家機關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院、甚至是大型的外企組織，都需要通過這種形式來進(jìn)行信息傳播。只不過說，傳播的手段稍有不同，對于外企黨組織，他們溝通的方式可能會更加先進(jìn)，通過郵件的形式進(jìn)行傳播，但是其實際本質(zhì)還是一樣。
通過這樣的一種分析，我們就能夠深刻地發(fā)現(xiàn)，公文寫作誕生的目的，其實就是為了提升工作效率，用我自己的話來講，就是“效率為王”原則。
這個原則是貫穿于公文寫作誕生、使用的所有全盤性的工作原則。這里可以簡單跟大家從三個方面來進(jìn)行闡釋。
第一個層面，整體協(xié)調(diào)性方面。
剛才我也通過一個事例的講解，告訴大家，在一個大型的組織當(dāng)中，我們要協(xié)調(diào)整個組織，提升工作效率，盡快熟悉上級單位領(lǐng)導(dǎo)的思想，就不得不通過公文這種形式進(jìn)行傳播信息。這是一個通盤性的要求。
第二個層面，文章層面。
我們經(jīng)常說我們公文寫作必須要言簡意賅，邏輯通暢，表達(dá)詳實。我們經(jīng)常在一些考試，或者說領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)中提及到這樣一個要求，很多人認(rèn)為這只是對寫作的一個要求，而沒有理解背后的原因。
領(lǐng)導(dǎo)要求寫一份工作匯報，他的工作目的在于向他的上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報，而他的上級領(lǐng)導(dǎo)所面對的，并不僅僅只是這樣一位下屬領(lǐng)導(dǎo)，而是面臨整個地區(qū)、全公司下屬領(lǐng)導(dǎo)匯報。假如下屬領(lǐng)導(dǎo)有20到30位，即便是每個領(lǐng)導(dǎo)僅僅只匯報5到10分鐘，這樣的時間也是極其龐大的。
在這樣的前提下，上級領(lǐng)導(dǎo)最希望的工作模式是，大家匯報的東西都言簡意賅，不講虛的，只講實的，能夠把下級單位的重點工作特色、工作亮點匯報出來，而忽略自己日常的一般性質(zhì)的工作內(nèi)容。
所以我們在撰寫材料時，應(yīng)當(dāng)盡量遵循效率為王原則。什么東西該寫，什么是重點，什么是主要矛盾，都應(yīng)當(dāng)分清楚，而不是求全。甚至是分析每篇文章所運用的場合，盡量將公文材料當(dāng)作提升工作效率的工具，而不是完成工作任務(wù)。
第三個層面，公文寫作層面，也就是說我們所運用到的具體句子、段落層面。
許多人在寫公文式都是非常喜歡長篇大論，無論是背景、原因都解釋清楚，生怕漏掉內(nèi)容。特別是許多初學(xué)者，會用到大量的長句子，長段落，以此來顯示自己對于材料內(nèi)容的了解。但實際上這種表達(dá)手法，效果往往南轅北轍，領(lǐng)導(dǎo)在看完材料后，仍然發(fā)現(xiàn)不了任何重點。
一篇優(yōu)秀的公文材料最大的價值就在于能夠在短時間內(nèi)，甚至是5到10秒鐘之內(nèi)，就能夠幫助別人抓住工作重點，抓住工作亮點，抓住你要想要表達(dá)的工作內(nèi)容。最明顯的證明說法，就是我們在公文寫作當(dāng)中經(jīng)常會用到一些小標(biāo)題，這些標(biāo)題有的用黑體表示，有的用加黑仿宋，有的用加黑楷體，為什么我們要用這樣的格式去進(jìn)行標(biāo)注，而不是全篇文章都統(tǒng)一用同樣的字符進(jìn)行表達(dá)呢？這其實就是為了讓領(lǐng)導(dǎo)能夠在閱讀文章時，迅速抓住工作亮點，抓住工作重點，知道你的工作重點是這些加黑字體所表達(dá)的內(nèi)容。
這種表達(dá)形式其實就是我所說的“效率為王”原則。我通常是跟學(xué)生說，我們在寫文章的時候要做到一種程度，就是必須要把這碗菜，送到別人的嘴邊，讓別人只需要動口，就能夠去體會你文章的味道，而不需要別人自己買菜，自己炒菜，自己做飯。這是一個非常簡單的道理，當(dāng)一位領(lǐng)導(dǎo)拿到下屬匯報的工作材料，看了一到兩分鐘都不能找到其工作重點是什么，可想而知，下級的工作上級領(lǐng)導(dǎo)是根本無法進(jìn)行了解的，那么你也可能無法得到重視和提拔。
剛才我們從幾個層面對效率為王這個原則進(jìn)行分析，那么在這里我再補充一句，那就是我們學(xué)習(xí)公文寫作也應(yīng)當(dāng)遵循效率為王原則。
很多學(xué)員在我這里學(xué)習(xí)，要求我能夠把所有的知識內(nèi)容，進(jìn)行視頻化。也就是說，把我所有的思想內(nèi)容，全部用視頻的方式進(jìn)行展示。毋庸置疑，視頻方式確實是當(dāng)下一個非常好的教學(xué)手段。它能夠從音響、視頻、內(nèi)容等三個維度向大家全景式的展示我們的學(xué)習(xí)內(nèi)容，用多媒體的技術(shù)手段幫助大家進(jìn)一步了解我們學(xué)習(xí)的內(nèi)容。
對于初學(xué)者而言，這是一個能夠容易接受的方式，因為視頻學(xué)習(xí)就好像看電影一樣，大家無需過多運用自己的思考，不需要主動去進(jìn)行探索，就能夠被動地接受一些學(xué)習(xí)內(nèi)容。但是請大家注意，我這里使用的是一個“被動”，我們應(yīng)當(dāng)知道，任何學(xué)習(xí)，如果處于被動的狀態(tài)，那么我們就無法進(jìn)行更加深層次的思考，視頻學(xué)習(xí)雖然是一個非常容易接受的學(xué)習(xí)方式，但是它并不是最高效率的，反而視頻學(xué)習(xí)是非常耗時、效率最差的學(xué)習(xí)方式，如何去理解呢？
我在過去的教學(xué)過程當(dāng)中，對于一個問題經(jīng)常會用40分鐘到一個小時的時間，來向大家進(jìn)行闡釋。那么，學(xué)生如果想對這一個內(nèi)容進(jìn)行了解，那么他就必須要耗費40分鐘的時間來跟上我的節(jié)奏，學(xué)習(xí)我所說的內(nèi)容，他才能夠得到自己想要學(xué)習(xí)的內(nèi)容。但是假如這40分鐘全部都是文字的話，那么，不同的人能夠得到的學(xué)習(xí)效率就會得到大大的提升，那些閱讀能力強的學(xué)生，閱讀速度快的學(xué)生，對于40分鐘視頻教學(xué)內(nèi)容文字版的學(xué)習(xí)，有可能5到10分鐘之內(nèi)就能學(xué)習(xí)完畢。這樣就提升了我們的學(xué)習(xí)效率，那些多出來的時間，我們能夠進(jìn)行更深入的思考，這就是主動學(xué)習(xí)帶來的效果。因為，有關(guān)閱讀的學(xué)習(xí)其實都是主動學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)真正發(fā)生主動性的轉(zhuǎn)變，我們接觸到的內(nèi)容才會有發(fā)生更深層次的效果。
所以在這里要告訴大家，無論是學(xué)習(xí)公文寫作，還是學(xué)習(xí)計算機編程、還是學(xué)習(xí)吉他、基金投資、或者說是閱讀任何書籍，看視頻、聽有聲書往往是學(xué)習(xí)效率、學(xué)習(xí)效果最差的一種方式，而通過自己主動地翻看書籍，翻看原材料，翻看老師的講義等學(xué)習(xí)方式，才是最為快速快捷的方式。
當(dāng)然在這里確實還存在著一個例外，那就是操作型的學(xué)習(xí)，比如說，我們從宜家買回來一張桌子，看著他安裝說明，安裝起來就非常麻煩，但是如果這個時候有一個講解視頻，那么我們的安裝就會非常迅速。那么對于操作型的學(xué)習(xí)，我們可以借鑒視頻的方式進(jìn)行。
公文寫作，思想維度的內(nèi)容很多，當(dāng)然也要很多操作性的知識。我們需要靈活運用閱讀和視頻兩種手段來提升水平。
