昨天參加公司的商務寫作培訓，講到的郵件寫作的一些技巧，總結一下，分享給大家。

一、主題

確保主題和郵件內容有關。這么做首先可以幫助收件人快速了解和優先處理信件，而且也方便以后搜索。如果收到沒有主題的郵件，你就需要打開很多郵件來搜索想要找的信件。郵件主題也不能太寬泛，這樣做就有可能被服務器認為是垃圾郵件或者被收件人忽然掉。

二、內容

內容要清晰簡明。記住，文字不能傳遞聲音的語調。如果你需要對方采取行動，比如回個電話，那就要確保對方明白你的意圖。運用段落使閱讀更加容易。努力讓每段文字盡可能的精悍，控制在50字以內。確保郵件里有聯系方式（可以在郵件簽名處標注），不要默認對方知道怎么才能聯系到你。

三、簽名

在簽名處附上自己的姓名、電話、郵件地址。如果是商務信件，還需要附上職務、公司和部門、免責條款等。

四、檢查拼寫

所有的郵件程序都會在發出去之前檢查拼寫。一定不要太快點擊發送而忽略了檢查。即使是非正式的郵件，它也代表你和你的公司。

五、不要發垃圾郵件

垃圾郵件可能會浪費閱讀者的時間。由于垃圾郵件過濾器的發展，很多垃圾郵件會在閱讀前就被過濾掉。為了你的郵件不被貼上垃圾郵件的標簽，千萬不要亂發垃圾郵件。

六、個性化

我們每天會收到很多標準信件，個性化你的郵件才能讓你的郵件更加突出。當你需要發一封郵件給一組人時，把相關人員copy在郵件上是個好主意。這樣，當收件人回復時，相關人員都收到了郵件，就不需要把對方的回復再轉發給他們。你和收件人的關系大大影響了郵件的內容。需要考慮的是，你的郵件是發給誰的？對方能不能明白縮寫的含義？他們知道你和你的幽默感嗎？當不確定時，盡量少用。

七、及時回復

努力做到48小時內回復郵件。如果不能給出完整答案，可以先告知對方你還在尋找答案，一旦有結果會及時通知他們。只要你確認已經收到郵件，大部分人是不會介意等待的。如果不在辦公室或者去度假了，打開自動回復功能非常有必要。告知對方你什么時候會不在辦公室，再提供緊急聯系人的聯系方式來應付緊急事件。

八、檢查再檢查

在發出郵件前，花時間檢查。郵件是不是完整？有沒有拼寫錯誤？對于特別敏感的郵件，你也許需要請他人幫著檢查一下。記住，對于你來說可能友好和有趣的語言，他人聽來可能就是諷刺或者粗魯的語言。記住，當點擊發送后，它就出去了。所以，當你要發送一個熱點郵件或者你很生氣時，在發送前可以先走開一會兒再想想或者冷靜一下。寫郵件也要注意網上禮儀，不要用全部大寫的單詞（全部大寫等于大喊大叫），盡量在商務郵件里不用情感符號。

九、不要群發謠言

當收到一封你認為值得分享的郵件時，檢查一下內容的合理性再轉發。網上可以找到很多資源來驗證。如果你覺得不合理，就不要轉發。當你轉發一封郵件給很多人時，大家都能看到你發給了誰，這就等于把所有的人都暴露在了網絡上（那些人之間并不認識）。所以，如果你真需要轉發給很多人時，可以選擇bcc。

十、附件

貼上附件可能可以節約大量時間，或者也會讓人頭痛。一定要確保附件是不含病毒的和收件人能夠打開的。還要注意附件大小，如果太大可能會被收件人的服務器拒絕。