《Google時代一定要會的整理術》讀書筆記。
1. 妥善管理你的生活，以減輕腦部負擔。
2. 趕緊把信息從腦袋中移除，越快越好！
3. 同時處理多項事物，通常只會讓你更沒效率。
4. 用故事來記事情。
- 大腦不善于記憶瑣碎的事情，不善于精確記憶。
- 大腦也不善于做決定，太多的選擇讓大腦無所適從，而當我們面臨新選擇時又會質疑或重新審視原先已做好的決定。
- “雞尾酒效應”指出注意力的一個特性。在任何時候，大腦注意到的東西，遠比你實際察覺的還多。
- 在我們注意到某個事物之后，它會進到短期記憶。在那里保存幾秒到幾分鐘，判斷是否有意義。所以許多不經意的事物，沒多久就忘了。
- 短期記憶一般一次最多只能容納5-9件事。所以要將不重要的資訊從腦袋中移出，充分挖掘短期記憶的價值。
- 避免同時執行多個任務，這樣會影響資訊進入短期記憶。
- 要記住某項事物，我們讓它從短期記憶轉移到長期記憶；這個過程叫做“編碼”。
- 成功將某項事物編碼的最佳方式，就是給它一個故事，因為故事比事實更容易讓大腦記住。
- 為了日后順利用故事來回想某一事物，你得在編碼前就先想好以后你會在什么情形下用到它。
- 謹慎選擇該記住的事情，不讓腦力浪費在不該記的事物上。
5. 就算某件事有一貫作法，也不表示那是最適當的。
6. 知識不是力量，分享知識才是力量。
- 現行制度和信念大多是錯誤的，從朝九晚五工作制，到學校放暑假的時段，就連“知識就是力量”的想法，都不合時宜。這些謬誤讓整理變得更困難。
- 大多時候，我們寧可持續不斷用錯誤的生活來配合過時的舊制，而不去嘗試調整。這不但讓我們的腦負荷過大，也給生活帶來不少壓力，讓我們做起事來更沒條理。
- 我們得先質疑現有的制度。或許無法一下就推翻，但可以改變對既有限制的回應方式，進而巧妙避開，減低對我們的沖擊。以下是我們可以做的：
- 正視你生活中根深蒂固的變化，試著去想一下，怎么讓科技幫助你改善生活。
- 善用你能負擔得起的科技（像是網際網路、視訊會議），愈多愈好，讓你得以在家工作，至少一周有一、兩天。
- 和上司談談，能否調整你上下班的時間，避開尖峰時段。
- 若孩子還小，暑假期間不妨為他和鄰居小孩辦個暑期游樂營，再和其他家長輪流看管孩子。或者直接把小孩送去上暑期輔導課（不過，你的孩子可能會因此很氣你）。
- 考慮搬到離公司、學校、教堂、購物中心近一點的社區，節省長途開車的時間與資源。
- 別掉入“知識就是力量”的迷思。大方與別人分享你的知識，也請別人這么做。如此一來，每個人都能把事情做得更好。
- 和別人合作，最好是那些跟你不同的人，一起聯手對付棘手問題，集眾人之智找出解決辦法。
7. 你要克服的是真實的限制，而不是假想的限制。
8. 對自己全然誠實，但別預設立場。
9. 知道何時該忽視你的限制。
- 我們每個人都有獨特的限制，不論是生理還是心理方面，還是社會加諸在我們身上的桎梏。
- 要做好整理，最重要的是先全盤了解自己的限制與挑戰，知道他們從哪兒來？是真實的還是假象？帶給你怎么樣的影響？你能做些什么去回應？
- 限制大致可分為兩種：假想的和真實的。前者不一定真的存在。你必須認清兩者的差別，試圖克服一項根本不存在的限制，只是白白浪費時間和精力.
- 要判斷限制的真實，有幾項因素可供參考， 比如情境以及與你生活的相關性。但因為我們不善于客觀分析自己和周遭環境，所以可以試試三百六十度績效評估法，就是全方位拜托身邊的人幫你分析。
- 真實限制里，有的是我們可掌控的，有的是可減輕影響但無法全面克服的，有的則完全不在掌控。只要能弄清楚，就不用再浪費時間在徒勞無功的事情上。
- 要知道何時可忽視自己的限制。首先你可考量自己有哪些有利條件？例如你的技能專長與可用的資源，你也要評估可能的風險，若你忽略限制，最糟的情況會是什么？不管你的最終決定為何，別讓非理性的恐懼左右你，恐懼只是一種情緒，也是最該被忽視的限制。
- 認清自己的限制，并發展應對之道，這點非常重要。因為遇上突發狀況，壓力升高時，限制會變得比平常大。不過，只要防患于未然，危機爆發時，你就能更從容應對。
10. 在引擎發動前，清楚知道你要去哪里，又要怎么去。
11. 達成目標的方式不只一種，要懂得變通。
- 訂定明確的目標（加上行動計劃），之后所做的每件事情便有了可遵循的脈絡與意義。大多數人一碰到事情就埋頭苦干，沒空停下來審視自己在做什么，或為什么做。
- 有了明確的目標，你比較知道哪些一定該做，哪些不該做，哪些咨詢該留存腦中，哪些不用。這樣一來，你才能更有效率、更有條理。
- 目標一定要夠具體。目標愈明確，就愈容易達成，成效也更容易評量。
- 訂定具體目標前，問自己幾個問題：我究竟想要達成什么？為什么我非得完成不可？我不去做的話，會怎么樣？想要達成目標，我得采取哪些行動?
- 計劃再完美，若無法達成也是枉然。達成目標的方法不必局限，一旦原本的方法行不通，不必氣餒，要懂得變通，使用其他辦法。
- 在真正著手擬定行動計劃前，你得暫停冷靜一下，然后再重新評估是否有必要做，是不是該把計劃委托他人，還是尋求援助。
- 能否有效整理資訊與思緒，有個關鍵在于，我們能否成功喚起之前曾經做過的決策、實驗、以及學到的知識，這表示我們不必盲目重復之前做過的每一件事。
- 計劃愈大，你要做的決定相對愈多。然而糟糕的是，我們實在不善于做決定。所幸，我們可學些改善蹩腳決定的技巧，至少可做些彌補。
- 找個值得你信賴的人，告訴他你的決定，請他幫忙審視。這個人通常能幫你看出不合邏輯或偏頗的地方，或贊同你的決定，讓你更安心。
- 在心中試想各種選擇的可能結果。與各個決定“獨處”一陣子，觀想可能的結果，看看有什么感受。
- 做點研究，多搜集資料可幫助你做決定。但不要做過頭，太多資料反而讓你更難做出決定。
- 為潛在的決定列出可能的正反結果，并依重要性排序。
- 寫下贊成與反對某項潛在決定的所有理由，過個一、兩天回來看，逐項質疑這些假設的真實性。
12. 數據不用歸檔，靠搜尋就好。
- 整理術因人而異，因時代進步而有新需求。搜尋是全新整理概念的基礎。無須花費時間精力歸檔重要咨詢，日后也不用費事費心翻找。我們要做的，就只有搜尋。
- 同樣的查詢，在不同搜索引擎上，結果不一定一樣。
- 有許多簡單方法可讓google的搜尋結果更精確，學會這些技巧，能讓你省事省力找到所需的資料。
- 查詢字詞的字尾加不加s有很大區別，比如apples通常被google認為是查蘋果，而apple則被認為是在查蘋果公司。
- 對詞組加英文引號，可將詞組作為組合進行搜索
- 可用波浪線增加形容詞進行描述，例如"paris hotel"~affordable。注意波浪線前沒有空格。也可以把同義詞都列上，利用大寫的OR進行連接，例如"paris hotel" affordable OR cheap OR budget。后者更為精確。
- 用減號進行排除，如"digital camera"-Nikon。查詢的是出尼康外的其他品牌的數碼相機。
- 搜尋特定網站，如"電子書" site:pan.baidu.com，則只在百度網盤中搜索資源。
- 搜尋特定格式，如"整理術" filetype:pdf
13. 為有真正需要的東西才記進腦子里。
14. 將大體積的東西拆解成數個小單位。
15. 每周空出時間再次審視重要信息。
- 你我每天都在接收大量咨詢，然而值得記進腦中的，只有那些你真正需要的。要擺脫不必要的東西，首要之務就是要做好過濾。
- 過濾任何資料之前或是當下，得先確定你的目標。不論是一本書、一篇文章或部落格貼文，還是一長串的電子郵件，先快速瀏覽資料。接下來，利用你設定的目標將資料妥善分類，依照各段文字對你的用途，決定是否要忽略，或是儲存以備日后之需，還是要編碼成為記憶。此外，針對待儲存或待編碼的資料，你應該將它們依相關性分割成更小的段落。
- 知道資料對你的用途后，你才能妥善管理。一旦你知道日后打算怎么使用某分資料，就可以發展出一套故事或脈絡，讓資料的編碼更順利，也會更容易記住。
- 過濾資料前，如果還沒有目標，要做得好狠難，但還是做得到。重復和重讀資料的過程，旺旺會幫助你理清它對你的用途。
- 重復（重謄或重讀）也能幫助日后回想。每周挪出空檔重新審視過去一周收集的資料，像是會議筆記、電子郵件、加入書簽的網頁等等。當全身關注再次審視這些資料，你會更容易記住。等你需要用到某份資料時，回想的速度愈快，你就愈有組織，也能愈成功。
- 把大量資料或大型行動盡可能拆成小單位，你才不會覺得壓力過大。同時，這么做也能幫助你更容易記住。況且，分門別類之后，你更能看出各自的主題及型態，跟你的目標是如何呼應的，這會讓你更容易理解。
- 盡可能馬上開始聯系你發展處的過濾方法。當你遇上危機，得處理突如其來的大量資料時，會發現自己更能從容應付。
16. 世上沒有一套整理系統是十全十美的。
17. 盡可能使用你已熟知的工具。
- 何時適用紙張
- 紙張有助于腦力激蕩。若你的目標是要解決問題或相處一些電子，可以把想法寫在便利貼海報紙上，利用剪貼的方式重組資料，這有助于看出它們的模式，讓主題逐漸明朗。此外，用白板也可以。
- 若你想要編碼或完全吸收資訊，把文件列印出來，不要盯著電腦熒幕。因為從紙上通常會看到熒幕上沒發現的。
- 當你腦中有一大堆想法時，拿張紙寫下來吧！這有助于宣泄，也能凈空你的腦袋。
- 除非你確定使用電子文件真的比紙本更有效率。像財務資料就是最好的例子，使用電子版的財務資料其實比紙本麻煩。
- 法律文件要妥善收藏。但要記得寫郵件到自己id信箱，提醒自己存放文件的位置，并隨信附上哪些文件的PDF檔案。此外，記得將那些必須知道文件存放位置和保留備份檔案的親友列為副本收件人，一并寄送。
- 隨身帶個小記事本。想要寫東西卻不方便用電腦或手機時，記事本相當好用。
- 何時適用電子工具
- 大量且雜亂無章的資料，以及想要跟他人分享的資訊，建議采用電子工具來儲存，紙張并不合適。這樣一來，你不但能用更多方式加以存取，也比較不會找不到。此外，這讓你的資料更容易分享，也更易搜尋。
- 盡管重要和機密的文件必須保留紙本（像遺囑、合約等），還是得做電子備份，以防原始紙本遺失或毀損。同時，有了電子檔案，更方便搜尋。
- 試著將重要文件放到云端上，就不用擔心日后因為儲存工具遭淘汰，再也無法存取。
- 盡可能利用留言轉成文字、再寄送電郵的服務。這樣一來，你不用再花時間聽取留言并抄寫。有了這項服務，所有留言變成可搜尋的文字，也更容易分享出去。
18. 在你的電子數據添加關鍵詞詞，讓你日后更容易找到。
- 盡可能使用你已經熟悉的工具，若非必要，不需花時間和金錢改用全新工具。
19. 事前做注記，有助之后的情境轉換。
20. 將情境相似的工作安排在一起。
- 當你前一刻還在某個情境，或正專注于某件工作或資訊，下一刻去做另一件不相關的事情，你等于經歷一場情境轉換。
- 在你轉換情境時，你的腦必須把目前留在短期記憶里的東西移到長期記憶。挪出空間給新資訊，然而，有些資訊就在這個過程中流失了。
- 情境轉換愈頻繁，以及一個情境間的關聯性愈低，你的腦就會愈辛苦。
- 你無法避免情境轉換，但你卻能夠降低他們的影響，例如:
- 替自己記下注記，供日后轉換情境參考，會讓轉換過程更順利。
- 把情境相仿的工作或會議安排在前后進行.
- 認清哪些人事物讓你分心，并造成不必要且頻繁的情境轉換，然后，才能減少轉換的影響。
- 休息時才查看電子，不要不時就檢查，那會一再打斷你的思緒。
- 當你需要專注時，將電話關掉。同時隱藏來電顯示的熒幕，這樣你才不會好奇是誰打來，為了什么事情？這本身就是一相親，情境轉換。
- 若你在開放式辦公隔間里工，遇上截止期限壓力時，不妨掛上請勿打擾的牌子，帶副耳塞，盡可能隔絕周遭的嘈雜聲。同時，背對隔間出入口而坐，免得一在有人經過而分心。
- 每個上班日空出一段時間給自己，就算只有十到十五分鐘也好，在你共享的工作行事歷里，將這段時間封鎖起來，不許別人占用。
- 召開每一場會議前，先質疑它的必要性。確定會議有清楚的目標，并確保每位與會者也都知道會議目標，提前發放相關背景資訊，方便大家轉換情境。
