產(chǎn)品經(jīng)理是個(gè)路由器,溝通時(shí)間占工作時(shí)間的比例很大,產(chǎn)品經(jīng)理如何利用溝通工具完成有效溝通、提升溝通效率,是今天要討論的話題。
我以前有個(gè)剛工作不長(zhǎng)時(shí)間的需求同事小路,不愛(ài)說(shuō)話,和研發(fā)同事討論需求用飛信,啪啪的打字效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上直接用語(yǔ)音來(lái)得快.
最關(guān)鍵是和他溝通的研發(fā)同事就坐在旁邊的幾米處,能幾分鐘說(shuō)明白的事情,兩個(gè)人用飛信聊上半個(gè)小時(shí)才能聊清楚,這種情境下,用文字溝通不但效率低,還可能會(huì)影響溝通質(zhì)量。
他們之所以喜歡用這種溝通方式,可能有兩個(gè)原因,一個(gè)是性格都太內(nèi)向,不愛(ài)說(shuō)話,另外一個(gè)原因就是喜歡用啪啪打字的方式營(yíng)造一種努力工作的表象。讓自己的主管可以看到自己在非常努力的工作。
作為一個(gè)需求人員或產(chǎn)品經(jīng)理可能用到的溝通工具有電話、郵件、即時(shí)通訊工具(比如微信)、會(huì)議、私聊等。不同的溝通工具使用的溝通場(chǎng)景不一樣,所以一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理應(yīng)該學(xué)會(huì)正確、有效的使用溝通工具。
1、電話
電話溝通的場(chǎng)景:時(shí)效性要求高,希望馬上得到溝通結(jié)果;短時(shí)間溝通,一般不超過(guò)15分鐘。
比如作為需求人員在現(xiàn)場(chǎng)和用戶溝通需求,如果用戶提出了很多不合理的需求,可能會(huì)影響研發(fā)進(jìn)度,這個(gè)時(shí)候你需要第一時(shí)間和產(chǎn)品經(jīng)理通過(guò)電話說(shuō)明大概的情況,詳細(xì)的見(jiàn)面在聊。
比如你發(fā)了一個(gè)會(huì)議通知或者非常重要的郵件給大家,需要大家必須回復(fù)郵件或者必須參會(huì),則需要跟一個(gè)電話,確保通知到每個(gè)人。
2、微信
現(xiàn)在微信的溝通功能很多已覆蓋了電話,是不是微信可以取代電話?目前來(lái)看還不行,微信還是有流量的費(fèi)用,你不確定對(duì)方是否喜歡通過(guò)微信電話的方式溝通,另外不太熟悉的人之間甚用微信。
我們團(tuán)隊(duì)微信電話用的比較多,需求在現(xiàn)場(chǎng),研發(fā)在公司,一些需求或者方案的討論就用微信語(yǔ)音的方式來(lái)完成,效果非常好。
另外微信還有一個(gè)發(fā)語(yǔ)音的功能要慎用,因?yàn)椴惶_定對(duì)方是否方便聽(tīng)語(yǔ)音,另外語(yǔ)音對(duì)聽(tīng)的人而言獲取信息的效率會(huì)比較低,不如直接看文字快。如果內(nèi)容很多就改用電話或者微信電話溝通,只有一種情況可以發(fā)語(yǔ)音,對(duì)方發(fā)語(yǔ)音給你,你在方便的情況下可以發(fā)語(yǔ)音給對(duì)方。
微信還有一個(gè)用處就是組建項(xiàng)目群,開(kāi)會(huì)通知、問(wèn)題廣播、快速的文件共享都可通過(guò)微信來(lái)完成
微信雖然是即時(shí)通訊工具,但實(shí)際上并不是真的如電話一樣實(shí)時(shí),主要的應(yīng)用場(chǎng)景如下:熟人間的問(wèn)題討論,時(shí)間可長(zhǎng),可短,可以用微信組建項(xiàng)目群,但需要慎用發(fā)語(yǔ)音的功能。
3、郵件
郵件的主要作用是用來(lái)做非實(shí)時(shí)的溝通。
比如在做需求評(píng)審前,需要發(fā)一個(gè)會(huì)議通知給相關(guān)人員,同時(shí)帶上需求說(shuō)明書和原型的附件。需求評(píng)審?fù)瓿珊笠残枰獙⒃u(píng)審的結(jié)果形成會(huì)議紀(jì)要,通過(guò)郵件的形式發(fā)給相關(guān)人員。
郵件的特點(diǎn)就是知會(huì),建議發(fā)郵件時(shí)根據(jù)郵件的重要性在郵件標(biāo)題上加上特殊標(biāo)記,以引起收件人的注意,而且寫郵件時(shí)要注意在正文中把關(guān)鍵的文字突出展示,特別是涉及到針對(duì)某個(gè)人的事情,一定要高亮顯示。
目前針對(duì)比較重要的郵件一般都會(huì)發(fā)完郵件后再跟一個(gè)微信通知或電話通知,這樣才能保證信息到達(dá)。
郵件還有兩個(gè)比較重要的功能抄送和暗送要學(xué)會(huì)使用,哪些人是主送,哪些人是抄送,一定要搞清楚,主送的人是要重點(diǎn)關(guān)注,甚至要對(duì)郵件進(jìn)行回復(fù),抄送的人只是知會(huì)。
暗送這個(gè)小功能有一些使用的場(chǎng)景,但要慎用,如果你把一個(gè)投訴團(tuán)隊(duì)成員的郵件暗送給領(lǐng)導(dǎo),看起來(lái)是給了團(tuán)隊(duì)成員面子,但是領(lǐng)導(dǎo)如果在不知情的情況下回了郵件,就比較麻煩了。
4、會(huì)議
會(huì)議是針對(duì)細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行討論的溝通方式,主持會(huì)議的人要對(duì)開(kāi)會(huì)議程和開(kāi)會(huì)時(shí)間進(jìn)行控制。
常見(jiàn)的的會(huì)如需求/方案評(píng)審會(huì)、每日站立會(huì)議、產(chǎn)品周例會(huì),開(kāi)會(huì)時(shí)要指定一個(gè)人做會(huì)議紀(jì)要(每日站立會(huì)議一般不需要),會(huì)后將重要的結(jié)論形成會(huì)議紀(jì)要發(fā)郵件給大家。
現(xiàn)在越來(lái)越多的遠(yuǎn)程協(xié)作,這個(gè)時(shí)候做需求評(píng)審可以通過(guò)遠(yuǎn)程桌面的方式進(jìn)行溝通,再配合類似微信這樣的即時(shí)通訊工具,溝通效果會(huì)更好。