前面跟大家討論了時(shí)間管理利器之晨間日記、以終為始,今天想分享具體操作方法的——番茄工作法,該方法由弗朗西斯科·西里洛在1992年創(chuàng)立。
這個(gè)方法說(shuō)起來(lái)挺簡(jiǎn)單的,但確實(shí)很實(shí)用,對(duì)于注意力不容易集中,工作兩分鐘就想刷下手機(jī)的朋友,應(yīng)該效果更好。我用了快一年了,以前要大半天才能完成的工作,現(xiàn)在2個(gè)番茄鐘就搞定了,真是顆很美味的好番茄哦!今天想跟大家分享番茄鐘的構(gòu)成、防打斷方法,記錄與分析,通過(guò)學(xué)習(xí)練習(xí),我們是可以提升工作效率,充分利用上班時(shí)間完成工作,避免不必要的加班的。
什么是番茄工作法?
就是把時(shí)間切分為固定時(shí)段,25分鐘工作+5分鐘休息,循環(huán)進(jìn)行,循環(huán)4次后,可以有一個(gè)15-30分鐘比較長(zhǎng)的休息時(shí)段。下圖是我做的思維導(dǎo)圖,可以直觀的了解番茄工作法的要點(diǎn)。本文主要討論框中的“一個(gè)番茄的構(gòu)成”、“估測(cè)與分析”。
聽(tīng)起來(lái)這么簡(jiǎn)單的工作方式,為什么會(huì)有神奇的效果呢?
番茄工作法的基本原則,是讓工作時(shí)間保持連續(xù)性,在這連續(xù)的25分鐘時(shí)間里,保持注意力集中,這樣注意力集中的狀態(tài),能有效的提高工作效率,減少外界和內(nèi)在干擾。我們很多時(shí)候覺(jué)得時(shí)間不夠用,卻又時(shí)常在手機(jī)、微信上浪費(fèi)大量的時(shí)間而不自知(據(jù)統(tǒng)計(jì),每天手機(jī)上網(wǎng)時(shí)長(zhǎng)大于6小時(shí)的社交用戶,多達(dá)22.8%,3小時(shí)以上的,達(dá)40.6%)。番茄工作法就是運(yùn)用簡(jiǎn)單工具(番茄鐘)和方法,提高工作效率。
一、番茄不可切割
番茄工作法的核心是25分鐘的專注不被打擾的工作時(shí)間,也就是說(shuō)這個(gè)25分鐘的“番茄”是“不可切割”的!也即25分鐘“不被打擾”,這是個(gè)比較難的目標(biāo),在工作時(shí),難免會(huì)被各種事情影響,如何避免被打擾呢?
這里所說(shuō)的“打擾”,其實(shí)有兩種,一種是內(nèi)因,就是自己突然想起一件什么事情,或者覺(jué)得不舒服、餓了之類的;另一種是外因,就是被領(lǐng)導(dǎo)、同事、電話、微信等打斷番茄鐘。我們就分別這兩種情況來(lái)尋求解決方法:
1、內(nèi)因打斷:
(1)緊急的事——作廢番茄鐘
如果自己想起什么事情,是非常緊急的,那就中斷番茄鐘(這個(gè)“番茄”就算作廢了),去做緊急的事;
(2)非緊急事件——記錄,番茄鐘結(jié)束后再排程
如果不是必須馬上做的事,就記錄下來(lái),寫上需要做的事情,番茄鐘完了以后來(lái)安排這件事的具體時(shí)間,根據(jù)情況,是修改當(dāng)天的工作計(jì)劃,還是安排到后面的計(jì)劃中。比如,我在1030寫報(bào)告時(shí),臨時(shí)想起要訂機(jī)票,就記錄在計(jì)劃表上,待這個(gè)番茄鐘完成后,再放到另一個(gè)番茄鐘里去完成。
2、外部打斷:
(1)處理——分緊急、不緊急
外部打斷,也分緊急與不緊急,緊急的——作廢番茄鐘來(lái)處理;不緊急的——延后處理。
(2)處理——溝通技巧
看起來(lái)處理方式與內(nèi)部打斷差不多,其實(shí)有很大的不同,因?yàn)橐c其他人發(fā)生作用:與人溝通。不同的外部打擾,需要不同的技巧來(lái)處理:
A、電話
一般電話可以靜音、留言,如果有重要電話不能漏接,可以設(shè)置白名單;
B、微信、短信
微信、短信一般對(duì)即時(shí)性要求要低一點(diǎn),為避免打擾,更重要的是避免自己刷手機(jī),建議把手機(jī)調(diào)到“超級(jí)省電”模式,這樣如果要玩手機(jī),必須退出這種模式,對(duì)于自己是個(gè)很好的提醒,我用了“超級(jí)省電”模式后,刷手機(jī)的時(shí)間就大幅減少了。電腦上的各種聊天工具,最好也關(guān)閉,如果因?yàn)楣ぷ髟虿荒荜P(guān)閉,消息多的群建議屏蔽,只保留工作必須的群。等到5分鐘休息時(shí)間再看看有沒(méi)有什么事,相信我,這樣也不會(huì)錯(cuò)過(guò)什么重要事情的。
C、同事的打斷
如果一個(gè)大活人來(lái)找你,估計(jì)也沒(méi)法屏蔽了,怎么辦呢?還是問(wèn)清楚事情,分辨重要性,然后再看是中斷,還是拖延——跟同事說(shuō)現(xiàn)在有事,過(guò)十分鐘去找他溝通。讓同事們逐漸習(xí)慣你的“番茄鐘”,除了口頭溝通外,我比較喜歡用的方法,是戴上耳塞,不是那種小的,而是這種可以包住耳朵的大耳罩,戴上它,本身有較好的隔音效果,減少外部干擾,還很明顯的表明你跟外界處于暫時(shí)隔離的狀態(tài),同事看到耳罩和正在運(yùn)行的番茄鐘,就知道你在“吃番茄”,也就不會(huì)為小事來(lái)打擾你了。
二、番茄鐘的階段與記錄反饋
1、階段
番茄工作法一般以一天為一個(gè)周期,具體可分為以下幾個(gè)階段。
第一個(gè)階段—計(jì)劃,就是列任務(wù)清單,分析自己當(dāng)天的工作內(nèi)容,預(yù)估各項(xiàng)工作所需的番茄時(shí)間,并進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序,做出當(dāng)天的工作計(jì)劃表。
第二個(gè)階段—追蹤,是在開(kāi)啟番茄鐘后,追蹤當(dāng)天的工作,留下原始數(shù)據(jù);
第三個(gè)階段—記錄,把所有完成、未能完成的番茄鐘都記錄下來(lái),包括被打斷的原因、未能按計(jì)劃完成的工作等;
第四個(gè)階段—分析實(shí)際偏差,這是一天工作結(jié)束時(shí),把實(shí)際的工作情況,與計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析,找出差異原因,是外部干擾太多?還是心里有事,老是掛著無(wú)法專注?還是計(jì)劃的時(shí)間過(guò)短,工作量估計(jì)不足?
2、記錄、分析與改進(jìn)
下表就是對(duì)番茄鐘的記錄與分析,并且提出了改進(jìn)方法,如此反復(fù)的吃番茄、記錄、分析、改進(jìn),相信不需要多久,你的工作計(jì)劃表就會(huì)少有意外事項(xiàng),偏差大減,工作效率飆升哦!
好了,我們來(lái)總結(jié)一下,番茄鐘是“25分鐘工作+5分鐘休息”的工作方法,重點(diǎn)是25分鐘不被打擾的集中精力工作,為此,我們專門討論了如何防打擾;而改進(jìn)你的工作計(jì)劃表,通過(guò)不斷的“計(jì)劃—記錄—偏差分析—改進(jìn)”,找到工作中影響計(jì)劃的因素,加以調(diào)整,可以優(yōu)化工作流程,最終達(dá)到合理計(jì)劃,穩(wěn)步完成,高效少偏差的工作狀態(tài),提高工作效率。
讓我們用番茄鐘,將更多的時(shí)間還給自己,做有意思的事,不再刷手機(jī)浪費(fèi)時(shí)間!