前兩天部門開會，每個人匯報下各自負責的工作的進展情況。我發現好幾位同事匯報時不是匯報完成了哪些，下一步計劃是啥，而是問與會人員，這項任務是啥意思。換句話說，壓根都不記得還有這項任務。
出現上述的反應我很能理解，目前部門的狀況是活多人少，每個人都忙著處理手頭即將到期的任務，對領導剛分配的，截至時間未明確或者還在N個月以后的任務已經無暇顧及。人又是健忘的動物，幾天過去，自然就不知道這項任務的前因后果。
活多人少，這是現實，但是這不能作為理由。忘記工作內容，更多的是反應出我們態度問題。態度不端正，自然領導也會另眼相看。
如何正確處理上級交代的每項工作任務呢？在這里從接收任務到任務完成和大家交流下我的想法。
通常情況下，上級分配的任務一般描述比較簡單，如編制XXX分析報告、完成XXX方案等。至于完成時間，良心領導可能會要求一個月乃至更長時間把方案提交上來。愛拖延的我們基本不會馬上著手處理。兩三個星期后，我們想做這件事情時，突然發現不知道這事情是怎么來的，報告需要包含哪些信息，而且截至時間馬上就要到了。抓狂~~~~
出現這種原因，很大原因是我們沒有及時識別這項任務，即花時間去了解這項任務的背景，以及任務完成的目標及截至時間等。
2W1H分析法
識別任務有很多種方法，這里介紹下簡單的2W1H分析法。
2W1H，是三個英文單詞的首字母，翻譯成中文就是"是什么”、“為什么”和"如何做"。
我們接手任何任務，都可以使用2W1H分析法，多問是什么、為什么、如何做，從而對任務有了深刻的理解。
如果是個復雜或者重要的任務，分析完成后，建議和上級領導溝通下， 把自己的分析過程或者思路做個簡單匯報，避免與上級領導期望存在差距。
此外，最重要的一件事，僅說一遍，一定要把分析過程和結果記錄到筆記本或者APP上，好記性不如爛筆頭。
SMART原則
采用2W1H分析法，我們能對任務有個清晰的認識，為后續任務高質量完成奠定了基礎。那么是否已經具備落實的條件了呢？
回答是NO。
我們找到了任務目標，但是并沒有考慮目標是不是符合SMART原則。只有符合SMART原則的目標才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現。
任務分解
在專注狀態下工作效率最高，大家都希望擁有大量的整塊時間。但是在目前的工作條件下，每個人手頭都有大量的任務，數不完的會議需要參加，領導還時不時的安排個緊急任務，擁有大量整塊時間是最奢侈的要求。
但是這不是我們無法完成任務的理由。
我們應該學會分解任務，把大的任務分解得足夠細，最底層的任務活動可直接分派到個人去完成，每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。同時標注完成任務所需要的條件，如可以在休息時間處理、必須在專注狀態下等等。
只有將任務分解得足夠細，我們才能心里有數，才能有條不紊地工作，才能統籌安排時間表。
任務處理
上面做了這么多工作，最終目標就是把任務處理好。通常情況下我們同時負責多項任務，而每項任務我們又分解了N項子任務，如果完全靠大腦進行管理，不現實也容易出現遺漏。這時我們必須要借助時間管理或者計劃管理工具，把一項項工作進行集中管理，統籌安排時間進行處理。如果集中注意力比較困難，我們還可以借助番茄鐘。
任務復盤
任務完成后，我們一定要進行復盤，分析成功或失敗的原因，并通過假設的推演，找到不同的方法和可能性，進一步提升自己的能力水平。
世上無難事，在具備扎實的知識基礎上，靈活運用一些工具、方法，勢必做起事情來得心應手，而且又能保持充沛的體力。
