原文載《浙江檔案》1992年第9期第44-46頁，圖片除署名外均來源于網絡
在美國，總統是國家的元首，是聯邦政府的首腦。總統形成的檔案文件當然是具有重要意義的。可是，在一個相當長的時期內卻沒有得到應有的重視，對總統的檔案文件沒有統一的歸檔管理辦法。從美國首任總統喬治·華盛頓起，就帶頭未向聯邦政府移交自己在公務活動中形成的檔案文件，從而造成了以后歷屆總統檔案文件的散失和遭受損壞。但是，華盛頓本人對自己形成的檔案文件是非常重視的。
18世紀50年代，年輕的華盛頓決定到英國軍隊里去做事，1753年就任弗吉尼亞州志愿兵少校。他在參加對法軍和印第安人的戰爭中，立了功，晉升為上校，卻沒有能夠在英國軍隊中獲得什么地位。這段指揮作戰的經歷，使他能在十余年后的美國獨立戰爭中去指揮抗擊英軍。他作為大陸軍隊的總司令，長達8年之久，他獲得了極高的榮譽。接著，戰爭結束了。1783年，華盛頓辭去總司令的職務，又成為芒特弗農的普通公民，而他所獲得的崇高聲譽是永世不衰的。
頗有遠見的華盛頓清楚地意識到，他在工作中形成的檔案文件，對于歷史研究，對于子孫后代都是具有重要意義的。在獨立戰爭中，他遠離家鄉轉戰各地。他的堂兄倫德·華盛頓一直負責為他照管原籍芒特弗農的各項事務。1775年8月20日，他在給倫德的信中寫道：“我簡直不能想象，鄧莫爾伯爵的行動會如此遲緩，而沒有去我的家鄉抓住我的夫人以進行報復。……如果有這方面的跡象，我請求你設法把她和我的檔案文件護送到亞歷山德里山亞或其他的安全地點。”在危急的時刻，把檔案文件看得與自己的妻子同等重要，這是難能可貴的。
這里所說的檔案文件，都是他離開芒特弗農去指揮獨立戰爭之前形成并保存下來的。主要包括兩部分：一部分是他在農場、貿易和土地經營等方面活動中形成的。這是他自己生存歷史的詳細記錄。他寫的日記，記錄了每天誰來誰往，記錄了芒特弗農逐日的天氣。他每年都記錄下來在什么時候，在什么地方，種植何種作物，怎樣耕作，怎樣進行田間管理，怎樣收獲，如何組織安排的。
他精心制作的會計帳簿，詳細記載了他自己和夫人、兩個孩子的對外往來帳目。在與英國商人往來的訂貨單上，經常列有成百上千的項目，有時是他自己寫下的，有時是重抄上的，然后又記在帳簿上。還有關于奴隸的、購買圖書、雜物的清單。檔案文件的內容還涉及磨粉作坊、養魚塘、紡織作坊，這些都是他經營活動的分類帳目。另一部分，是他在對法國和印第安人戰爭中，作為弗吉尼亞志愿兵指揮員時的大量書信集。上述這兩部分檔案文件終于沒有被英軍掠去。華盛頓的總管家堂兄還是盡職盡責，協助華盛頓夫人把它們安全轉移了。
就在華盛頓為自己家鄉弗吉尼亞的檔案文件的安全焦慮不安時，他也開始考慮如何管理和保存自己任總司令期間迅速增多的各種文件了。1776年7月，華盛頓預料豪伯爵會襲擊紐約，就把涉及波士頓戰役的有關文件從紐約運送到費城的國會以求安全保管。他很快發現，自己和參謀部需要經常查閱這些文件，又不得不命令將它們運回來。此后，直到1781年，他的習慣做法是命令警衛人員將全部檔案文件帶在身邊，隨他轉戰各地，以便于隨時隨地查閱利用。
1781年，他認為自己的軍事文件仍然處于零亂狀態，不能達到隨時可供利用的程度。這年4月4日，他從位于紐約的紐堡的總司令部寫信給國會主席，要求加強保管這些珍貴文件，希望配備專門人員來幫助整理和復制這些文件。國會迅速予以批準。華盛頓于1781年5月25日任命紐約律師理查德·瓦利克來主管此事，同時委任了3位秘書。他們要按照華盛頓的指示，將文件進行分類、登記、排列和裝訂，包括他的全部命令、指示和信件。這些都要進行謄錄，制出副本，包括華盛頓指揮戰爭的會議記錄，但不謄錄別人寫給他的信件。
這項工作花費了兩年時間。在華盛頓的嚴格督促下，任務順利完成。檔案整理得統一、美觀，副本書寫間隔相同，字跡清晰工整，索引完備齊全，便于查閱。瓦利克還必須向華盛頓總司令送回檔案文件的原件，并正確進行摘要和科學的整理，這些原始文件和副本通通屬于華盛頓本人。但是，他在1782年曾經宣稱：“這些檔案文件是掌握在我手中的神圣不可侵犯的公共財富。”
華盛頓一直與瓦利克保持著密切的聯系，瓦利克經常寫信匯報工作進展情況。這項工作進行了兩年多之后，即1783年8月，瓦利克和他的3個秘書已將當時所有的文件制成副本，共有28冊：給國會的信件6冊；給他的官兵的命令與信件14冊；給地方官員的信件4冊；給外國人士的信件1冊；戰事會議記錄2冊；他個人的私人信件1冊。瓦利克完成任務之后，于1783年12月返回自己的律師事務所。而華盛頓也離開紐約轉赴費城、安納波利斯和芒特弗農等地，同時將全部檔案文件及一些圖書資料運回自己的家中。
在回到芒特弗農之后，大約在1786年，他開始審閱自己22-26歲時形成的檔案文件，即從1754年末到1758年結束他作為上校統領弗吉尼亞志愿兵對法國和印第安人作戰期間形成的命令、報告和信件。這些本來已謄錄了副本，這次重新審閱發現了許多缺點：不易理解的結構，語法錯誤和拼寫錯誤等。這位革命英雄就來修改青年時代所寫的材料。及至后來，在他離開總統崗位之后，他又一次審閱那些材料，而且繼續進行刪節、增補和替換，修改完畢之后，他再請人重新制作副本。作為原始歷史記錄的檔案文件，有些就這樣被華盛頓本人加以修改增刪了。不論他的動機是什么，他對原來文件上的詞句進行修改，有時就會造成原意的變化，或者改變了原來強調的重點，改變了原來的語氣。這樣也給后來他的文件、信件匯集的編纂者和利用這些材料的歷史學家帶來一定的麻煩。
其實，華盛頓早期形成的檔案文件可能顯示出他在某些方面的年幼無知和天真無邪，也許會降低那些遺產的價值，但卻使后來的子子孫孫看到，他們的國父離自己如此的近。早期文件中的缺點，無損于華盛頓作為軍事指揮家、作為首任總統的光輝形象。
華盛頓對自己所形成的檔案文件是相當重視的。但在獨立戰爭之前，他僅僅是把自己寫的涉及經商和軍事方面的信件進行復制，并保存別人寫給自己的信件。到1784年，即他從軍隊回到芒特弗農之后不久，他聘請了一位私人秘書，為他保管所有的信件和文件材料。其結果是，戰后年代絕大部分的個人來往信件得以完好地保存下來。
1797年，華盛頓總統任期已滿，他將離開總統崗位。他指示秘書們將新總統到職后所需要的文件留下，其他絕大部分檔案文件都裝箱運回自己的家鄉，秘密地保藏在自己的莊園里。這就開創了一個先例，一個不妥當的先例。華盛頓之后的每位總統都效仿他的做法，在離任時帶走全部檔案文件，而按其遺囑可以出售、轉送和銷毀。
在一生中最后的兩年里，華盛頓經常考慮他的數量浩繁的軍事、行政和私人的文件，當然包括總統任期內的文件。他曾談到過要在家鄉修建一所房子，專門供安全存貯這些檔案文件。這個愿望沒能實現。在1799年12月4日彌留之際，他仍然念念不忘自己的檔案文件。他的秘書托拜厄斯·科爾加回憶說：“我回到他的床前握住他的手。他對我說：‘我感覺我要走了。我的呼吸很困難，不能持久。我從一開始就相信，這次的病是致命的。請你務必將我全部的檔案文件、信件整理出來，還要整理我的帳簿和圖書。你比誰都熟悉它們。’”6小時后，華盛頓離開了人世。
華盛頓為其后代保存起來的檔案文件后來怎么樣了？以后發生了什么事？由于他將那些檔案文件視為私人財富，沒有向聯邦政府移交，由于沒有建立專門的機構加以妥善保管，有許多文件逐漸散失了。只是由于許多歷史學家的重視和呼吁，從他逝世到1904年，其大部分檔案文件已通過各種方式存在美國國會圖書館。這些情況在1964年多蘿西·伊頓編輯出版的《喬治·華盛頓文件索引》一書中，已有權威性的說明。
更好地利用和保存這些檔案文件的方式之一是編纂文件匯集。華盛頓文集不同版本的連續出現，受到歷史學家和華盛頓的崇拜者的熱烈歡迎。在19世紀30年代，美國文獻編纂工作的先驅斯帕克斯就開始匯編華盛頓文集，一直到20世紀30年代有約翰·菲茨帕特克編纂的文集。20世紀60年代末，在一大批歷史學家的敦促下，弗吉尼亞州大學決定發起編輯一套現代版的華盛頓文集。同時進行編輯的還有杰斐遜、漢密爾頓、亞當斯、麥迪遜、富蘭克林等人的文集。這項工作得到全國歷史出版物和文件委員會的大力支持。1969年在主編唐納德·杰克遜、副主編多蘿西·圖伊格的指導下，在夏洛茨維爾成立了編輯部辦事機構。開始主要是繼續尋找華盛頓的文件和信件，并收集他的手稿照相副本，進行編目，結果成績相當不錯。他們從國家檔案館和國會圖書館，以及馬薩諸塞州和賓夕法尼亞州的歷史協會，找到了成百件的手稿。他們還從國內300多個單位，國外70處查閱出10萬件材料。此后每月總有五、六次從一些手稿擁有者，特別是一些手稿收藏家和書商那里，寄來華盛頓文件的副本，其中一次竟然有一件從來未被人知的信件手稿。這項工作得到了廣大民眾的支持。
從1976年到1979年，夏洛茨維爾出版了帶有詳細注釋的6卷版的《喬治·華盛頓日記》。1981年又出版了《總統議事錄：1793-1797》。這兩套書對編輯《喬治·華盛頓文集》的準備工作大有裨益。因為華盛頓對外聯系廣泛，擁有數量極其龐大的來往信件，對其進行研究、編輯、出版，顯然是一項艱巨的任務。有了上述兩套書就可以順利地查找出一些人名和事件的有關情況。
大家知道，華盛頓的一生可以劃分為幾個不同的階段，從事著不同的工作，如莊園主、志愿兵上校、革命軍總司令、制憲會議主席、首任總統等。他所形成的檔案文件，也同樣分別屬于這些不同的階段。編輯部決定，為了滿足不同的需要和興趣的讀者，將《文集》分為以下不同的文件系列進行編輯出版。第一，《殖民地文件系列》，18卷。第二，《革命戰爭文件系列》，3卷。第三，《邦聯政府文件系列》(1783-1788)，2卷。第四，《總統文件系列》，3卷。《文集》的每卷都附有索引，每一《文件系列》都有累積索引，檢索非常方便。
喬治·華盛頓一貫重視收集、保管和整理自己在各項工作中形成的檔案文件、來往信件、日記等，這是應當予以肯定的。這在他生活的那個時代也是難能可貴的。但他沒有注意保持這些歷史真跡的原貌，他曾多次謹慎地潤飾年輕時所寫下的文件和信件。這種心血來潮的任性確實給后來的檔案學家和歷史學家帶來不少的麻煩，要花費許多時間和精力去校對，去考證，去加以注釋說明。
那時，根據英國的傳統，一般的慣例是，公務人員在工作中形成的檔案文件屬于他們的私人財產。華盛頓也把全部檔案文件運回芒特弗農自己的莊園。這就開創了先例，從而造成以后歷任總統形成的檔案文件大量散失和損毀的嚴重后果。直到19世紀末，國會圖書館增設手稿部，才開始廣泛征集歷任總統的文件和手稿。這種狀況才有所改善。從羅斯福倡導創建總統圖書館以后，特別是1955年國會通過了《總統圖書館法》，明確規定總統的檔案文件必須移交給國家檔案館，待該總統圖書館建成后再運回集中保管。這樣，總統檔案文件的歸屬問題終于解決。
華盛頓檔案文件的收集保管、歸屬私人所有、大量散失、重新征集、編輯出版的全過程，不僅為美國檔案工作，而且也為檔案學家和歷史學家提供了寶貴的經驗教訓。
參考文獻：
1. 唐汝信：美國總統圖書館的誕生，《天津檔案》1991年第3期。
2. W. W. Abbot: “An Uncommon Awareness of Self: The Papers of George Washington”, 載于Prologue Quarterly of the National Archives Vol. 21, No.1
3. 黃紹湘：《美國通史簡編》，人民出版社，1979年第1版。
