本文節選自《卓有成效的管理者》第三章我能貢獻什么之有效的會議

I：工作中，日常會議耗費的時間相對都是比較多的，為了使時間利用更加有效，對會議進行管理是十分有必要的。在會議開始時，應該明確會議的目的；會議進行過程中，應該多激勵每一位參會的同事進行發言，避免其中的一位或幾位員工滔滔不絕；在會議結束的時候，應該回到會議開始時介紹的主題，對其進行歸納和總結，并聲明本次會議的成果。

A1：現在組里每周在周一下午4：00開始都會有周會，其實會議的主題是很明確的，大家都知道主要是簡要匯報上周的工作。但常常發生的情況是：如果比較關注某幾位員工，對他的工作就會想了解的更加多一點，進行的互動也是比較多，在這個時候，其他員工只能傾聽，而對不那么關注的員工，則會簡要略過，在挨個陳述之后，會議自然就結束了。

A2:在以后的每周周一下午四點的周會時，首先，會議的主題大家都知道，因此不用再特別闡明；其次，會議過程中，給每個員工匯報的時間大概為10分鐘，點評他們上周的工作和下周大致工作安排5分鐘，即在每個員工身上的時間平均花費時間15分鐘；最后，員工挨個闡述完畢和點評完畢之后，跟大家再次明確上周組里主要做的不好的點及需要改進的地方，以及下周大家的工作重點，詢問大家是否還有問題需要問詢。保證會議的時間利用效率。