我是寫材料的，但是今天想聊聊報(bào)材料的事。
前段時(shí)間組織成果評(píng)審會(huì)。參會(huì)的都是橫向的兄弟行業(yè)單位，我們是牽頭單位。
會(huì)后，按上級(jí)組織要求，一周之內(nèi)各家要向上級(jí)報(bào)送一套相關(guān)材料，由牽頭單位負(fù)責(zé)收齊，一起報(bào)送。
重要事情講三遍。通知里、會(huì)議結(jié)束總結(jié)時(shí)、會(huì)務(wù)手冊(cè)里都強(qiáng)調(diào)了這件事。而且在會(huì)務(wù)手冊(cè)里第一頁特意加上了上報(bào)材料的時(shí)間要求和寄送地址、聯(lián)系人信息。
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接收材料過程中，有這樣值得學(xué)習(xí)的：
有一家單位，在報(bào)送材料前，會(huì)和你聯(lián)系，對(duì)需要報(bào)送的材料和要求一一確認(rèn)，全程不啰嗦、無廢話，那叫一個(gè)干練。
有一家單位，報(bào)上來的材料分類建好文件夾，打開之后清晰、清爽，心里那叫一個(gè)舒服。
有一家單位，會(huì)后第二天就把電子文檔發(fā)來，隨后紙質(zhì)版發(fā)了快遞，那叫一個(gè)神速。
有一家單位，寄發(fā)資料前告知你，預(yù)計(jì)到了之后，通過電話和你確認(rèn)，那叫一個(gè)靠譜。
有一家單位，隨同電子文檔，還會(huì)寫上幾句致謝的話，那叫一個(gè)感動(dòng)。
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同時(shí)，也有這樣拖后腿的：
1. 沒聽懂要求。要求各家全部都報(bào)，但是有的單位自以為是優(yōu)秀的才報(bào)，把自己主動(dòng)劃到了不優(yōu)秀行列。
2. 沒當(dāng)回事兒。有的單位不想上報(bào)，也就是退出。但是決定退出后，這件事情在他們那里就算了結(jié)了，要等你電話催要事才告訴你。
3. 有事耽誤了。開會(huì)的有的是領(lǐng)導(dǎo)，回去后甩手不管了，而具體負(fù)責(zé)的人又剛好外出不在，結(jié)果這事就給放下了。
4. 在那干等著。這次需要報(bào)的材料，是要求參會(huì)單位的上級(jí)單位蓋章同意的。遲遲不上來，打電話催吧，結(jié)果回復(fù)是：報(bào)到上級(jí)單位蓋章了，還沒返回來。
5. 重視不當(dāng)?shù)?。說重視不當(dāng)，就是會(huì)后，單位組織人又重新修改，結(jié)果遲遲不交。其實(shí)這力氣應(yīng)該早下。
一樣的工作要求，結(jié)果千差萬別。各有各的套路，各有各的心理，各自也傳遞出各自的做事作風(fēng)和氣質(zhì)。
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其實(shí)我們工作中，報(bào)材料、收材料是難免的。站在收材料的角度看，也許這樣做會(huì)更好些：
1. 準(zhǔn)時(shí)上報(bào)或提前上報(bào)。要求啥時(shí)交，就啥時(shí)交，或者稍微提前一點(diǎn)。這樣會(huì)讓人感覺你很靠譜。如果實(shí)在有困難，提前溝通匯報(bào)，說明情況。
2. 摸透意圖，對(duì)上路子。干活不由東，累死也無功。一定看清楚人家要什么，要啥給啥，切忌有啥給啥，說著想給啥就給啥。這樣你做的不僅僅是無用功，而是負(fù)功。
3. 行文標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。主要是格式方面，再好的材料，如果文檔標(biāo)題不規(guī)范、排版不標(biāo)準(zhǔn)、字體不統(tǒng)一，等等，會(huì)顯得你不夠職業(yè)、不夠?qū)I(yè)。經(jīng)常會(huì)有這樣的情況，發(fā)來一篇材料，字體有的是方正仿宋、有的是仿宋，可能在自己的機(jī)器上看起來不明顯，但是如果對(duì)方機(jī)器里沒有其中的一種字體，你就露怯了，至少知道哪一段文字是你“CTRL+C”“CTRL+V”過來的。
①文檔標(biāo)題要規(guī)范，工作中常用1、2、3等序號(hào)來標(biāo)注各個(gè)修改版本的過程稿，但是上報(bào)時(shí)最好用規(guī)范名稱，或者也可以加上括弧，注明上報(bào)版。
②排版要規(guī)范，要用標(biāo)準(zhǔn)排版格式，包括字體、頁邊距、行間距、頁碼等。國家有標(biāo)準(zhǔn)格式，有的單位有自己的慣用格式。建議首選單位內(nèi)部格式，這樣看起來比較習(xí)慣和順眼。如果給上級(jí)報(bào)材料，你過你采用了上級(jí)單位慣用格式，絕對(duì)會(huì)讓上級(jí)單位眼前一亮，毫無違和感。
③多文檔要編號(hào)，如果同時(shí)報(bào)送多個(gè)文檔，基本上報(bào)送通知里會(huì)有順序，要按順序編好號(hào)。
4. 盡量確保質(zhì)量。也就是別對(duì)付。其實(shí)下點(diǎn)功夫，弄得好一些，和對(duì)付一下交上去，你都是花了力氣。如果確實(shí)不想交，就直接溝通，說明情況，說不定也不差你這一家，不如不報(bào)。幾年前一次收基層材料，有家單位居然把部門的總結(jié)直接發(fā)來，更過分的是連里面的落款、人稱都沒調(diào)整一下?？吹竭@種材料，感覺一下子就都不好了。
5. 杜絕低級(jí)錯(cuò)誤。材料里的人稱、單位名稱、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、要完整，這樣才好用。另外不要有錯(cuò)別字，很低級(jí)的錯(cuò)誤，但是對(duì)形象的殺傷力很大。
6. 報(bào)送后要確認(rèn)。報(bào)送材料后，要及時(shí)和收件人聯(lián)系確認(rèn)，是否收到。
7. 注明聯(lián)系方式。在報(bào)送文檔同時(shí)，要注明發(fā)件人的姓名、聯(lián)系電話，確保一旦有問題，可以及時(shí)聯(lián)系到人。
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做好這好之前，最應(yīng)該做到，還有一件事，就是溝通。
就到報(bào)送材料通知后，不明白的一定要及時(shí)溝通。一般要收材料，相關(guān)單位或組織都會(huì)指定一個(gè)人負(fù)責(zé)。而工作期間甚至是業(yè)余時(shí)間，接到咨詢電話，他都不會(huì)意外的，而且會(huì)感到更踏實(shí)一下，因?yàn)榻?jīng)過這樣溝通后上來的材料，質(zhì)量也許會(huì)更好些。
溝通是要客氣，比如最好別直呼其名，弄不清級(jí)別，可以統(tǒng)稱主任。曾經(jīng)一次以政研會(huì)名義通知，結(jié)果對(duì)方開頭就叫“**師傅”，這樣不職業(yè)。要簡練，別半天說不清，開口最好直奔主題，干凈利索，如果做不到這一點(diǎn)，可以提前打個(gè)腹稿。要全面，一次把問題想全問完。
暫時(shí)想到這些，日后想起什么再補(bǔ)充進(jìn)來，自備自用。
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