在Excel中,數據有效性是一項非常有用的功能。如果能夠靈活應用,可以不用花費太多力氣就能獲得想要的效果。
注:自Excel 2013起,在中文版中的“數據有效性”改名為“數據驗證”。本系列文章中仍然沿用“數據有效性”。
數據有效性最基本的功能是制作一個下拉列表,讓用戶在其中選擇所需項目,更進一步的功能是為單元格添加輸入規則,從而控制單元格輸入的內容。
在本系列文章中,我們結合各種可能的使用情形,列舉了大量的示例,詳細講解數據有效性的使用及技巧。
下面是文章標題及其主要內容,你可以單擊標題查看相應的文章。
簡要介紹如何設置數據有效性,同時講解了“數據有效性”選項卡中的“設置”、“輸入信息”、“出錯警告”選項卡。
如何使用數據有效性來限制用戶輸入、創建下拉列表,以及在設置了數據有效性的單元格中如何允許用戶輸入其它內容和注意事項。
如何設置在數據有效性單元格中顯示給用戶的提示信息,以及提示信息框的特征。如何設置出錯警告提示及出錯樣式。
在數據有效性中如何使用動態名稱來實現動態更新的列表。
列舉了使用數據有效性來限制用戶在單元格中只能輸入特定數據的一些示例:限制單元格中只能輸入某范圍內的值、限制單元格中輸入特定時間段的日期、限制用戶輸入特定的時間、限制用戶只能輸入特定長度的文本、限制單元格中只能輸入比上一單元格大的值、限制單元格中的輸入必須以特定的字母開頭、創建特殊符號的下拉列表。
列舉了使用數據有效性來阻止用戶在單元格中輸入特定數據的一些示例:阻止用戶輸入重復值、阻止用戶在多列中輸入重復值、要求輸入不重復的數據且限定數據位數、限制單元格區域中數值的總和、阻止用戶在開頭和結尾處輸入空格、阻止用戶在數據中輸入空格、阻止用戶輸入周末日期。
詳細講解了使用數據有效性創建級聯列表的經典方法,以及如何保證級聯列表的有效性、如何避開名稱規則的技巧。
下面的3篇文章,展示了公式與函數在數據有效性中的應用技巧。
Excel技術 | 數據有效性8:使用Excel表創建動態級聯列表
利用Excel表特性并結合名稱,設置數據有效性來創建動態級聯列表,即更新基礎數據時,會自動更新級聯列表中的相應數據。此外,數據有效性中應用的公式展示了確保級聯列表有效性的又一種技巧。
Excel技術 | 數據有效性9:使用INDEX函數創建動態級聯列表
展示了一種使用函數創建隨數據增減而自動擴展或縮小的動態命名區域并將其應用到數據有效性設置中,從而創建動態級聯列表的技巧。
Excel技術 | 數據有效性10:隱藏下拉列表中已使用的條目
展示了在下拉列表中已選擇過的條目,將不會出現在接下來的下拉列表中的技巧。
下面的3篇文章,主要介紹編寫數據有效性功能的VBA代碼。
Excel技術 | 數據有效性11:認識Validation對象
主要講解代表數據有效性的Validation對象及其屬性和方法,給出了示例:使用VBA給單元格設置數據有效性、修改單元格中的數據有效性。
Excel技術 | 數據有效性12:使用VBA增強數據有效性功能
演示使用VBA增強數據有效性功能的示例:使用工作表事件來保證級聯列表的有效性、臨時加寬數據有效性下拉列表顯示、調整數據有效性下拉列表中字體大小、以及使用組合框或列表框來摸仿數據有效性下拉框,從而繞開數據有效性自身的一些局限性。
Excel技術 | 數據有效性13:在下拉列表中實現多項選擇
使用VBA代碼,實現在同一單元格中的下拉列表中能夠選擇多個項目的不同情形。特別指出的是,在最后一種情形中,結合公式實現已選項目不會出現在接下來的下拉列表中。
一項看似基本的功能,與公式與函數、名稱、VBA精妙配合,卻能實現很多精彩的應用!
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