麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧
高杉尚孝

點評:
雖然都是基礎(chǔ) 但溫故而知新

希望對方怎么做？

希望對方怎么做？
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·演示的目的在于“促使對方有所行動”。
·讓對方采取行動之前需要經(jīng)過幾個步驟，每個步驟都在促使對方發(fā)生變化。
·自己準(zhǔn)確認(rèn)識到“想要對方發(fā)生何種變化，采取何種行動”十分關(guān)鍵。

×對于演示的目的沒有清楚認(rèn)識

×從細(xì)枝末節(jié)開始講起

×沒確認(rèn)下一次安排就草草結(jié)束了

幫助對方解決問題

幫助對方解決問題
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·單方面要求對方采取行動會毫無成效。
·要告知對方，通過采取行動，對方能夠得到何種好處。
·演示要立足于互利共贏的前提，有利于對方問題的解決。
·為此需要弄清楚“對于對方來說重要的問題與課題”是什么。

×演示內(nèi)容超過了對方的理解能力

×找錯了對象

×只是單方面表達(dá)了自身感受

×與解決對方問題之間的關(guān)聯(lián)性不明確

提高說服力

提高說服力
關(guān)鍵點
·所謂說服力，是對方對于演示的認(rèn)可程度。
·在沒有強(qiáng)制力的條件下，促使對方主動采取行動的原動力就在于說服力。
·通過分階段且流暢自如的邏輯展開，對方自然會出現(xiàn)變化，并最終接受我方觀點。

×對方知道的事情還絮絮叨叨地講個不停

×邏輯展開混亂不堪，并且省略了對方想知道的內(nèi)容

×沒有將演示內(nèi)容與解決對方的問題建立關(guān)聯(lián)

ד雜音”也妨礙了對方對其邏輯展開的理解

三種問題類型

三種問題類型
關(guān)鍵點
·對方面臨的問題大致分為三種類型：①恢復(fù)原狀型、②預(yù)防潛在問題型、③追求理想型。
·根據(jù)問題類型不同，構(gòu)成演示流程的重要課題也不同。
·配合對方的認(rèn)知確定其問題類型，這是鐵的法則。

如果是恢復(fù)原狀型問題，那么流程和結(jié)構(gòu)如下：
（1）把握到底發(fā)生了什么樣的不利情況（把握現(xiàn)狀）。
（2）根據(jù)需要將損失控制在最小限度（應(yīng)急處理）。
（3）弄清楚原因是什么（查明原因）。
（4）思考如何加以糾正（根本措施）。
（5）思考對策以防止損壞再度發(fā)生（防止再度發(fā)生）。

如果是預(yù)防潛在問題型問題，那么流程和結(jié)構(gòu)如下：
（1）設(shè)想一旦發(fā)生將產(chǎn)生何種不利情況（設(shè)想不利情況）。
（2）查明可能發(fā)生該種不利情況的誘因（查明誘因）。
（3）思考預(yù)防不利情況發(fā)生之策（預(yù)防之策）。
（4）思考發(fā)生不利情況時的對策（一旦發(fā)生時的應(yīng)對之策）。

如果是追求理想型問題，那么流程和結(jié)構(gòu)如下：
（1）解析對象事物的優(yōu)勢與劣勢（盤點家底）。
（2）確定追求的理想=目標(biāo)（確定理想）。
（3）思考實現(xiàn)理想的策略（實施策略）。
在實際的演示當(dāng)中，根據(jù)不同問題類型，按順序?qū)φn題進(jìn)行展開即可。

×對方并沒有將現(xiàn)狀看作恢復(fù)原狀型問題

×在說服對方相信損壞“已經(jīng)發(fā)生”時過于勉強(qiáng)

×講解內(nèi)容難懂，撇下對方不管

恢復(fù)原狀型故事

關(guān)鍵點
·恢復(fù)原狀型故事采取將已經(jīng)表面化的不利情況恢復(fù)到原有狀態(tài)，也就是所謂的“修理損壞了的事物”的展開方式。
·查明原因和采取根本措施是恢復(fù)原狀型故事的重要因素。
·可以根據(jù)需要將應(yīng)急處置與預(yù)防再次發(fā)生之策加入故事中去。

預(yù)防潛在問題型故事

預(yù)防潛在問題型故事
關(guān)鍵點
·預(yù)防潛在問題型故事采取回避今后可以預(yù)想到的問題的流程。
·預(yù)防策略和查明誘因是預(yù)防潛在問題型故事的重要課題。
·發(fā)生時容易忘記的應(yīng)對之策也要事先安排好。

追求理想型故事

關(guān)鍵點
·理想追求型故事采取填補(bǔ)現(xiàn)狀與理想之間差距的展開方式。
·在客觀看待對象的基礎(chǔ)上，設(shè)定符合現(xiàn)實的理想很重要。
·倘若沒有周密細(xì)致的實施方案，理想也將毫無用處。

掌握實際的故事展開

關(guān)鍵點
·可將特定的問題類型置于故事主軸位置。
·“大型巨額情況”適宜采用預(yù)防潛在問題型故事結(jié)構(gòu)。
·面向領(lǐng)導(dǎo)層和投資家的提案與組織問題，適合采用追求理想型方式加以展開。
·還可采用編入不同故事類型的組合技巧。
·第四種準(zhǔn)問題類型“消除機(jī)會損失型故事”有時也很有效。

演示的整體構(gòu)成

關(guān)鍵點
·以金字塔結(jié)構(gòu)為基本要領(lǐng)。
×與解決對方問題之間的關(guān)聯(lián)性不明確


提高說服力

>> 提高說服力
關(guān)鍵點
·所謂說服力，是對方對于演示的認(rèn)可程度。
·在沒有強(qiáng)制力的條件下，促使對方主動采取行動的原動力就在于說服力。
·通過分階段且流暢自如的邏輯展開，對方自然會出現(xiàn)變化，并最終接受我方觀點。

>> ×對方知道的事情還絮絮叨叨地講個不停

>> ×邏輯展開混亂不堪，并且省略了對方想知道的內(nèi)容

>> ×沒有將演示內(nèi)容與解決對方的問題建立關(guān)聯(lián)

>> ד雜音”也妨礙了對方對其邏輯展開的理解


三種問題類型

>> 三種問題類型
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·對方面臨的問題大致分為三種類型：①恢復(fù)原狀型、②預(yù)防潛在問題型、③追求理想型。
·根據(jù)問題類型不同，構(gòu)成演示流程的重要課題也不同。
·配合對方的認(rèn)知確定其問題類型，這是鐵的法則。

>> 如果是恢復(fù)原狀型問題，那么流程和結(jié)構(gòu)如下：
（1）把握到底發(fā)生了什么樣的不利情況（把握現(xiàn)狀）。
（2）根據(jù)需要將損失控制在最小限度（應(yīng)急處理）。
（3）弄清楚原因是什么（查明原因）。
（4）思考如何加以糾正（根本措施）。
（5）思考對策以防止損壞再度發(fā)生（防止再度發(fā)生）。

>> 如果是預(yù)防潛在問題型問題，那么流程和結(jié)構(gòu)如下：
（1）設(shè)想一旦發(fā)生將產(chǎn)生何種不利情況（設(shè)想不利情況）。
（2）查明可能發(fā)生該種不利情況的誘因（查明誘因）。
（3）思考預(yù)防不利情況發(fā)生之策（預(yù)防之策）。
（4）思考發(fā)生不利情況時的對策（一旦發(fā)生時的應(yīng)對之策）。

>> 如果是追求理想型問題，那么流程和結(jié)構(gòu)如下：
（1）解析對象事物的優(yōu)勢與劣勢（盤點家底）。
（2）確定追求的理想=目標(biāo)（確定理想）。
（3）思考實現(xiàn)理想的策略（實施策略）。
在實際的演示當(dāng)中，根據(jù)不同問題類型，按順序?qū)φn題進(jìn)行展開即可。

>> ×對方并沒有將現(xiàn)狀看作恢復(fù)原狀型問題

>> ×在說服對方相信損壞“已經(jīng)發(fā)生”時過于勉強(qiáng)

>> ×講解內(nèi)容難懂，撇下對方不管


恢復(fù)原狀型故事

>> 關(guān)鍵點
·恢復(fù)原狀型故事采取將已經(jīng)表面化的不利情況恢復(fù)到原有狀態(tài)，也就是所謂的“修理損壞了的事物”的展開方式。
·查明原因和采取根本措施是恢復(fù)原狀型故事的重要因素。
·可以根據(jù)需要將應(yīng)急處置與預(yù)防再次發(fā)生之策加入故事中去。


預(yù)防潛在問題型故事

>> 預(yù)防潛在問題型故事
關(guān)鍵點
·預(yù)防潛在問題型故事采取回避今后可以預(yù)想到的問題的流程。
·預(yù)防策略和查明誘因是預(yù)防潛在問題型故事的重要課題。
·發(fā)生時容易忘記的應(yīng)對之策也要事先安排好。


追求理想型故事

>> 關(guān)鍵點
·理想追求型故事采取填補(bǔ)現(xiàn)狀與理想之間差距的展開方式。
·在客觀看待對象的基礎(chǔ)上，設(shè)定符合現(xiàn)實的理想很重要。
·倘若沒有周密細(xì)致的實施方案，理想也將毫無用處。


掌握實際的故事展開

>> 關(guān)鍵點
·可將特定的問題類型置于故事主軸位置。
·“大型巨額情況”適宜采用預(yù)防潛在問題型故事結(jié)構(gòu)。
·面向領(lǐng)導(dǎo)層和投資家的提案與組織問題，適合采用追求理想型方式加以展開。
·還可采用編入不同故事類型的組合技巧。
·第四種準(zhǔn)問題類型“消除機(jī)會損失型故事”有時也很有效。


演示的整體構(gòu)成

>> 關(guān)鍵點
·以金字塔結(jié)構(gòu)為基本要領(lǐng)。
·過于精致的動畫會產(chǎn)生相反效果。
·顏色的運用也需注意。

[插圖]

文字頁面的設(shè)計

關(guān)鍵點
·作為標(biāo)題，將信息置于最上面一段。
·添加主題，定義作為容器的頁面。
·頁面設(shè)計的基本要領(lǐng)是金字塔結(jié)構(gòu)。

將在這個頁面“最想表達(dá)的內(nèi)容=信息”作為該頁的標(biāo)題，作為主語和謂語明確的“句子”來標(biāo)記。我們將其稱為“標(biāo)題信息”。

關(guān)于標(biāo)題信息的分量，再長我們也要控制在兩行以內(nèi)。字號最好控制在20~30磅。順便說一下，筆者通常使用24磅字號。如果演示是在電視機(jī)屏幕或者電腦那樣的小顯示器上進(jìn)行的話，我通常會選用大一點的30磅字號。

這種方法是筆者年輕時在咨詢公司鍛煉出來的重要的技能之一。要強(qiáng)調(diào)的是，“頁面上不應(yīng)該沒有信息。沒有信息就意味著該頁沒有存在的價值。所以要么加入信息，要么刪除該頁面本身”

[插圖]

在標(biāo)題信息下方加入“主題”。主題將顯示該頁面闡述的是什么內(nèi)容。可以將其看作貼在頁面這一容器上的“顯示內(nèi)容物的標(biāo)簽”。與通常所說的“標(biāo)題”（title）相同。
因為是主題，所以作為表達(dá)方式來說不是句子，而是名詞短語。
一般的形式是“……的……”。

作為參照標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以10個字為上限。字號最好還是選在20~30磅。

在演示中，我們將一個頁面看作獨立的一個容器。所以需要注意避免出現(xiàn)同一主題跨多個頁面的情況。所有頁面都要加上不同的主題。

如果一個主題當(dāng)中信息過多，那么需要通過細(xì)化該主題，將其分割為多個頁面也就是多個題目。

在加入了“標(biāo)題信息”和“主題”之后，要加入內(nèi)容——“支撐信息”。這些支撐信息要使用主語謂語清晰的句子。不提倡單純列舉關(guān)鍵詞和詞組。

分量的參考標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)題信息一樣，控制在兩行以內(nèi)。字號在20~30磅。支撐信息的數(shù)量基本來說是3個，這樣更為穩(wěn)定，最多也要控制在5個以內(nèi)。一旦超出，就會顯得過密，從而使內(nèi)容的沖擊力減半，難以在聽眾腦海中留下印象。
支撐信息是支持位于最上面段落的標(biāo)題信息的內(nèi)容。

以上內(nèi)容總結(jié)起來說就是，所有頁面的結(jié)構(gòu)都采取“‘標(biāo)題信息'+‘主題'+‘支撐信息'”的形式。這些要素根據(jù)該頁面所處層級的不同而在稱謂上有所不同，但基本結(jié)構(gòu)都是一樣的。

[插圖]

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圖表頁面的設(shè)計

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·圖形與表格都是支撐標(biāo)題信息的支撐信息。
·要追求使信息更為明確的設(shè)計。
·不可過度相信軟件附帶的圖形默認(rèn)設(shè)計。

圖形與表格的數(shù)量由其復(fù)雜程度決定，但最好不要超過三個。

如果是曲線圖形，一旦多到10條或者20條，就會讓人不知所云。我們應(yīng)該精選最重要的圖形，最多不超過3條。即使壓縮到了3條，如果彼此重合在一起還是難以理解。此時我們最好將其分為三個圖形。

如果想要按時間順序顯示構(gòu)成比例的變化，我們只需按順序?qū)⒏叨冉y(tǒng)一的豎形帶狀圖排列起來即可。千萬不要將餅形圖橫向排列，更不要將同心圓的圓圖逐年改變尺寸大小并使之重合在一起，那就變成飛鏢靶子了。

除此之外，我們必須站在聽眾的角度，遵守以下規(guī)則，以使演示清楚易懂。
·如果采用時間順序排列，就不宜縱向排列，而應(yīng)橫向排列。
·希望醒目顯示的項目可添加陰影。
·如果是柱形圖，需要以升序或者降序等某種順序加以呈現(xiàn)。
·用點線表示平均值作為參照。
·如果想突出變化，就要將變化加大顯示。
·不要將項目名稱放得太遠(yuǎn)，要緊挨線條或柱形圖標(biāo)注。

[插圖]

[插圖]

Excel等表格運算應(yīng)用程序中有很多圖形設(shè)計的選項。可是餅形圖真的需要高度嗎？縱向的柱形圖需要縱深嗎？連曲線圖也有必要以3D形式呈現(xiàn)嗎？
我們不應(yīng)該以看上去是否很酷為選擇標(biāo)準(zhǔn)，而應(yīng)以是否易懂、是否簡潔明了為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選擇。

組合圖表與文字

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·可以用文字信息對圖表信息進(jìn)行補(bǔ)充。
·按照從左到右的順序進(jìn)行設(shè)計。
·概念圖當(dāng)中也應(yīng)加入有利于增進(jìn)理解的文字信息。

從促進(jìn)聽眾理解，并且確保演示順暢進(jìn)行的兩方面出發(fā)，用文字信息對圖表進(jìn)行補(bǔ)充是有好處的。筆者在此推薦的信息數(shù)量同樣是三個

同時使用圖表和文本的時候，可以將圖表置于左側(cè)，文本置于右側(cè)，從左到右進(jìn)行設(shè)計

有時，我們也可以看到在頁面的上半部分放置圖表，下方放置說明文字，也就是縱向排列的頁面（見圖3-17）。如果是將A4尺寸的紙張豎著用的情況下或許還好。但是在演示的頁面上并不推薦大家采用縱向排列。原本演示的頁面就是橫向更長一些，人的視野也是，比起縱向，橫向更為寬闊。從左到右橫向排列是基本要領(lǐng)。

[插圖]

所謂概念圖，指的是未必有數(shù)值和數(shù)量等，表示事物關(guān)系和事情梗概的圖。諸如市場營銷的4P理論、戰(zhàn)略的3C模型、業(yè)界分析的5種能力等機(jī)制框架就是概念圖。表示組織圖和某種順序的流程圖也是概念圖的一種。

使用概念圖的時候也不能只依賴圖畫，而應(yīng)注意加入文字信息。如果采取的是時間順序，使用箭頭就很清楚。

為了表示原因、結(jié)果、手段、目的、條件、制約、時間順序、重要程度等，希望大家能夠通過巧妙運用實際的文字信息，讓聽眾更容易理解概念圖。

[插圖]

報告（report）也以金字塔結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)
報告形式的格式也以金字塔結(jié)構(gòu)為基本要領(lǐng)（見圖3-21）。也就是說，一開始就將結(jié)論作為主要信息提示出來，然后闡述關(guān)鍵信息、副信息，也就是采用自上而下式加以展開。
還有，如果整個報告超過5頁，內(nèi)容比較長的話，可將第一段作為整個報告的要點來提示，這樣能夠減輕讀者的負(fù)擔(dān)。通過這個要點把握了整體脈絡(luò)后再去讀后面的詳細(xì)說明，能夠加深理解。如果是日理萬機(jī)的讀者，或許只讀一下要點就可以了。

[插圖]

順序采用自上而下式

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·先講解細(xì)節(jié)，最后闡述結(jié)果的“自下而上”式演示是與聽眾的思維方式為敵。
·“自上而下”屬于用戶友好型演示方法。
·“自上而下”具有規(guī)避風(fēng)險的效果。

×沒有從結(jié)論開始講起

×一開始就給了對方可以隨意解釋的材料

×接受了社長的相反提案

自上而下式說明的基本結(jié)構(gòu)是：

掌握問答環(huán)節(jié)

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·問答環(huán)節(jié)的回答情況很大程度上左右著聽眾對演示的整體印象。
·將提問作為“傳遞信息的機(jī)會”加以利用。
·事先設(shè)想好敵對性最強(qiáng)的提問。
·不能攻擊或蔑視提問者。
·不喜歡的問題就提高抽象度，先“解毒”再說。·回答對方問到的問題。
·不好懂的問題姑且返還給提問者。
·盡可能簡短地結(jié)束回答。
·不對回答是否切題確認(rèn)個不停。

演示者的得體言行

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·注意無意識的一舉一動。
·骨盆提起，姿勢就會變好。·停止多余的動作。
·事先規(guī)定好手的默認(rèn)位置。·與聽眾切實做好眼神交流。
·音量要大，語速要放緩。

[插圖]

著裝與表情

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·著裝要注意符合TPO（Time，Place，Occasion，即時間、地點、場合）原則。
·注意不要讓頭發(fā)把臉遮住。
·要做到主題與表情一致。
·要做到主題與動作也一致。
·不要玩耍指示棒。
·利用錄像彩排檢查自身形象。

會場上的注意事項

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·站在距離屏幕近的地方。
·關(guān)注照明情況。
·依據(jù)目的設(shè)定布局。
·確保適度的人員密度。·不要忘記調(diào)節(jié)溫度。
·事先仔細(xì)調(diào)試投影器材。·提前確認(rèn)音響環(huán)境。

改變思維方式，情感也會隨之發(fā)生變化

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·不安與恐懼心理是演示的大敵。
·恐懼心理的根源是存在“必須型思維方式”。·憑借“最好能夠型思維方式”保持平常心。