項目采購管理章節-內容整理筆記

采購管理過程

需求確定與采購計劃的制訂

• 需求的確定是采購流程的初始環節
• 需求的確認過程就是采購部門收到采購申請，制訂采購計劃的過程

供應商的搜尋與分析

• 標準包括（供應商的實力，以往在產品設計上的表現、質量承諾、管理水平、技術能力、成本控制、送貨服務、優化流程和開發產品的技術能力等）

定價

• 競爭性報價
  • 采購量足夠大，值得進行競爭性報價
  • 供應商很清楚細節和要求，有能力準確估計生產所需的成本
  • 競爭性的市場環境，即有足夠多的合格競爭者
  • 買方只向技術合格的供應商發出競標，而愿意合作的供應商則進行報價
  • 買方沒有優先考慮的供應商
• 談判
  • 當前述任何競爭性報價的標準都不存在時
  • 當采購要求諸多績效因素（價格、質量、交貨、風險分攤以及產品支持等方面）必須達成一致時
  • 當買方要求供應商的早期參與時
  • 當供應商需要很長時間來開發和生產采購方采購的物品時（這通常會使預測供應商的采購成本變得更難）

擬定并發出定單

定單的跟蹤和跟催

• 訂單跟蹤是指依據發出的定單內容，跟進監督，了解進展
• 跟催：指依據發出的定單內容，跟進催促，掌控進展
• 跟蹤和跟催的流程
  • 跟蹤供應商內部申請的準備
  • 確認供應商備貨的情況
  • 跟蹤供應商發貨的手續
  • 確認供應商已經發貨
  • 跟蹤貨物在路途的行程
  • 確認貨物到達的時間
• 驗貨和收貨
  • 貨物檢驗的步驟
    • 確認檢驗時間和地點
    • 確定檢驗部門及人員
    • 貨物檢驗
    • 不合格貨物處理
    • 對采購貨物檢驗完畢后，檢驗人員要填寫采購物品驗收報告
  • 接收貨物的步驟
    • 協商送貨事宜
    • 貨物接收入庫
    • 貨物接收過程中的問題
• 開票和支付貨款
  • 查詢采購調和入庫信息
  • 準備付款申請單據
  • 付款審批
  • 向供應商付款
  • 供應商收款
• 記錄管理

規劃采購

• 供應商的管理
  • 供應商調查
    • 供應商初步調查：對供應商的基本情況的調查
    • 供應商深入調查
      • 準備發展成緊密關系的供應商
      • 尋找關鍵采購產品的供應商
      • 概要: 在這種情況下需要
  • 供應商選擇指標
    • 供應商選擇指標確定原則
      • 在選擇供應商時，企業要考慮的主要因素有（價格、質量、服務、位置、供應商的存貨政策和柔性）
    • 供應商選擇指標體系設置
      • 三大主要因素：供應商的產品價格、質量、服務
  • 供應商評估方法
    • 供應商走訪
    • 招標法
    • 協商法
  • 采購供方的合格評價
    • 新增供方審核評價
      • 主要依據：供應商的資質、供貨的質量保證能力和產品的價格質量及售后服務能力
    • 對采購已有合格供方的控制
    • 對合格供方的管理
  • 供應商質量管理
    • 定義：在特定的績效范圍內，復核或超過現有和未來客戶（買方或最終客戶）期望或需求的能力
    • 供求雙方可通過各種方式實現戰略發展、解決問題和持續改進
      • 定期召開合作策略回顧和發展會議
      • 建立高層主管的供應商會議，共同探討雙方合作間遇到的問題，努力找到解決方案，分享技術發展趨勢和未來產品計劃
      • 建立持續改進小組，促進持續改進的進行
      • 建立跨職能小組，管理和改進聯盟與伙伴關系
      • 供應商激勵
      • 供應商質量認證
• 產品采購目錄管理
• 采購需求管理
  • 識別需求
    • 識別需求是采購過程的起點
    • 采購需求通常包括標的物的配置、性能、數量、服務等，其中性能、配置等技術性內容最為關鍵。
    • 典型的請購單樣本
  • 需求的類型
    • 獨立需求
      • 是某一項的需求是與其他項目無關。指那些不確定的、隨機性的、企業自身不能控制的需求
    • 從屬需求-相關需求
      • 也叫“非獨立需求”，指某一項的需求是來自其他項目的需求量的派生
  • 需求分析方法
    • 統計分析預測方法：對以往的采購申請單匯總統計、對各個銷量日報表進行統計
  • 需求確定和變更控制
• 采購計劃管理
  • 定義：指企業管理人員在了解市場供求情況，認識企業信息系統項目活動過程中對計劃期內物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署
  • 采購計劃的作用
    • 可以有效地規避風險，減少損失
    • 為企業組織采購提供了依據
    • 有利于資源的合理配置，以取得最佳的經濟效益
  • 采購計劃需達到的目的
    • 預計采購物料所需的時間和數量，防止供應中斷，影響項目實施
    • 避免物料存儲過多，擠壓資金以及占用存儲空間
    • 配合企業項目生產計劃與資金調度
    • 使采購部門事先準備，選擇有利時機購入物料
    • 確定物料耗用標準，以便管制物料采購數量與成本
  • 制定訂單計劃
    • 對比采購需求與供應容量
    • 供需綜合平衡
    • 制訂定單計劃《項目采購計劃（任務）單》--- 下單時間=要求到貨時間-認證周期-定單周期-緩沖時間
  • 采購預算
    • 定義
      • 就是一種用數量來表示的計劃，是將企業未來一定時期內經驗決策的目標通過有關數據系統地反映出來，是經營決策具體化、數量化的表現
    • 編制步驟
      • 審查企業以及部門的戰略目標
      • 制訂明確的工作計劃
      • 確定所需的資源
      • 提出準確的預算數字
      • 匯總
      • 提交預算
  • 采購計劃的審批
    • 合同項目采購，下單部門根據銷量合同，按照項目實施計劃，向采購部門提交采購申請《項目采購計劃（任務）單》，經主管領導審批同意后提交采購實施
    • 提前采購、推薦采購、推薦本地采購，基于風險考慮，其審批按企業授權要求執行
    • 采購負責人根據《項目采購計劃（任務）單》審核下單是否符合銷售合同要求，安排采購崗位人員詢價
• 輸入
  • 項目管理計劃
  • 需求文檔
  • 風險登記冊
  • 活動資源要求
  • 項目進度
  • 活動成本估算
  • 事業環境因素
  • 組織過程資產
• 輸出
  • 采購計劃
  • 采購工作說明書
  • 采購文件
  • 供方選擇標準
  • “自制/外購”決策
  • 變更申請
  • 可能的項目文件更新

實施采購

• 詢價比價管理
  • 入列采購詢價比價的條件
    • 采用詢價比價形式的采購產品包括
      • 市場化程度高的產品
      • 非專利專有技術的產品
      • 充分競爭性產品
      • 可替代性強的產品
      • 供應商不唯一的產品等
    • 單個供應商供貨合同過一定金額以上的采購
  • 不列入采購詢價比價的采購
    • 指定采購
    • 原廠、代理有相關協議的采購
    • 單個供應商供貨合同在一定金額以下的采購
  • 詢價比價操作流程
    • 采購人員對擬采購產品類型和價格進行預估判斷，是否符合詢價比價條件
    • 采購產品的供應商原則必須是經過考評的合格供應商，特殊情況下考評和合同談判可同步進行
    • 原則上應向三家或三家以上供應商進行詢價
    • 供應商的報價可以提交系統競價平臺、郵件、傳真、郵寄、密封書面送達
    • 采購人員根據供應商報價，填寫《采購詢價記錄表》，采購部經理從價格、付款方式、供貨周期、質量和售后等方面確定最終供應商
    • 如果對供應商的報價存在疑問或有顯失公平情況，采購人員可在公司紀檢領導在場的情況下電話通知供應商澄清相關事實，并在《采購詢價記錄表》上予以說明
    • 若《合格供方A類名錄》中沒有符合要求的供應商，對參與競爭詢價的供應商進行新增供應商的審核，考評和合同談判可以同步進行
• 采購談判
  • 階段
    • 雙方互做介紹，商議談判議程和程序規則
    • 探討談判所涉及的范圍，也就是雙方希望在談判中解決的事宜
    • 要談判成功，雙方需要達成一致意見的共同目標
    • 在可能的情況下，雙方需要確定并解決阻礙談判達成共同目標的分歧
    • 達成協議，談判結束
  • 談判雙方就以下幾項交易條件進行磋商
    • 商品的品質條件
    • 商品的價格條件
    • 商品的數量條件
    • 商品的包裝條件
    • 交貨條件
    • 貨款的支付條件
    • 貨物保險條件
    • 商品檢驗與索賠條件
    • 不可抗力條件
    • 仲裁
• 采購合同簽訂
  • 采購合同必備條款所包含的內容
    • 商品名稱
    • 質量條款
    • 數量和計量單位
    • 商品的價格
    • 交貨的期限、地點和方式
    • 產品的包裝標準和包裝物的供應與回收
    • 商品的驗收方法
    • 違約責任
    • 結算方式
• 輸入
  • 采購計劃
  • 采購文件
  • 賣方建議書
  • 項目文件
  • 采購工作說明書
  • 組織過程資產
• 輸出
  • 選中的賣方
  • 合同
  • 資源日歷
  • 變更請求
  • 項目管理計劃更新

控制采購

• 內容：是管理采購關系、監督合同執行情況，并根據需要實施變更和采取糾正措施的過程
• 采購不合控制
  • 不合格品識別
  • 經進貨驗證確定為不合格的產品，采購應及時處理
    • 退貨
    • 調換
    • 降級改作他用，但降級處理需主管領導批準，并在相關部門備案
  • 進貨驗證的不合格品，由驗貨人進行“不合格”標識
• 采購檔案管理
  • 基本要求
    • 歸檔的采購資料文件要完整、安全和保密
    • 防止采購資料文件調換、涂改、遺失和損壞
    • 涉及供應商商業機密的，沒有得到采購主管領導許可，不得對外提供
    • 采購部門應對采購信息進行管理、控制和利用
    • 采購部資料保管員按規定保存采購信息資料
  • 歸檔范圍
    • 采購資料保管員建立供貨商檔案，保存相應的供貨商信息及產品信息，并定期進行更新，包括合格供貨商名冊、供方的業績評價等及其附件、供貨商資質文件（合格供貨商檔案）、產品信息及其他相關資料
    • 采購合同管理
  • 歸檔內容
    • 采購預算執行文件
    • 采購前期準備文件
      • 委托代理采購協議書
      • 核準采購進口產品的相關審批資料
      • 采購的方式變更申請及批復
      • 采購文件及采購人確認記錄，包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關文件、資料
      • 采購公告、資格預審公告及其變更事項
      • 獲取采購文件或資格預審文件的供應商名單登記表
      • 專家咨詢論證會記錄
      • 已發出采購文件或資格預審文件的澄清、修改說明和答疑記錄
      • 供應商資格審查情況報告
      • 評審專家名單及抽取記錄
      • 庫外專家使用備案審核表
    • 采購開標（含談判、詢價）文件
      • 采購響應文件及有關資料等
      • 在遞交采購響應文件截止時間前供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄
      • 采購項目樣品送達記錄
      • 接收供應商投標或談判的記錄
      • 開標一覽表
      • 開標（談判、詢價）過程有關記錄
      • 開標（談判、詢價）過程中其他需要記載的事項
    • 采購評審文件
      • 評審專家簽到表及現場監督人員簽到表
      • 評審專家評審工作底稿等評審過程記錄
      • 供應商的書面澄清記錄
      • 評標或談判報告，包括無效供應商名單及說明、中標（成交）候選供應商名單等
      • 經監督人員簽字的現場監督審查記錄
      • 評審過程中其他需要記載的事項
    • 采購中標（成交）文件
      • 采購人對采購結果的確認意見
      • 中標或成交通知書
      • 采購結果公告（公示）記錄（含報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄等）
      • 公證書
      • 與中標（成交）相關的其他文件資料
    • 采購合同文件
      • 采購合同
      • 采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關記錄
    • 采購驗收及結算文件
      • 項目驗收記錄
      • 采購項目質量驗收單或抽查報告等有關資料
      • 發票復印件及附件
      • 其他驗收文件資料
    • 其他文件
      • 供應商質疑材料、處理過程記錄及答復
      • 供應商投訴書、投訴處理有關記錄及投訴處理決定等
      • 采購過程中的音像資料
      • 其他需要存檔的資料
  • 采購貨物管理
    • 存放環境要求
      • 應保證電子產品存放的溫度、濕度、照明電源；獨立、可靠、正確的接地；具備防塵、防潮、防盜、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通風的功能
    • 設備存放和標識
      • 分：合格區和異常區
      • 標識內容
        • 分類可分高端產品類，低端產品類、軟件產品類
        • 存貨代碼
        • 設備名稱
        • 設備型號
        • 進貨日期
    • 入庫條件
      • 采購產品驗證完畢后，檢驗合格的產品，《進貨檢驗記錄單》作為辦理入庫的條件之一
      • 庫房核對采購設備對應項目準確無誤，作為辦理入庫條件之二
      • 供應商提供的運貨單或者到貨證明，作為辦理入庫條件之三
    • 存放管理
      • 采購產品在公司存放期間，庫管員應定期檢查庫存情況，防止采購產品在儲存期內的劣化、損壞和變質等。對于軟盤、光盤，應采取相應的防護手段，以防所載文件收到病毒感染或損壞
      • 出庫時，領用部門經領導審批《材料領用單》同意后方可在庫管處辦理《出庫單》。貨直接到現場的情況，還需提供設備用戶點收清單或設備供貨確認報告（復印件）
      • 庫管核對《出庫單》后發放產品
      • 庫管應定期對庫存情況進項盤存，并報送公司主管領導，保證庫房內的物品其帳、物、卡三者相符
  • 輸入
    • 項目管理計劃
    • 采購文件
    • 合同
    • 批準的變更請求
    • 工作績效報告
    • 工作績效數據
  • 輸出
    • 工作績效信息
    • 變更請求
    • 項目管理計劃更新
    • 項目文件更新
    • 組織過程資產更新

結束采購

• 輸入
  • 合同：是合同各方進行資金的采購管理的法律依據，也為結束采購提供了指南
  • 合同收尾程序
  • 項目管理計劃
  • 采購文件
• 輸出
  • 合同收尾
  • 組織過程資產更新

戰略合作管理

供應商戰略合作伙伴關系的概念

• 發展長期的、信賴的合作關系
• 這種關系由明確或口頭的合約確定，雙方共同確認并且在各個層次都有相應的溝通
• 雙方有著共同的目標，并且為著共同的目標有挑戰性的改進計劃
• 雙方相互信任、共擔風險，共享信息
• 共同開發，創造
• 以嚴格的尺度來衡量合作表現，不斷提高

建立供應商戰略合作伙伴關系的意義

• 可以縮短供應商的供應周期，提高供應靈活性
• 可以降低企業采購設備的庫存水平，降低管理費用、加快資金周轉
• 提高采購設備的質量
• 可以加強與供應商溝通，改善定單的處理過程，提高設備需求的準確度
• 可以共享供應商的技術與革新成果，加快產品開發速度，縮短產品開發周期
• 可以與供應商共享管理經驗，推動企業整體管理水平的提高

供應商戰略合作伙伴關系的構建

• 合作伙伴的主因素分析
• 選擇合作伙伴的標準
• 合理的評價與選擇
  • 評價流程
    • 合作商提交三證合一的營業執照復印件、公司基本情況資料（含基本資質、人員構成、近兩年業績等）、能證明公司資信情況的材料、能證明公司技術能力及特長的資質及材料等，以上材料均需加蓋公章
    • 在合作的項目中需填寫項目基本情況、競爭情況分析、需要合作必要性分析、選定的項目合作商及優勢分析、合作風險分析
    • 根據合作商提供材料、對合作商進行綜合評價、填寫《XX公司項目合作商綜合評價、審批表》，主管領導批準通過后，簽署《項目合作協議》，才正式成為合格的項目合作商

戰略合作協議審批、簽署

供應商戰略合作伙伴關系的管理

• 建立信任監督機制
  • 考察供應商過去的業績和商譽
  • 供應商通過第三方認證
  • 建立長期戰略合作關系
  • 企業經營理念的轉變
  • 政府積極參與并創造良好經濟環境
• 合作伙伴的激勵機制

合作伙伴關系評價

• 原則
  • 具有正式的溝通程序
  • 致力于供應商的成功
  • 共同獲利
  • 關系穩定、不依賴個別人
  • 始終仔細審視供應商績效
  • 雙方對對方具有合理的預期/期望
  • 員工有責任遵循職業道德
  • 共享有益信息
  • 指導供應商改進
  • 基于采購的總成本進行非敵意切磋，共同決策
• 避免合作伙伴關系失敗的要點
  • 高層管理的承諾
  • 嚴格的供應商選擇過程
  • 持續努力地改進
  • 目標一致
  • 合作伙伴關系支持體系和文件
  • 不斷關注雙贏機會
  • 廣泛溝通和分享信息
  • 建立信任
  • 資源讓步
  • 關于聯盟與合作關系目標和期望利益的內部教育
  • 人員發生變動時，保持聯盟與合作關系的能力

采購管理技術和工具

采購管理方法和技術的應用（P441-446）

采購管理信息系統

• 是通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發票處理、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現完善的企業物資供應信息管理

招投標

• 招標人及其權利和義務
  • 招標人的權利
    • 招標人有權自行選擇招標代理機構，委托其辦理招標事宜。招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜
    • 自主選定招標代理機構并核驗其資質條件
    • 招標人可以根據招標項目本身的要求，在招標公告或投標邀請書中，要求潛在投標人提供有關資質證明文件和業績情況，并對潛在投標人進行資格預審；國家對投標人資格條件有規定的，按照其規定
    • 在招標文件要求提交投標文件截止時間至少15日前，招標人可以以書面形式對已發出的招標文件進行必要的澄清或者修改。該澄清或者修改內容是招標文件的組成部分
    • 招標人有權也應當對在招標文件要求提交的截止時間后送達的投標文件拒收
    • 開標由招標人主持
    • 招標人根據評標委員會提出的書面評估報告和推薦的中標候選人確定中標人。招標人也可以授權評標委員會直接確定中標人
  • 招標人的義務
    • 招標人委托招標代理機構時，應當向其提供招標所需要的有關資料并支付委托費
    • 招標人不得以不合理條件限制或排斥潛在投標人，不得對潛在投標人實行歧視待遇
    • 招標文件不得要求或者標明特定的生產供應者，以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內容
    • 招標人不得向他人透露以獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數量、以及可能影響公平競爭的有關招標投標的其他情況。招標人設有標底的，而標底是必須保密的
    • 招標人應當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間
    • 招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應當眾予以拆封、宣讀
    • 招標人應當采取必要的措施，以保證評標在嚴格保密的情況下進行
    • 中標人確定后，招標人應當向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的中標人
    • 招標人和中標人應當自中標通知書發出之日起30日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同
• 招標代理機構
  • 招標代理機構的法律地位：招標代理機構是獨立于政府和企業之外的，為市場主體提供招標服務的專業機構，屬于中介服務組織
  • 招標代理機構的權利和義務
    • 招標代理機構的權利
      • 組織和參與招標活動
      • 依據招標文件規定，審查投標人的資質
      • 按規定標準收取招標代理費
    • 招標代理機構的義務
      • 維護招標人和投標人的合法利益
      • 組織編制、解釋招標文件
      • 接受國家招標投標管理機構和有關行業組織的指導、監督
  • 招標方式
    • 公開招標
      • 指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標
    • 邀請招標
      • 指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其他組織投標
  • 招投標程序
    • 招標人采用公開招標方式的，應當發布招標公告；招標人采用邀請招標方式的，應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發出投標邀請書
    • 招標人根據招標項目的具體情況，可以組織潛在投標人踏勘項目現場
    • 投標人投標
    • 開標
    • 評標
    • 確定中標人
    • 訂立合同
  • 投標
    • 投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件
    • 投標人應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點
    • 投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已提交的投標文件，并書面通知招標人
    • 投標人根據招標文件載明的項目實際情況，擬在中標后將中標項目的部分非主體、非關鍵性工作進行分包的，應當在投標文件中載明
  • 開標、評標和中標
  • 供方選擇
  • 相關法律責任

概述

綜合掌握項目采購主要過程的輸入和輸出

精通各種方法、技術和工具，清楚這些工具的優點、缺點以及相互之間的關系

從實際崗位職責，信息系統項目管理師在采購管理活動中，重點關注采購計劃審定、采購團隊建設、采購過程中的資源協調、采購過程監控、采購風險評價和應對、采購績效評估、采購變更控制決策等要素

掌握規范采購，控制采購成本，向項目貢獻”利潤“

掌握基于組織的經營目標和經營政策站酷項目采購相應的運營活動，包括采購戰略合作管理、采購管理過程、采購管理技術和工具等3個方面的內容

項目采購管理.png