在職場中，你是否會遇到——

向領導匯報工作不知道怎么表達、起草一個方案沒有思路、做一份匯報材料邏輯性不足、策劃一場活動細節考慮不周、負責一項新產品開發推進不理想……

如果你是一位職場精英，你是否已經總結提煉了一套方法論？如果你是職場小白，你是否已經開始學習那些通用的職場工具？

托爾斯泰曾經說過：“幸福的家庭都是一樣的，而不幸的家庭各有各的不幸。”職場中，你可能遇到問題是各種各樣的，但底層邏輯往往都是相同的。掌握一些思考方法、表達方式和模型工具對于個人的職場發展十分重要。

今天我們就簡單聊一聊非常實用的三個工具。

1、PDCA循環

PDCA循環是持續改進提升的模型，最先應用于質量管理領域。它起源于20世紀20年代的美國，由著名統計學家休哈特引入，后經質量管理專家戴明博士進一步發展完善，形成了現在的PDCA循環，也叫做戴明循環。

PDCA循環不僅適用于質量管理，還適用于人力資源管理、項目管理、產品開發管理、供應商管理等等，應用非常廣泛。甚至我曾經看過一篇文章，把該工具運用到了追求女孩方面，不得不佩服工具的強大以及作者活學活用的能力。

那到底PDCA指的是什么呢？

P（Plan）—計劃

D（Do）—落實

C（Check）—檢查效果

A（Action）—處理

看起來很簡單，具體來說:

P的階段要做就是分析現狀，找到改進提升點，明確目標，并制定行動計劃，限定時間節點。典型的輸出形式：計劃/方案。

D的階段是不斷落實和推進計劃方案。典型的輸出形式：進展表。

C的階段是對過程和結果進行檢查，對照目標，看是否達成，是否存在偏離和距離。典型的輸出形式：總結會。

A的階段對檢查結果進行處理，成功的經驗加以肯定，關鍵是要模式化或標準化并加以推廣；失敗的教訓要加以總結，以免重現。典型的輸出形式：制度/記憶力看板。

在A階段還有一個關鍵點就是，這一輪循環未解決的問題放到下一個PDCA循環中。

對于大多數職場人士，P（計劃）和D（落實）環節都很容易想到，往往容易忽略C（檢查）和A（處理）環節。忽略C（檢查）環節很容易走偏，最終迷失方向，既要低頭看路，也要抬頭看目標，不管走再遠的路，都不能忘了為什么出發。忽略A（處理）環節，工作可能永遠得不到提升和改進，只是簡單的重復重復重復，重復一千遍，什么也沒有改變。

說的有點理論了，舉個例子。

我以前負責過一個公司級的項目：員工滿意度提升專項，我們就是運用了PDCA循環。

P階段我們成立了項目組，研討制定了年度員工滿意度提升方案。根據員工滿意度調查中的不滿意項有針對性的制定提升計劃，當時我們制定了39項，涵蓋員工薪資福利、成長晉升、休息休假、溝通交流、工作環境等等，同時還制定了推進計劃表，設定了員工滿意度提升的目標值。

D階段各部門負責推進各自主責的項目，定期向推進辦公室報送進展。

C階段采取月度/季度/年度召開專項會議的形式，盤點計劃的完成情況及員工的反饋，提供必要的資源支持。在推進過程中及時發現、糾正和解決問題。在一個年度結束后，根據最新滿意度調查結果對比年初目標值，尋找差距。

A階段我們對于計劃實施效果比較好、滿意度顯著提高的項目內容，加以固化。比如我們重新優化了員工成長和績效管理的制度，將領導接待日組織、情緒看板維護、文體活動頻次、工作環境改善條數等進行明確規定，同時分析了推進不理想，抱怨較大的項目，重新調研分析，制定改善計劃，列入新一年的滿意度提升方案中，不斷持續推進。

通過一輪又一輪有針對性的循環改進，員工滿意度在逐年提升，取得了較好的效果。

需要強調的是PDCA循環有兩個精髓：一是它是動態的不斷重復的循環，每個循環的終點恰好是新一輪循環的起點，周而復始，螺旋式上升，而不是靜態的一次性的循環；二是大循環中包含著小循環，大環帶動小環。比如剛才的例子，項目整體在公司層面是大的PDCA循環，分解到各部門還有各自小的PDCA循環，一級帶動一級，構成一個有機的運轉體系。

當然了，并不是說只有項目才能用到這個工具，它是一個通用的模型，不論事情大小，認真思考，都可以運用PDCA循序漸進的開展，提升工作的系統性和全局性。

同時，它也是一種工作開展的思路。

假如有一天你參加一個會議，你的領導突然就某項工作開展請你談談思路，而你又毫無準備，怎么辦？這時候也許PDCA可以派上用場，你按照它的四步思路進行闡述，說不定還可以收獲一片掌聲。

2、5W2H分析法

5W2H分析法，又稱七何分析法，是二戰中美國陸軍兵器修理部首創。它是一種調查研究和思考問題的方法。該方法用5個W和2個H開頭的英語單詞進行設問，一方面有助于發掘問題，有效掌控事情的本質，理清思路 ，另一方面有助于提高考慮問題的周全性，避免一些思維漏洞。

Why：為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？

What：是什么？目的是什么？做什么工作？

Where：何處？在哪里做？從哪里入手？

When：何時？什么時間完成？什么時機最適宜？

Who：誰？由誰來承擔？誰來完成？誰負責？

2H是指：

How：怎么做？如何提高效率？如何實施？方法怎樣？

How much：多少？做到什么程度？數量如何？質量水平如何？費用產出如何？

5W2H也是一種實用工具，除了適用一些創新行為的產生外，也常用于日常寫計劃和方案思路整理。如上一節提到的，在PDCA 循環中的第一個階段制定方案時就可以用到5W2H工具，它可以有效保證計劃方案的全面性及可執行性。

同時，5W2H應用于領導布置下屬工作，或者下屬請示領導都會起到很好的效果。

舉個簡單例子，總經理需要2份文件復印件帶給重要客戶參閱，下班前就要。這件事你交代給下屬小李，只是簡單地說了句：把這份文件復印2份交給總經理。

表面上看好像也沒什么問題，實際上很多重要信息都沒有表達出來，例如復印的質量、文件提交總經理的時間節點等，總之下屬輸出的結果很可能令人不滿意。那如果用5W2H分析一下，這件事拆解開來是這樣的：

Who（執行者）— 小李

What（做什么）— 文件副本

How（怎么做）— 復印

When（時間）— 下班前

Where（地點）— 總經理辦公室

How ?much（工作量）— 2份，保證質量

Why（為什么）— 帶給重要客戶參閱

分析完了之后，那你這么交代下屬比較合理：

小李，請你將這份文件復印2份，下班前送到總經理辦公室交給總經理，要留意復印的質量，總經理要帶給重要客戶參閱。這樣交代工作下屬也很容易達成目標。

反過來，作為下屬，如果你的領導交辦你一項工作，沒有說明清楚，除非你跟他很有默契，可以猜透領導意圖，否則你很有必要對一些重要信息進行確認，這時候5W2H就成了很好的確認信息的工具，避免稀里糊涂執行，領導不滿意自己也憋屈。

你也許會覺得這樣分析很麻煩，完全沒必要。這只是舉的一個簡單例子，很多工作比這要復雜的多，工具可以很好地幫你理清思路。當熟練運用的時候，一些思維過程是可以簡化掉的，會變得得心應手。

3、金字塔原理

金字塔原理是由麥肯錫咨詢公司第一位女性咨詢顧問芭芭拉·明托總結出來的，1973年她出版了《金字塔原理》，暢銷歐美市場30年，隨后它成為麥肯錫顧問們的標準課程。

金字塔原理強調的一個關鍵詞就是邏輯性，不管是寫作、思考、解決問題、演示，可以通過金字塔原理進行搭建，有利于受眾方接收和理解。

金字塔結構中，思想之間的聯系方式可以是縱向的（ vertically） ——即任何一個層次上的思想都是對其下面一個層次上思想的總結；也可以是橫向的（ horizontally） ——即多個思想因共同組成同一個邏輯推理過程， 而被并列排在一起。

用金字塔結構組織的思想，先從金字塔的最頂端開始， 沿各個分支向下展開。 首先表達的主要思想， 使受眾對表達者的觀點產生某種疑問， 而下一層次上的思想將回答這些疑問。通過不斷進行疑問／回答式的對話， 受眾就可以了解你想表達的全部。

書中舉了個匯報工作的例子：

老板想讓秘書盡快安排一個會議，要求袁總、方總和黃總參加。秘書去溝通后，發現袁總今天沒有時間，方總出差了，要明天下午才能回來，黃總周五下午沒有時間，關于會議室，小會議室周三周四是空的，大會議室周五空的，所以會議定在了周五上午10:00。

如果你是秘書，你怎么向老板匯報？

未組織過思想的是這么匯報的：

老板，袁總今天沒有時間，方總明天下午出差回來，黃總周五下午沒有時間，周三周四小會議室空，周五大會議室空，我們會議定在周五上午10:00，行嗎？

組織過的思想是這么匯報的：

老板，會議定在周五上午10:00，在大會議室，行嗎？會議室周三到周五都可以，但三位老總只有周五上午才可以一起參加會議。因為袁總今天沒有時間，方總出差了，明天才能回來，黃總周五下午沒有時間。

如果你是老板，你更愿意聽哪種匯報呢？

對老板而言，他想聽到的就是什么時候開會，第一種匯報，老板需要很有耐心的聽到最后才能知道結果，而且有些凌亂。第二種匯報就比較好，直接先說出老板想要的答案，弱化那些具體原因，開門見山，重點突出。

從這個例子總結出來的規律就是，匯報工作一定先說結果，其次再闡明原因，原因要邏輯清晰，要么是一二三，要么是首先其次最后，總之匯報工作不是嘮家常，還是要提前做好準備。

金字塔原理總結起來就是十六字原則：結論先行、以上統下、歸類分組、邏輯遞進。

結論先行：先歸納出中心思想。

以上統下：上一層論點是下一層分論點的總結概括。

歸類分組：每一組都是同一個范疇。

邏輯遞進：每一層中的思想都需要按照邏輯順序來遞進。

學習金字塔原理可以讓你找到思考、表達、解決問題邏輯性的方法，對于效率提升非常幫助。

今天給大家粗淺的介紹了這三種實用工具，其實每一種工具的內涵都非常豐富，需要不斷探索和實踐才能真正掌握。也希望通過今天的文章能夠引起大家對這三種實用工具的關注，進一步深入學習，當你可以得心應手的運用這些工具，你的職場競爭力也一定會隨之提升。