文|方智群 ??原創(chuàng) ??歡迎轉(zhuǎn)發(fā)分享
日本雜物管理咨詢師山下英子女士,在2009年首次出版了她的家庭生活類著作《斷舍離》,其核心觀點(diǎn)就是書名所稱的:“斷、舍、離”三個(gè)概念:
1) 斷=不買不收不需要的物件,切斷納入;
2) 舍=舍棄或處理無用的物件,整頓清出;
3) 離=遠(yuǎn)離對物質(zhì)的過度迷戀,去執(zhí)修行。
日本是一個(gè)島國,人地矛盾尖銳,造就了他們對空間整理、收納、去繁就簡的文化性格。
“斷舍離”是一門精要的整理、收納、實(shí)踐及修行藝術(shù),同樣,它也非常適用于我們流程管理。
如果我們把做流程管理,看成是收拾屋子,你會(huì)發(fā)現(xiàn)它里面同樣有“斷-舍-離”。
那什么是流程設(shè)計(jì)的“斷舍離”?
斷什么?舍什么?離什么?
我的觀點(diǎn)是:1)斷集、2)舍不得、3)離昧
接下來,我將分三個(gè)篇幅,來跟大家一起來探討流程設(shè)計(jì)中的“斷-舍-離”。
今天,我們來談流程斷舍離之一:斷集
既談“斷集”,我們就要搞清楚什么是“集”?
“集”,“聚攏”、“集中”、“堆集”也。
我把流程的“集”分為:任務(wù)集,習(xí)慣集,權(quán)力集。
活動(dòng)集
1. 首先,是活動(dòng)集。
活動(dòng)堆集,說明流程產(chǎn)能不均衡,有些活動(dòng)節(jié)點(diǎn)成為了瓶頸,而有些活動(dòng)又處于等待。
有些活動(dòng)集,是在一條流程鏈中,處于“關(guān)鍵路徑”上的活動(dòng),是核心節(jié)點(diǎn),它就像放行任務(wù)流的水龍頭或流速閥門,決定著流程運(yùn)作的速率,而如果這些閥門被一些脾性陰晴不定的人執(zhí)掌著,就會(huì)形成活動(dòng)集,這些人大多是資源的管理者或匹配者,他們無所謂流程的價(jià)值和壓力,他們憑心情辦事,他們還因人下碟,你要走完這個(gè)流程,卻不得不克制自己焦慮和憤怒,舔著臉去維持這種“麻煩您幫我看看行不行” 的假面關(guān)系。
另一些活動(dòng)集,是由于組織能力梯隊(duì)建設(shè)不足,造成的某些角色節(jié)點(diǎn)的經(jīng)驗(yàn)無法被代理或取代,某些人無可取代,此事非他不可,在組織內(nèi)再也找不到第二個(gè)人能夠勝任他這個(gè)角色,他變得非常重要,他不能夠不在,他連生病躺在床上了,也還得不斷地被人來電打擾,催命鬼一樣希望他馬上能康復(fù)回崗位,把積壓的活給一次性處理完。
還有一些活動(dòng)集,來自于不良的工作習(xí)慣,譬如:沒有做到日清日結(jié),日事日畢,張三有拖延癥,面對很多突如其來的事務(wù),無法分清主次,李四不知道這么多的問題,該從何下手,他找不到解決系統(tǒng)問題的突破口,而被稱頌為組織英雄的王二麻子,整天忙于救火,你甚至聯(lián)系不到他來簽署一份重要文件,除非前線的火情已經(jīng)得到了有效的控制,而這種異常之火,從未被真正地消除,沒有一個(gè)人能夠站出來,從系統(tǒng)的層面去思考,關(guān)于構(gòu)建一個(gè)消防系統(tǒng)的規(guī)劃方案。
習(xí)慣集
2.其次,是習(xí)慣集。
新流程設(shè)計(jì)最大的敵人,其實(shí)不是在流程評(píng)審會(huì)上與你唱反調(diào)或拍案而起的反對者,流程設(shè)計(jì)最大的敵人其實(shí)是在每個(gè)人身上的習(xí)慣集,不是人反對人,是舊習(xí)慣反對新計(jì)劃。你可能會(huì)同意每天堅(jiān)持鍛煉的益處,但是你再堅(jiān)持了三天后卻虎頭蛇尾地結(jié)束了你的健身計(jì)劃,為什么?是因?yàn)槟愕牧?xí)慣集在作祟。
每一個(gè)做出行為改變,其實(shí)就是一個(gè)內(nèi)心表決的過程,過去的那個(gè)不愛鍛煉的“你”,其實(shí)并未隨著時(shí)間的流逝而消亡,“它們”會(huì)一個(gè)個(gè)地寄生在“你”的意識(shí)深處,就像過氣的“演員”,因?yàn)椤八鼈儭笔沁^去的“你”,當(dāng)“你”決定做某個(gè)決定的時(shí)候,“它們”就會(huì)跑出來,出席“你”的未來表決大會(huì),向“你”這個(gè)大法官宣戰(zhàn),干擾“你”對未來正確的判斷,“它們”像一支非常有力且意見一致的陪審團(tuán),對“你”做出的任何新的革命性決策進(jìn)行一次又一次的反對。
組織也有這樣的習(xí)慣集,它們會(huì)在你倡議某種新的流程設(shè)計(jì)舉措時(shí),出來反駁你,甚至?xí)磉_(dá)沉默,直至等你的新流程落地后唱衰你,它們會(huì)說:“看吧,我早說了不行”,“為什么之前都可以,而現(xiàn)在卻不行呢”,“怪了,別人家都可以,就我們不行”等這些怪話。
要知道,任何微小壞習(xí)慣,變成惡習(xí)巨獸,不是一天就發(fā)生的,必然是“積少成多,集腋成裘”,“千里之堤潰于蟻穴”,“冰凍三尺非一日寒”。那么,苦從何來?佛曰:苦從集來。
疾病是不良生活習(xí)慣的積累,賊膽是逐漸被培養(yǎng)壯大的,我們唯一能做的就是,讓這個(gè)不良行為不要”集”起來,“未生之善令其生起,已生之善令其增長。未生之惡令其不生,已生之惡令其消減” 。哪怕是一個(gè)錯(cuò)誤的念頭起來,你都要“觀”住他,不要讓他撒野,所以“觀念”、“觀念”,就是要時(shí)刻“觀”住你的動(dòng)“念”,像疲憊的父母看住一個(gè)調(diào)皮的孩子一樣。
權(quán)力集
3.再則,是權(quán)力集。
權(quán)力集是組織授權(quán)機(jī)制的問題,有授權(quán),流程就能夠“讓一線呼喚炮火”,沒授權(quán),那就是讓一線呼喚“炮灰”。
流程是作戰(zhàn)工具,應(yīng)根據(jù)不同的戰(zhàn)況調(diào)整戰(zhàn)術(shù),授權(quán)就是讓聽得見炮火的人,根據(jù)前線的戰(zhàn)局,來決定接下來的戰(zhàn)術(shù)怎么打,而不是快馬加鞭地讓流程的“傳令兵”反饋回去,等待大后方BOSS開出指令后,才敢動(dòng)作,要知道,組織決策鏈條過長,等后方的指令,等跑死幾匹馬后才送達(dá)過來,其戰(zhàn)機(jī)早已延誤,累卵的城池早已丟失,前方的戰(zhàn)士都已經(jīng)變成了“炮灰”。
古語云“將在外,君命有所不受”,講的就是授權(quán),我們講組織“賦能”,賦能的前提也是授權(quán)。
組織的決策鏈條過長,就會(huì)消耗流程資源,會(huì)讓原本戰(zhàn)心十足的員工“失能”,久而久之變得不“當(dāng)責(zé)”,很多“拴繩捆螞蚱”的審批流,其實(shí)就是責(zé)任分化的體現(xiàn),讓很多領(lǐng)導(dǎo)變成一條繩子上的螞蚱,使得當(dāng)最壞的后果發(fā)生時(shí),誰也逃不開“各打五十大板”的干系。
流程梳理,最易發(fā)現(xiàn)的問題是審批節(jié)點(diǎn)過集的問題,最難優(yōu)化的也是這個(gè)問題,因?yàn)闄?quán)力斷集,就如同壯士斷腕,取消審批節(jié)點(diǎn),會(huì)容易讓領(lǐng)導(dǎo)們感覺到自己原已割據(jù)的“權(quán)力”被“削藩”的感覺,這種領(lǐng)導(dǎo)者對權(quán)力執(zhí)著與深厚的權(quán)力欲望,已經(jīng)成為流程再設(shè)計(jì)的最大障礙。
以楚漢相爭為例,為何沛縣的地痞劉邦能勝,而楚國的貴族項(xiàng)羽會(huì)敗?
因?yàn)閯顣?huì)“斷集”呀。
淮陰侯韓信(軍事奇才)投項(xiàng)羽,“官不過郎中,位不過執(zhí)戟(保安),言不聽,畫不用”,逼得韓信只能“倍楚而歸漢”,歸漢后,經(jīng)夏侯嬰推薦, 先也是拜了個(gè)治粟都尉(倉管員),韓信自覺委屈,就夜奔了,蕭何(后勤部長兼人力資源總監(jiān))惜才,對談數(shù)次,認(rèn)為韓信是“國士無雙”,得知信逃,就來了個(gè)“月下追韓信”。
追回來后,蕭何就去找劉邦,說大王如果志向只是稱王就算了,大王的志向如果在取天下,韓信是不可多得的奇才。貴在劉邦能聽信,馬上筑壇拜將,“授其上將軍印(營銷總監(jiān)),予他數(shù)萬眾,解衣衣他,推食食他,對他言聽計(jì)用”。
跟著劉邦打戰(zhàn),誰攻下城池就授印給誰去管,跟項(xiàng)羽打戰(zhàn),打勝了,項(xiàng)羽把印璽像盤核桃一樣盤著,盤損了,都不愿意授出來。流程鏈條里面,權(quán)力如果過分“堆集”,決策鏈就會(huì)像“臭婆娘的裹腳布”一般,又臭又長,高層不授權(quán),一分錢的決策都捏在手上,就像是項(xiàng)羽盤印,最終能死心塌地跟隨的還有多少。
很多領(lǐng)導(dǎo)會(huì)說,不是我不授權(quán),完全是不敢授權(quán)或不知向誰授權(quán),但凡下面有能力,我也愿意授,關(guān)鍵是沒人敢于接啊;底下的人也委屈呀,說,領(lǐng)導(dǎo)不授權(quán),我的能力怎么能鍛煉的出來,我覺得這是一個(gè)死結(jié),打開這樣的死結(jié),須得從逐步地授權(quán)開始,不是一下子放開,是逐步增量授權(quán)給他。
所以,流程“集”要當(dāng)機(jī)立斷,你的組織到了那個(gè)“機(jī)”會(huì)當(dāng)口,就必須借助流程變革,把它“斷”干凈,否則,再大的駱駝也會(huì)被稻草壓死。
下期,我再跟大家分享流程設(shè)計(jì)之“斷-舍-離”之二:舍不得,歡迎關(guān)注訂閱!