以科技項目驗收為例。

一、確定驗收日程

盡早確定驗收日期，便于安排各項驗收準備工作。一旦確定后，可以按任務優先級和時間順序進行工作排期，特別要注意重要工作的檢查節點，有的要檢查、排練3次乃至更多。

同時，重要任務的人員、出席會議的項目方人員，也要及早規劃和提前通知、安排、協調到位，還要為臨時無法參會的既定人員準備應急方案。

二、精心準備匯報

1、匯報ppt

一般用ppt匯報課題完成情況，包括課題立項情況、目標任務、考核指標和完成情況、技術創新、組織管理、財務管理、課題小結等。

ppt模板盡量選擇嚴謹一些的，不要過于花哨夸張。每頁幻燈片的字體字號盡量統一，動畫如果要用盡量用簡單的動畫效果，除非要表達特別復雜的流程或結構等。每頁幻燈片內容和排版要適中，既不要過于簡單、空隙太多，也不要過于復雜、密密麻麻。文字顏色與背景色搭配要恰當，不要太接近以至于看不清楚。

要仔細斟酌幻燈片內容的每一個字詞句，言簡意賅，表詞達意準確，要達到這種效果，需要下苦功夫，“推敲推敲”。

ppt現場匯報人要事先寫好演說詞，切勿照搬照念幻燈片上的內容，要有所不同，有所突出。然后按照演說詞進行演練，盡可能做到與幻燈片切換一致。對于講解起來不順口的，則可隨時修改，直到最為滿意。

之后邀請更多的相關或不相關的同事、領導、同行（專家）等來試聽，提指導意見或建議，不斷改進，精益求精。

經驗來講，不到最后時刻ppt往往不能定稿。改來改去，有時候自己都不知道改了多少版本，所以極有必要為每次重大修改另存一個文件副本（版本），這樣可隨時回溯到所需的版本。

最后，驗收會議前，根據參會專家數量，打印多份ppt，簡裝也行，方便專家就近查看匯報中的數據或其他內容。

2、產品演示

演示是非常重要的匯報環節，是課題成果的重要體現，因此一定要高度重視。演示望望在ppt匯報之后，也可以匯報中間穿插，具體根據項目特點和匯報要求進行設計。

以實物成果演示最好，事先設計好驗收步驟和演示講解詞，即演示腳本。操作什么的同時，嘴巴上介紹什么，要緊密配合，步調一致。如果一個人操作，一個人口頭介紹，則需要更多磨合練習，做到天衣無縫。

演示環境也極為重要，要固定設備，驗收期間盡量不得調配改動，穩定壓倒一切。可適當準備臨時緊急備用設備，作為替代演示環境。

3、驗收資料

項目立項、實施中的各類管理文件、技術文件、用戶報告、財務資料等，都是驗收必不可少的資料，要分門別類，統籌規劃、收集、整理好，實行清單管理。一般需要統一膠印，有條件的，給每本資料貼上標簽、編號，則更為專業。

4、驗收結論（草擬）

不要等驗收會現場來打字驗收結論，可以事先準備一個草稿，供專家們參考選用。這樣既可以加快驗收速度，又有利于把控會議進程。

三、驗收會議細節

1、會議室布置

桌、椅、紙、筆、茶杯、飲用水、紙巾和果盤等常規的就不說了，投影儀、話筒、音箱也不說了，有的還可以準備拉一個項目驗收相關的橫幅。

會議室還要準備一些電源插座，供專家接筆記本電源、手機充電等。

專家桌上準備驗收會日程安排、項目驗收匯報資料、公司宣傳冊之類的，供專家翻閱。

準備一臺打印機在會議室或附近，可方便打印驗收結論書。U盤當然也是必要的。

2、相關細節

驗收期間，專家可能會現場調閱資料，資料管理負責人要能及時找到所需資料給專家看，相關內容負責人還要在現場隨時準備解釋、答復專家的問題。所以精通資料所在位置很重要，避免發生現場找不到所需資料或無法解釋某些問題的情況。

此外專家們也可能要盤點實物、生產環境，現場查閱財務軟件等，也需要做好充分的協調準備。

用戶是課題成果的市場代表，事先邀請用戶參會、請用戶現身說法有時候能起到關鍵作用。

驗收期間，需安排拍照攝影，留下重要時刻的記憶，項目工作組成員也可合影留戀。