在花199元報名office軟件課程前，不妨先看看這本書吧。
今天想給所有大學生以及大多數職場人士推薦一本書——《職場書面溝通完全指南》，我很后悔沒有在更早的時候讀到它、運用它。慶幸的是我最終還是遇到了這本書，讀完這本書的最大感受是，“沒有讀過這本書的職場，跟讀過之后的職場，會變得很不一樣?！?/b>為什么這么說？因為這是一本真正手把手教你職場書面溝通的書：如何用Word，Excel，PPT制作商務文本？答案就在這本書中。
這本書的作者吉澤準特是一名有著多年經驗的外企咨詢公司的咨詢師，眾所周知，咨詢師的主要工作就是制作商務文本，而且一般情況下，要經過多年的經驗積累才能做出清晰易懂的商務文本，更讓人絕望的是，如果你的主要工作不是制作商務文本，那么可能要花費十年才能做出具有說服力和吸引力的商務文本。
那么有沒有一種辦法能夠在幾個月內提高制作商務文本的能力呢？吉澤準特把這個問題的答案編成了《職場書面溝通完全指南》這本書，他指出：“反復運用書中的70個商務文本制作速成法，就能夠在幾個月內提高制作商務文本的能力”
這70個速成法都是關于商務文本制作的三個階段：構建框架，制作草稿以及完成定稿，并且這70個速成法既包含職場商業邏輯，也包含具體軟件操作。由此可見，整本書是干貨滿滿沒有一句廢話的，然而充滿干貨的書并不意味就一定是一本好書，那么這本書具體好在哪呢？我為什么要推薦這本書呢？這就要講一下我的親身經歷了。
2016年我購買了兩個辦公軟件學習的網絡課程，一個是PPT課程，一個是Excel課程。這兩門課程都是干的不能再干的干貨，以我付費參加的PPT課程目錄所示：
從上面的部分目錄截圖可以看出來，這個課程詳細介紹了軟件的使用方法，它會教你如何把這個軟件的功能發揮到極致：你可以用布爾運算做出各種形狀，你可以用動畫功能做出酷炫的動畫等等。
在軟件學習方面這些課程稱得上精品，我也認真學完了所有的課程，但是我并沒有成為職場中的PPT高手或者Excel大牛，原因很簡單：這些課程有一個弊端，脫離了職場，只是單純的學習軟件操作。
這個弊端對職場人士來說是致命的，因為“辦公軟件”這四個字的重點是辦公，而不是軟件，軟件只是工具和手段，而不是目的。對大多數職場人士來說，學習辦公軟件的目的是“進行職場書面溝通”而不是“炫技”。
《職場書面溝通完全指南》這本書就解決了這個問題，因為它的每一個速成法，每一個使用技巧都不是獨立存在的軟件操作，而是結合了職場知識，將這些軟件操作變成了職場書面溝通技巧，下面的部分書籍目錄可以體現出這一點：
以上只是書籍目錄的一部分，整本書有260頁，目錄和索引就有整整6頁，而我主要想跟大家分享的是在搭建商務文本框架時的兩個重點：明確who，what，why以及PREP邏輯結構。
重點一、明確who，what，why
許多人在制作商務文本時都會犯以下兩種錯誤：
1不考慮該用哪個軟件，而是直接打開自己熟悉使用的軟件或者憑感覺選擇商業文本的展現形式
2本末倒置，只想著做出漂亮的板式，從而過分修飾外觀，忽略了內容本身
這兩種錯誤的產生都是因為在正式制作前，沒有明確who，what，why。
who指的是閱讀你的商務文本的讀者，what指的是你制作這份商務文本的目的，而why則是指你這份商務文本的目的是否跟目標讀者對應。這個why可能有點不好理解，舉個例子來說明一下。
比如你制作了一個PPT，這個PPT的讀者是路演投資人，你的目的是引起投資人的興趣，然而，路演完了以后，你發現這個PPT沒有引起投資人的興趣，而是讓公司內部員工產生了濃厚的興趣，那么這就說明你的這份PPT沒有考慮到why：沒有以目標讀者為關鍵人物來說明內容。
了解了who，what，why的具體內容以后，你就會明白，明確這三個W，會讓你以目標讀者為對象來決定如何制作商務文本，而不是憑著感覺去做主觀判斷。
重點二、PREP邏輯結構
PREP是四個英語單詞的首字母，這四個單詞分別為point（主張），reason（理由），example（例子）以及point的另一個意思（總結）。
為什么在制作商務文本時要使用PREP邏輯結構呢？因為商務文本的基本目的就是讓讀者理解，相信文本的內容。而PREP邏輯結構就是達到這個目的的最簡單以及最實用的方法，而且不僅僅是商務文本，對絕大多數的文字內容而言，只要你的目的是讓你的讀者理解和信任你所呈現的內容，那么PREP就會是最基本的邏輯結構，比如你現在看到的這篇文章，就含有這個邏輯結構：
P觀點：《職場書面溝通完全指南》這本書是大學生和職場人士的必讀書
R理由：反復運用書中的70個商務文本制作速成法，就能夠在幾個月內提高制作商務文本的能力
E例子：以我親身經歷為例，對比網絡課程目錄與書籍目錄，告訴大家網絡辦公軟件課程脫離了職場，而這本書還原了辦公軟件的最終本質：職場書面溝通
P總結：呃~，在后面還沒有寫
以上就是我跟大家分享的書中的兩個重點，其實這兩個重點并不是很難理解，也不是很難學習，而且整本書的干貨內容特別多，我為什么單獨挑出這兩點呢？因為根據我的觀察以及我自己的經歷，辦公軟件的學習已經脫離了本質和現實。
辦公軟件的本質是是進行職場書面溝通的工具，它只是手段。而很多人已經忘記了這一點，就像忘記了PPT的全稱是powerpoint即“讓你的觀點更有力”而不是“讓你的板式更好看。”
辦公軟件的現實則是大多數人的工作其實并不需要學習太多的軟件操作技巧，相反，有些人掌握了很多高難度的技巧，但只是空中閣樓一樣的炫技，中看不中用，而不能做出一份具有商業邏輯，符合商業要求的商務文本。
因此，回歸辦公軟件的本質及現實，這篇文章的P總結是：
如果你想要在職場中運用office軟件制作出一份清晰，易懂的商務文本，那么這本書就能夠讓你一次性掌握Word，Excel，PPT的所有技巧了。
PS：這本書的附錄中還包含了外企咨詢公司商務文本范例，來不及學習的可以直接套模板救救急。
以上呢，就是我今天的小小分享，如果有一點點地方可以幫到你，請在文末點個贊，謝謝。
