本篇文章是關于郵件的（如何發郵件，如何回復郵件）。
最近公司又有新同事入職，入職第一件事情就是告訴他們如何寫郵件。最近2個月電腦持續的藍屏，幾乎2天藍屏一次，丟了很多數據。
之前準備的很多ppt都找不到了，包括培訓郵件的。沒辦法我又重新的梳理了一下，重新寫一個關于郵件相關的培訓。
可能有人會想，寫郵件誰不會，是的，郵件都會寫。但是把郵件寫的好很難，讓別人看舒服更難。
大多數人發不好郵件，也包括工作了很多年的人。
收發郵件在工作中是經常性的，每個人每天都要發很多封郵件，因此更要注意。
當我們打開郵箱客戶端（以forxmail為例），能看到一封郵件主要包括6個要素：發件人，抄送人，密送，主題，正文，簽名和附件。
如果想發好一封郵件需要注意下面8個方面的細節：
**01:注意寫郵件的順序 **
寫郵件的恰當的順序應該是自下而上的。
順序應該是：附件-->正文-->主題-->收件人。
打開寫郵件界面，首先要考慮的是我的這封郵件有沒有附件，如果有優先上傳，避免點擊發送按鈕后忘記上傳附件。
傳完附件在寫郵件正文，正文寫完寫主題，主題寫完寫收件人。寫收件人之前還要再確認一下之前是否存在問題。
收件人是必填項，其它的可以不寫，所以在沒有寫收件人之前不會出現誤操作而點了發送按鈕的情況。
如果有附件，你忘了帶，也許你認為你只是疏忽，但是在收件人眼里看來就是細節把握的不好，無它。
如果應該有的附件沒有掛，郵件肯定還要重新發。丟失工作效率的同時還浪費雙方的時間。
我們在別人眼里的好印象積累需要一點一點的，但是可能一個小疏忽或者一個小錯誤就把把以前積累的好印象清零。
在我不同的工作經歷中，經常能聽到同事們驚呼，“靠，忘帶附件了”，“哎我去，剛才把附件忘了”，所以一定要避免出現這樣的問題。
現在很多郵箱客戶端已經有智能提示了，如果你在正文中提到附件相關關鍵字，在你點發送時會提示。不管有沒有提示，一定要思考。
**02 附件怎么掛合適？ **
我們在發郵件時經常要帶附件，如何帶附件體現了我們是否用心。
先說幾個發生在我身邊的案例：
A:之前有一個同事，我讓他找10張圖片，圖片很快找到了，給我發了郵件，把10張圖片做為10個附件直接把郵件扔給我。我接到圖片需要從郵件上一個一個下載，需要下載10次。
B:有一個產品文檔（文檔名稱：X項目需求.doc），需要多人合作完成。最后匯總給我的時候，都是一個名稱，我接完收要一個一個改名字，否則要會沖突。
如何破？
針對A：可以把10張圖片放在一個件夾里，打一個壓縮包，把這個壓縮包做為附件一起發郵件。這樣接收的郵件只需要下載下來解壓即可以查看全部。
針對B：把文檔名稱改一下，如果有兩個人寫則這樣命名。“X項目需求_20171220尹云飛.doc”，“X項目需求_20171220劉大大.doc”，這樣極大的方便了別人。
如果我們寫的一個方案僅是給別人看的或者確認的，我們最好把word轉成pdf格式。這是因為pdf版式要比word清晰一些，同時文件會小一些，下載起來會快很多，可以直接在移動端查看。
關于壓縮包注意要在什么時候壓縮文件做為附件，如果只有三個以內的文件，而且文件都不是很大，我們就不要壓成包。現在移動時代很多都在手機上看郵件，如果你壓成zip反而會不方便別人在手機上查看。
另外如果附件超過10M以上，我們最好不要放在附件里面，在郵件里上傳和下載特別的慢，我們可以多利用一下百度云盤。上段時間我給客戶寫了一個文檔，文檔500多頁，快有70多M了，如果這么大的文檔還放在了附件里，不僅發郵件會慢而且別人收郵件也慢。考慮了這一點，我把文檔上傳到百度云盤上，做了一個私密碼共享，有一個連接和提取碼。把這個發給對方，他很容易的下載到，這樣雙方都方便。
**03 如何寫正文？ **
我一直認為寫郵件跟寫信是一樣的，必須要有稱呼、有問候、有正文和結束語，這樣才算一個完整的郵件正文。
那如何稱呼呢？
如果是發給領導的，可以直接稱呼領導職位。例如：張總 或者稱呼“領導”都可以。
如果是發給同事的，可以直呼其名，如果是三個字的，把姓去掉，如果是兩個字的，可以直接稱呼。例如：“李曉強”，可以新切一點稱呼為“曉強”。如果是兩字的姓名"張遼"，那我們直接稱呼“張遼”，如果兩個字的再把姓省掉就顯得不太合適 “遼”，過于親昵不得體。
如果是客戶，則可以稱呼“張經理”，不管是不是經理，這樣稱呼總規沒有錯。
如果是多個收件人，可以稱呼“各位同事”或“各位同仁”等。
那如何問候呢？
問候相對簡單，“你好”“您好”。具體什么時候用“你”，什么時候用“您”自己去體會不解釋。
那正文如何寫呢？
寫正文的原則就是：
有主有次，條理清晰；
簡潔明了說清楚內容；
內容拆分，不要弄一鉈文字；
如果內容過多采用三段式（總分總）；
注意書寫錯誤，錯字以及別字；
重要內容用不同的顏色字體標注或者加粗，但不要超過三種以上顏色。
那如何結尾呢？
郵件正文要有結束語，任何都是要有開始和結束。
例如：
以上，請知曉！
以上，順祝商祺！
以上，祝工作順利！
等等
**04 如何寫主題呢？ **
主題要簡潔，看見主題就能知道郵件正文內容，也就是說主題是郵件內容的高度概括。
把必要的信息放在主題上，讓人一看就知道是怎么回事。
即使收件人沒有點擊到正文里面，看到主題也了解了郵件的信息，提高雙方面的效率。
在公司內領導級別越高收到的郵件就會越多，每天面對幾十封或者上百封郵件，會對人產生信息負載。
寫郵件最好就是對方即使不打開正文，只看到主題就能了解郵件內容。
例如：
上圖中兩封郵件都都是一件事，但第一個要比第二好。
第二個郵件"工作匯報"，讓人不知所云。
上圖中同樣，第一個郵件主題要好于第二個。第二個郵件主題“關于項目測試反饋”會讓人想：這是什么項目，反饋結果是什么，相反第一就一目了然。
關于匯報的，要在主題中寫上匯報結果的結果。關于咨詢的，要在主題中體現咨詢字體。等等。
**05 如何寫收件人呢？ **
收件人(to)：是郵件接收的第一人，相關性最強。收件人要對郵件內容進行回復。
抄送(cc)：抄送也是一種告之，告訴相關人事情的相關進展，抄送人不一定要回復，收件人能看到抄送給誰了。
密送(bcc)：收件人看不到，等發件人發完郵件也看不到。此情況比較特殊，假設你不想讓收件人看到還想抄送給其它人，可以選擇這種方式。
以上都可以寫多個郵箱地址，但是寫的時候最好要注意順序，如果收件人中有多個其中有領導則要把領導放在第一位置。
收件人盡量不要寫多個，除非必要。如果一件事情多個收件人，變會變得沒有主次。有一種等待觀望心里，我不回復了，反正又不是我一個人。
強調，收件能寫一個就寫一個，有重點。
07
及時回復郵件是一種好習慣
如果我們收到別人的郵件，需要一些時間處理，那我們立馬回復一下郵件告之發件人。
例如
“郵件已收到，我現在就去處理，處理完給您反饋！”再或者“郵件我收到，我會盡快回復！”
如果我們能立馬告之對方，那面就應該第一時間回復。回復郵件跟發一個郵件基本是一樣的，因此都按照上面提到的方法處理即可。
另外一定要回復的高效，如果對方問了3個問題，你只回復了1個問題，這樣還要來來回回的溝通多次。避免這樣，爭取一次郵件搞定所有事情。
**08 其它 **
我的習慣是從下往上寫，寫完主題時先不寫接收人。此時做一下檢查，主要是拼寫錯誤，經過多次確認沒有問題寫上收件人點擊“發送”按鈕。
如果把收件人也寫上，在檢查容易出現誤操作而點了“發送”。不寫收件人是無法點擊“發送”的，這是一種保險做法。
一定要設置郵件簽名，把自己的電話等聯系信息都放上去，方便別人聯系。
寫郵件跟做其它事情道理是一樣的，我們要站在別人的角度去思考，怎么能讓別人最大的方便。
認真做每一件事情，即使像發郵件這樣的小事。爭取每個郵件都能做到高效，清晰，準確。
細節決定成敗，細節往往是從小事中體現出來的。
**08 案例 **
第一例子：這是入職新同事第一次發的郵件，此封郵件無頭無尾，完全不符合要求！
經過指導后發的第二次郵件，第二封郵件要比第一次的好，但是主次不突出，無量化結果。
最終發出去的郵件效果（下圖）：
第二個例子：
昨天一個客戶上來就給我扔了一個接近3G的郵件，接到這個郵件第一感覺點暈菜。有圖有真相。
暈菜的原因：
正文雖然寫了，但跟沒有寫是一樣的。
不知道附件是什么，讓人恐懼。
附件太大，不方便下載。
事前沒有溝通，很突兀。
以上是我總結的與郵件相關的技巧。
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