我不知道大家有沒有這樣的經(jīng)驗(yàn)：你明天要在一個(gè)客戶會(huì)議中做匯報(bào)，議題是關(guān)于未來一年的合作計(jì)劃，談成的話，訂單就八九不離十了；為了這場(chǎng)會(huì)議，你已經(jīng)準(zhǔn)備了一個(gè)星期，昨晚你還熬夜把它調(diào)整完美。
之前你學(xué)過一些PPT的設(shè)計(jì)技巧，坦白說，你的PPT已經(jīng)在90分的水平了——結(jié)構(gòu)合理，畫面悅目，圖表做的一絲不茍，看得出來是用心之作。
在今天的會(huì)議中，雖然幾位客戶聚精會(huì)神的聽了一個(gè)小時(shí)，在匯報(bào)之后也提出了幾個(gè)問題，可是你感到他們好像有些事情欲言又止，談話沒辦法觸及到深處。然后，時(shí)間到了。。。。。
我想帶出的問題是：你把很多精力放在PPT上，多大程度獲得你想要的效果？
這不是一個(gè)“有或沒有”的問題，PPT有它獨(dú)特的作用，在展示圖片和數(shù)據(jù)圖表上，非常有效；所以，我的意思是，假設(shè)你花了20個(gè)小時(shí)來準(zhǔn)備這份PPT，它給你帶來多大的回報(bào)？有沒有其他辦法，可以用更少的精力帶來更大的回報(bào)呢？
我認(rèn)為是有的。
首先，我們來分析一下，一般開會(huì)有什么目的？
1. 匯報(bào)
2. 分享信息
3. 收集想法
4. 就某些事項(xiàng)做決定
5. 排列工作順序和資源分配
6. 情感交流與建立關(guān)系
你應(yīng)該做的不只是設(shè)計(jì)PPT，而是設(shè)計(jì)跟參與者交流的方式。
我們希望參與者交流什么？借用Edward de Bono的“六頂思考帽”，我們可以讓參與者：
藍(lán)帽子：表達(dá)對(duì)會(huì)議目的、結(jié)果、議程、角色、討論規(guī)則等事項(xiàng)的意見
白帽子：分享他們所知道的事實(shí)、信息，而不加批判
黃帽子：表達(dá)對(duì)事情的正面看法
黑帽子：提醒大家事情的缺點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)
紅帽子：表達(dá)他的感受、直覺、情緒，而不需要所謂“正確的”理由
綠帽子：發(fā)揮他們的創(chuàng)想，尋找其他可能性
現(xiàn)在大家設(shè)計(jì)PPT的時(shí)候，通常只是列出幾條問題，然后讓參與者回答。這種做法很單調(diào)，而且容易被職位高的人“挾持”對(duì)話，其他人不敢發(fā)言。
其實(shí)，跟參與者互動(dòng)的方式可多呢！
1. 讓參與者寫便利貼，然后一起貼在白板上分類
2. 在白板上把參與者的意見紀(jì)錄下來，配以卡通
3. 如果人數(shù)在10人以上，分成2-4人一組進(jìn)行分組討論，然后全體匯報(bào)
4. 預(yù)先準(zhǔn)備好思考模版，分發(fā)給參與者使用（個(gè)人或小組皆可）
5. 讓參與者用圓點(diǎn)貼紙投票（如：每個(gè)人有10點(diǎn)，每一點(diǎn)代表10萬預(yù)算，讓他來分配）
6. 利用圖片、模型、道具和樂高積木等物品，來隱喻他們的想法、感受、創(chuàng)意
7. 傳遞“談話棒”
我以前要進(jìn)行大的匯報(bào)時(shí)，都會(huì)好緊張，不停修改PPT，因?yàn)橛泻芏鄦栴}我不懂怎么做，我覺得自己不夠好，我怕有些問題我回答不上。
人的本能是要逃避痛苦，這種不確定性會(huì)讓我痛苦，我想逃避它，方法是不停改PPT。
其實(shí)，唯一的解決方法，是接受這種不確定性：準(zhǔn)備會(huì)議的時(shí)候，預(yù)留30%的時(shí)間（甚至更多）用來跟大家互動(dòng)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，假如大家都參與進(jìn)來，很多問題會(huì)迎刃而解。
你只需要準(zhǔn)備幾張圖，現(xiàn)場(chǎng)隨時(shí)能手繪，你就可以節(jié)省很多PPT設(shè)計(jì)的時(shí)間。
祝你每天上班都像遇到艷遇一樣那么興奮！
