我們都太忙了。白天忙著開一個接一個的會議，晚上則忙著回郵件。拿Adam Grant來說，他是一位出了名的積極回復各種信息的沃頓商學院教授，他告訴我，他“平均每天”要花上3到4個小時做這些事。這充分說明了浪費我們時間的人已經成為現代商業生活的害群之馬。他們既降低了我們的工作效率，又讓我們煩惱不堪。
想避開這些人實在很難，尤其是當浪費你時間的人是你老板的時候。比如，我的朋友就提到過一位主管，他“召集大家開會，僅僅是為了不著邊際地大談他大學時期的故事”，并“斥責那些想要離開去認真工作的人”。但在其他很多情況下，你能夠采取措施，重新掌控你自己的時間和日程。你可以這樣做：
1．表明你首選的溝通方式。
1980到1995年間出生的千禧一代是公認的不愛用電話聯系的族群，但幾乎每個人都有更偏好的溝通方式。Regina Walton是一位社交媒體與社區經理，她告訴我，她也討厭使用電話。她在海外生活多年，養成了這一習慣。對她來說，她更喜歡用電子郵件溝通，因為她“有時間就可以回復郵件，而且回復速度很快。”你可以主動地告訴同事你的最佳聯系方式，比如電話、短信、電子郵件或者推特。這樣你就可以保持心平氣和的回復狀態或者避免因信息渠道太多而受到騷擾。
2. 索要一份會議議程。
漫無邊際或是冗長的會議造成大量工作時間被浪費掉。解決方式如下：在確認參加任何會議之前，堅持先看議程，“以確保我能夠全身心投入”。你可以為你要主持的會議寫好議程，并主動和與會人員共享你的議程安排。其實你可以推動公司采取規范措施，比如引進一些最佳實踐，像撇除意義不大的“日程更新”部分，而改為提前用電郵通知“更新”。或者你可以清楚地表明會議最終要完成哪些目標。“探討擴張戰略”這樣的議程目標可能會導致會議內容混亂不清，甚至在討論之后一無所獲；“決定是否在坦帕新開辦事處”則能夠更加清晰地引導對話。
3. 管理與會人員名單。
如果會議受邀人的名單是隨意擬定的，里面有太多不相關的人、又缺少能夠做決策并推動會議進程人，這種會議很可能會一團糟。如果你受邀參加一個會議，問問兩個關鍵性問題。
- 第一，我需要來嗎？你要堅持讓他們提供議程，并仔細查看，這樣你就能夠大概知道你的參會是否有價值或如果你不參加，能否在會后得知其內容。
- 第二，該參加這場會議的人會來嗎？假設你們的會議與坦帕擴張戰略相關，而東南地區運營主管卻不參會，那你很可能不得不再向她講解整個會議內容。你要確定誰是真正的決策者，如果他們不能夠到場并參加會議，那就別浪費你自己或是其他人的時間了。
4. 強制他人提前做好準備。
我們都以為別人跟我們一樣為開會做準備。但出人意料的是，他們往往不會這么做。即便是他們自己要求開會，他們也可能只做了非常少的調研，而且拿那些在網上搜索就能夠得到答案的簡單問題來浪費我們的時間。
為了避免這種情況，我們必須強制別人提前做準備。“強制”是一個聽起來很刺耳的詞，而選擇這個詞是很合理的：因為對于總是為會議提前做準備的人而言，這算不上負擔，但它卻能夠有效地約束那些不負責任的人。Debbie Horovitch是Google+視頻群聊項目的專家，長期以來，由她組織的初始戰略探討活動都是免費的，但她發現有些人利用會議時間討論無關的話題。
因此，她采取了一種新的策略：
“所有想要給我打電話或是與我交談的人，必須填寫一份申請表”，寫清將要討論的具體問題。“現在，我會與想和我一起工作的人設定界限與預期，這樣我能夠很容易辨識出那些浪費我時間的人。
同樣，如果有人想與我面談以便了解相關信息，我會先給他們發送一份文件，文件中含有我文章的鏈接，這些文章與他們感興趣的領域相關，比如，‘成為咨詢顧問或是演說家’，‘職業轉型’等。我請他們在看完這些文章之后聯系我，聽聽他們還有什么問題。大多數人都沒有再聯系我，當然這也無妨，畢竟我只想和那些真正有興趣探討問題的人交談。“
你會因為太過強硬，太有時間原則得罪人嗎？這不可避免。但你也會發現，別人會更加尊重你和你的時間。我們中的大多數人都希望能夠更好地控制自己的日程。如果你愿意采取措施、尋求更明智的策略，比如說要求所有會議都設置議程，就能讓每個人收益。但要注意，你要表明這樣做是為了全身心投入公司和團隊任務，而不是純粹為了自己，比如稱自己“根本沒時間處理這種沒意義的事”。你可以說：“我想要確保我們所有人都得到最大發揮” 或者“所以我覺得我們都尊重彼此的時間非常重要。”
堅持下去，別人就難以抗拒你了。
文章版權信息
- 原文作者：譯言網
- 原文地址：http://www.dwz.cn/waCSi
- 本文關鍵詞：時間管理,浪費,尊重,控制,收益,效率
- 版權聲明：本文由做自己的CEO團隊轉發，所有版權歸屬原作者。
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