我們都太忙了。白天忙著開一個(gè)接一個(gè)的會議，晚上則忙著回郵件。拿Adam Grant來說，他是一位出了名的積極回復(fù)各種信息的沃頓商學(xué)院教授，他告訴我，他“平均每天”要花上3到4個(gè)小時(shí)做這些事。這充分說明了浪費(fèi)我們時(shí)間的人已經(jīng)成為現(xiàn)代商業(yè)生活的害群之馬。他們既降低了我們的工作效率，又讓我們煩惱不堪。
想避開這些人實(shí)在很難，尤其是當(dāng)浪費(fèi)你時(shí)間的人是你老板的時(shí)候。比如，我的朋友就提到過一位主管，他“召集大家開會，僅僅是為了不著邊際地大談他大學(xué)時(shí)期的故事”，并“斥責(zé)那些想要離開去認(rèn)真工作的人”。但在其他很多情況下，你能夠采取措施，重新掌控你自己的時(shí)間和日程。你可以這樣做：
1．表明你首選的溝通方式。
1980到1995年間出生的千禧一代是公認(rèn)的不愛用電話聯(lián)系的族群，但幾乎每個(gè)人都有更偏好的溝通方式。Regina Walton是一位社交媒體與社區(qū)經(jīng)理，她告訴我，她也討厭使用電話。她在海外生活多年，養(yǎng)成了這一習(xí)慣。對她來說，她更喜歡用電子郵件溝通，因?yàn)樗坝袝r(shí)間就可以回復(fù)郵件，而且回復(fù)速度很快。”你可以主動(dòng)地告訴同事你的最佳聯(lián)系方式，比如電話、短信、電子郵件或者推特。這樣你就可以保持心平氣和的回復(fù)狀態(tài)或者避免因信息渠道太多而受到騷擾。
2. 索要一份會議議程。
漫無邊際或是冗長的會議造成大量工作時(shí)間被浪費(fèi)掉。解決方式如下：在確認(rèn)參加任何會議之前，堅(jiān)持先看議程，“以確保我能夠全身心投入”。你可以為你要主持的會議寫好議程，并主動(dòng)和與會人員共享你的議程安排。其實(shí)你可以推動(dòng)公司采取規(guī)范措施，比如引進(jìn)一些最佳實(shí)踐，像撇除意義不大的“日程更新”部分，而改為提前用電郵通知“更新”。或者你可以清楚地表明會議最終要完成哪些目標(biāo)。“探討擴(kuò)張戰(zhàn)略”這樣的議程目標(biāo)可能會導(dǎo)致會議內(nèi)容混亂不清，甚至在討論之后一無所獲；“決定是否在坦帕新開辦事處”則能夠更加清晰地引導(dǎo)對話。
3. 管理與會人員名單。
如果會議受邀人的名單是隨意擬定的，里面有太多不相關(guān)的人、又缺少能夠做決策并推動(dòng)會議進(jìn)程人，這種會議很可能會一團(tuán)糟。如果你受邀參加一個(gè)會議，問問兩個(gè)關(guān)鍵性問題。
- 第一，我需要來嗎？你要堅(jiān)持讓他們提供議程，并仔細(xì)查看，這樣你就能夠大概知道你的參會是否有價(jià)值或如果你不參加，能否在會后得知其內(nèi)容。
- 第二，該參加這場會議的人會來嗎？假設(shè)你們的會議與坦帕擴(kuò)張戰(zhàn)略相關(guān)，而東南地區(qū)運(yùn)營主管卻不參會，那你很可能不得不再向她講解整個(gè)會議內(nèi)容。你要確定誰是真正的決策者，如果他們不能夠到場并參加會議，那就別浪費(fèi)你自己或是其他人的時(shí)間了。
4. 強(qiáng)制他人提前做好準(zhǔn)備。
我們都以為別人跟我們一樣為開會做準(zhǔn)備。但出人意料的是，他們往往不會這么做。即便是他們自己要求開會，他們也可能只做了非常少的調(diào)研，而且拿那些在網(wǎng)上搜索就能夠得到答案的簡單問題來浪費(fèi)我們的時(shí)間。
為了避免這種情況，我們必須強(qiáng)制別人提前做準(zhǔn)備。“強(qiáng)制”是一個(gè)聽起來很刺耳的詞，而選擇這個(gè)詞是很合理的：因?yàn)閷τ诳偸菫闀h提前做準(zhǔn)備的人而言，這算不上負(fù)擔(dān)，但它卻能夠有效地約束那些不負(fù)責(zé)任的人。Debbie Horovitch是Google+視頻群聊項(xiàng)目的專家，長期以來，由她組織的初始戰(zhàn)略探討活動(dòng)都是免費(fèi)的，但她發(fā)現(xiàn)有些人利用會議時(shí)間討論無關(guān)的話題。
因此，她采取了一種新的策略：
“所有想要給我打電話或是與我交談的人，必須填寫一份申請表”，寫清將要討論的具體問題。“現(xiàn)在，我會與想和我一起工作的人設(shè)定界限與預(yù)期，這樣我能夠很容易辨識出那些浪費(fèi)我時(shí)間的人。
同樣，如果有人想與我面談以便了解相關(guān)信息，我會先給他們發(fā)送一份文件，文件中含有我文章的鏈接，這些文章與他們感興趣的領(lǐng)域相關(guān)，比如，‘成為咨詢顧問或是演說家’，‘職業(yè)轉(zhuǎn)型’等。我請他們在看完這些文章之后聯(lián)系我，聽聽他們還有什么問題。大多數(shù)人都沒有再聯(lián)系我，當(dāng)然這也無妨，畢竟我只想和那些真正有興趣探討問題的人交談。“
你會因?yàn)樘^強(qiáng)硬，太有時(shí)間原則得罪人嗎？這不可避免。但你也會發(fā)現(xiàn)，別人會更加尊重你和你的時(shí)間。我們中的大多數(shù)人都希望能夠更好地控制自己的日程。如果你愿意采取措施、尋求更明智的策略，比如說要求所有會議都設(shè)置議程，就能讓每個(gè)人收益。但要注意，你要表明這樣做是為了全身心投入公司和團(tuán)隊(duì)任務(wù)，而不是純粹為了自己，比如稱自己“根本沒時(shí)間處理這種沒意義的事”。你可以說：“我想要確保我們所有人都得到最大發(fā)揮” 或者“所以我覺得我們都尊重彼此的時(shí)間非常重要。”
堅(jiān)持下去，別人就難以抗拒你了。
文章版權(quán)信息
- 原文作者：譯言網(wǎng)
- 原文地址：http://www.dwz.cn/waCSi
- 本文關(guān)鍵詞：時(shí)間管理,浪費(fèi),尊重,控制,收益,效率
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