1 如何做計劃

1.1 四象限法收集與歸納

四象限法

對四象限法的說明:
  - 工作歸納時的兩分鐘原則 :凡是2分鐘內能完成的,都無需歸納直接完成。
  - 妥善處理好三、四象限之后,就把目光只專注于一、二象限即可。
  - 對于重要不緊急的事件,需要人們長期堅持,[1.4.2 每日的兩份清單] 對重要不緊急事件的處理提出了較為有效的辦法。
  - 對于一象限任務的優化與精簡:
   + 尋找原因,從根源上鏟除
   + 提高個人問題處理能力
   + 形成完善的應對流程
   + 轉手他人(e.g.數據處理)
   + 離開該工作環境(e.g.辭職、離開實驗室)

1.2 可操作目標制定與建構

1.2.1 可操作目標

- 可觀察性:可以用行動而非觀念來定義
  - 具體性:可以通過某種行為完成的,e.g.寫一篇論文,跑10min步
  - 可分解性:從want to do變成how to do,具體為:
   1. 分解后的每個子步驟也必須是可觀察的和具體的
   2. 隨事態發展要經常即時調整分解的子步驟,對時間重新評估與安排(比如由于一開始估計不足或突發事件,對子步驟即時修改或增加)
   3. 只專注于當前步驟
  - 最小啟動子:第一步要盡可能簡單(蔡格尼克效應)

1.2.2 目標建構——層級結構

目標數量自己要有清晰的認識,想做很多事情是拖延者的典型心理。一開始可以列出長長的計劃清單,但只保留最重要的,最能提升自己幸福感的那個目標。
   目標設立與執行往往分為三種不同的類型:
  1、一個大型目標分解為多個中型目標(e.g.學習外語分解為報培訓班、針對性練習、參與考試等);
  2、一個中型目標分解為多個可直接操作的任務組塊 (e.g.針對性練習分解為讀15min材料、閱讀兩篇新聞、聽30min材料等);
  3、將該項目內的任務組塊與其他已有的任務組塊相結合 (即將任務組塊與日歷結合)
  其中前兩點與計劃制定是直接相關的,而第三點則會在[1.4 結合日歷]中展開

注意:計劃制定不僅要有明確的步驟,也要有明確的時間限定!!!精確時間估計是克服拖延的重中之重!!!

1.3 習慣性任務

為什么習慣難以養成?不是因為習慣難以堅持,而是因為無合理計劃的習慣任務最容易被忙碌所沖擊。最好的辦法就是對習慣計劃的量與耗時進行合理的估計、控制,然后再結合進你的非計劃日程表中。

1.3.1 習慣清單

習慣清單:一直堅持做的習慣,優先級最高。注意:優先級最高不等于每天第一個做,而是在某個限定時段內優先度最高,比如晚上,有多重選擇時理應第一個完成習慣清單上的任務;或者早上,可以優先背單詞,然后再開始自習。
  對于習慣,可以用可視圖來記錄自己的習慣,并采取相應獎勵措施。在[3.1 自我獎勵]部分有詳細討論。

1.3.2 限量與定時

對于非目的閱讀(長期)、記單詞、跑步這種計劃,在一開始就要設定好具體的量,不得貪多。且對自己的習慣任務也像做計劃一樣設定好具體時間,與計劃任務一樣重要性來對待,以免因習慣行為設置的過于隨意性與模糊性導致其被忙碌沖跑。
  個人不建議用碎片化時間來貫徹習慣行為,因為容易被擠沒。碎片化時間更適合一些隨意性較大的行動,所以可以考慮自己給自己的碎片化時間設定一個行事清單(e.g.RSS閱讀、wiz閱讀等)。

1.4 結合日歷靈活安排

1.4.1 使用非計劃日程表

想做很多事情卻做不完,可能真的是因為你沒時間,我們對自由時間的知覺總是偏離實際,所以使用非計劃日程表來估計自己的自由時間。
  在非計劃日程表上寫下:1.已知會發生;2.安排好的;3.日常活動。不要寫下自己希望開始實施的計劃任務與習慣任務,對不能確切預料費時的事件估計一個大致時間,宜長不宜短。
  然后總結自己剩余的自由時間。一周結束后在四象限法的框架下反思自己非計劃耗時能否設法優化。
  進一步,非計劃日程表也可以作為[3.2 自我監控]的手段

1.4.2 每日的兩份清單

任務清單:每天早上結合當日日程與任務進度,選擇3~6件明確自己今天要完成的要事(視任務耗時與自己效率,但始終不宜過多)。盡量安排在自己效率比較高的時間段完成。
  習慣清單:依據耗時插入自己的非計劃日程表,優先級最高。如果一個習慣耗時較長可以分解。習慣一旦插入非計劃日程表,就不可自己再給自己找借口變更,必須和計劃任務一樣等同視之。
  注意:用“我要在8~9點讀一個小時英語”這樣的話語替代“我要讀完兩個單元的英語”這樣的話語。后者所表現出的認知方式反映了追求及時滿足、完美主義等拖延行為誘因。

1.4.3 防止任務節奏混亂

首先,要有一個充分的心理準備——事事并非一帆風順,出問題是常態。導致節奏混亂的誘因主要有兩類:一類是突發事件,一類是時間估計錯誤。
  應對突發事件,辦法就是形成自己的應對機制。在后文[2.2.3 面對障礙與應對障礙]有詳細介紹。
  而對于時間估計錯誤,沒有十分有效的解決辦法,除了不斷培養自己時間知覺能力外,最好在設計自己的非計劃日程表與估計計劃任務耗時的時候留出一定的緩沖時間。一開始可以是原計劃時間的20%,之后可以調整為10%。

1.4.4 針對碎片化時間的利用

1. 時間單元概念的轉變:很多人對最小可利用時間的定義都比較長,比如30min。但自己可以針對性地將時間單元定義為5min和15min兩種。這樣就會發現大量可利用時間。
  2. 碎片化時間使用清單:想想自己什么任務可以在碎片化時間里完成。比如當前5min可以進行RSS閱讀等。最好對碎片化時間的使用方式有一個清晰的界定,不然很容易導致其在思考做什么中浪費掉。
  3. 提高碎片時間任務的可接近性:把與碎片化時間想做的事情有關的材料放在唾手可得的地方(e.g.手機桌面首頁),提高可接近性才能在碎片化時間出現的時候盡快將其利用。
  4. 習慣清單的事情盡可能不要安排在碎片化時間里做,因為碎片化時間不確定性太大。比如,對于閱讀習慣,最好的辦法就是分而治之,習慣清單與碎片化時間清單都有一項“閱讀”,但兩者的內容、閱讀方式都要有所區別。(比如報紙與專業書籍)

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