清單改變工作—《清單革命》

這本書所有的內容都是圍繞清單,從清單如何減少錯誤,到如何利用清單,以及保持清單的不斷改進,作者為我們舉了大量的案例,證明清單在我們的工作中帶來的變化。我覺得豆瓣上對這本書的評價有些偏低,這本書的內容值得我們更深入地思考和學習。

阿圖醫生是一位非常善于總結與思考的作者,我們大部分人平時都會或多或少地列清單,但在工作中大多做簡單的應用,沒能像他這樣深入地去研究,清單在特定行業的用處,以及將清單拓展到自己的領域使用是否能夠提高效率、減少錯誤。書中的清單更類似于checklist這類用于步驟檢查的清單,與我們正常的購物清單不同。

讓我們通過提問來一步步展開。


清單是否有存在的必要?(Why do we need a list?)

我們都知道,是人就會犯錯,無論個人能力多么超強,都無法改變我們都會犯錯的現實。然而,我們所犯的錯誤可以分為兩類,也就是無知之錯,和無能之錯。

“無知之錯”是因為沒有掌握相關知識而出的錯誤,其實就是因為不懂。很多情況下,大部分人認為這種錯誤是能夠被理解的,“不知者無罪”。

“無能之錯”的情況就完全不同了,這是由于沒有正確使用已掌握的知識而犯下的錯誤,這種錯誤通常不被原諒。畢竟當事人有做正確的能力。

清單在工作中除了我們正常進行的分工和進程控制以外,還能夠額外在最關鍵的環節加一道保險,避免我們因為各種各樣的原因犯低級錯誤。

我在剛工作的時候,就犯過這樣的錯誤。當時常常使用聚四氟乙烯做的塑料消解罐(非化學專業請繞過),有段時間測試工作繁忙,而清洗之后罐子配件的烘干是個大問題,所以想到了用烘箱來縮短水分揮發的時間。有一次為了讓速度更快,我將烘箱的溫度調高了,結果到時間后打開烘箱,卻發現那幾個小的塑料配件接觸托盤的一面微微熔融了,堵住了配件上的小孔。因為是進口配件,一個很小的配件就要幾十甚至上百美元,雖然沒有被責罵,但是自己心里一直都對這件事記憶猶新。這就是典型的“無能之錯”,自己明明知道聚四氟乙烯使用的安全溫度,在設置烘箱溫度的時候卻沒有考慮到這一點。但是通過清單,無論是誰,選擇溫度的時候通過對清單上最高使用溫度的限值確認,就可以很容易地避免這種錯誤。

到了作者所在的醫學行業,情況又復雜了不止一百倍。醫學已經變成了一門掌控極端復雜性的藝術,成了測試人類是否能夠駕馭這種復雜性的一種考驗。我們都是人,在了解很多醫生每天的工作狀態之后,我相信大部分人都會認同這一點:在這樣的工作情況下,不犯錯才是不太可能的情況。在復雜的環境下工作,我們的記憶力和注意力可能會因為疲憊或分散而忽視一些單調的例行事項(醫生有時候會忘記洗手),我們也可能會因為一件事情非常熟練而麻痹大意,跳過一些明明記得的步驟。這時,犯錯看起來是在所難免的,而很小的一個錯誤,可能就會摧毀一個家庭、一位優秀的醫生、一個很好的醫院。

清單(checklist),可以在很大程度上幫助我們避免不該出現的錯誤。書中的大量案例都證實了這一點。


那么,我們該如何應用清單來實現這個目標?(How to avoid faults by using a list?)

在運用清單前,我們要明白,清單實際上會是多個因素權衡的結果。清單要在矛盾中尋找合適的平衡點,比如自由和紀律。過于嚴格的清單會影響一些個人發揮,尤其是專業技能領域;但是過于寬松的清單難以起到清單想要實現的目標。簡潔和有效之間,也存在著權衡,過于簡潔會讓清單失去應有的功能;而過份強調有效又會讓清單變得冗長而難以按要求執行。

因此,優秀的清單往往非常精確,高效,并能夠切中要害。所以作者給了3條清單使用的原則,也就是簡單,可測,高效。

作者還在書中給除了編制清單的6大要點,分別是:

(1)設定清晰的檢查點,使用者在這些檢查點根據清單列出的項目執行檢查程序;

(2)編制者需要在“操作—確認”和“邊讀邊做”這兩類清單上做選擇;

(3)清單千萬不能太長,每個清單以5-9項為宜;

(4)用語精練,準確。語言要用使用者熟悉的專業用語;

(5)版式很重要,不要超過一頁,不要雜亂,不要隨便使用顏色;

(6)清單必須在現實中接受檢驗,現實往往比想象更為復雜。

依據3條原則與6大要點,我們就可以開始著手創建自己的清單了。

比如,實驗室中的設備,我們都會編寫一些操作規程,讓使用者能夠正確使用設備,比如開關設備時候的注意事項、設備使用過程時候的注意事項、特殊情況的處理等等。但是實際工作中,我發現,很多時候這些文件大多是為了滿足相關要求而編制,明顯地偏離了編制的目的。在使用者操作的過程中,也幾乎沒有人去讀這些文件。化學分析設備大多精密且昂貴,有些儀器上還連通著易燃氣體(氫氣、乙炔等),如果使用者沒有按要求操作,可能會因為“無能之錯”而犯下大錯,近年來一些實驗室爆炸事故不斷地為我們敲響警鐘。利用清單,要求使用者對重要環節進行確認,就可以很好地降低這些“無能之錯”犯下的幾率,避免這類事故的出現。


保持清單不斷地改進,讓清單成為一種習慣,改變我們的工作。


對于還未開始重視清單的朋友,書中的一句話非常值得反復讀一讀:

“每50次檢查中可能會有49次一無所獲,但就是一次發現,卻能讓你避免重大損失。”

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