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昨天向大家征集了有哪些好的習慣或者方法或工具，可以幫助提高工作效率。很多朋友給出了自己的方法，比如整理外部環境，讓工作環境更清爽；整理工作內容，讓工作更有條理；提高自己的專注力，甚至取消關注一些娛樂的公號；還有一些朋友說借助軟件來提升工作效率：如swipes（一種任務管理軟件）、番茄鐘等。

我發現大家分享的方法中，“學會整理”占了很大一部分，而這也是我所認識的很多很能干、把工作處理得井井有條的人身上都有的一個共同的特點。今天向大家分享14條整理方法，希望對你有所幫助。

1 工作環境的整理

對于上班族而言，工作的場所應該就是自己的辦公桌了吧。既然要學習整理，自然必須從整理工作場所中的物品開始。

把自己的桌子、抽屜中的物品列個清單出來，并且從這些物品里，把平日里經常使用的東西挑出來。并把這些物品按照使用頻率來排序：每天都要使用的、幾天才會用一次的、每周用一次的、每月用一次的物品等等。

2?對文件進行分類

每個人所處的行業和職位千差萬別，但是工作這件事情本身，大體可以分成這四個類別。

因此，在分類文件的時候也必須遵從這些類別進行分類。在這里，總結一下這四種分類，就是：

1. 今日要做的事情。

2. 5 分鐘就可以做完的事情。

3. 有期限的事情。

4. 沒有期限的事情。

把已有的文件分放到這四個類別中的某一類里。

3?斷舍離：紙質資料電子化

減少使用紙張，讓工作環境變得更加整潔，是對資料進行數據化的目的。而能夠立即搜索到自己需要的信息，是對資料數據化的另一個非常重要的目的。因此，

為了便于檢索，對于真正有用的信息請數據化后保存。

總結一下所有紙張的整理方法：

1. 立即扔掉。

2. 掃描或是用手機相機進行數據化。

3. 記錄到表格中。

4?時間“課程表”

整理的過程中，還有一件最重要的事情那就是，時間的整理。使用日歷的目的，是為要做的事情分配好一個時間。

要往日歷中輸入的，都是至少需要花費30 分鐘時間去做的事情。也就是說，與其說是往日歷中輸入計劃安排，不如說把它看作一張為工作分配時間的時間表。

什么叫真正的時間管理，這里的重點是，在規定好的時間里，把精力集中在此時該做的工作上。

以上四條，還只是為了建立起工作環境與時間可視化的準備階段。

5?數據的整理

數據的整理，是提升工作速度必不可少的一項內容。

如何隨時隨地調取需要的數據，所有的數據都應當保存到云端上。這是為了創造一個不論從哪個終端連接，不論身處哪種場所，都可以即刻進入工作狀態。

如何歸納電腦中的數據，需要在盡量簡潔、盡量減少文件數量的同時，不斷摸索著找到最適合自己的分類方式。并確定好給文件和文件夾命名的規則——檢索方便，也就是以便于尋找為標準。

6 學會運用云端

把所有的信息轉存為電腦數據，并保存到云端是極其重要的。現今，重要事項的保存環境已經不再是紙張了，把真正重要的事情轉換成電腦數據并保存下來，才是最令人放心的保存環境。

云端硬盤還可以共享某個文件，也適合需要多人共同完成的工作。使用云端硬盤，在每次文件更新的時候，就可以避免出現因文件增多而不便整理的麻煩。

以前在購買新電腦的時候，轉移數據就要花上整整三天的時間。現在，只要云端上存儲著所有的數據，就不會再出現從前那樣的情況。不論使用哪一臺電腦都可以即刻進入工作狀態。考慮了這些情況之后，可以說，只要在云端上存儲好數據，就可以比之前工作順利得多，被浪費掉的時間也會不斷減少。

7 ?一目了然的目錄

為了能夠進一步地提高效率，另一個需要提前做好的準備就是創建目錄。即建立了能夠一眼看出在哪個地方存放了哪些數據的結構。

為數據制作目錄，不僅可以讓自己知道在哪里有什么物品，對他人來說也是如此。

現在，利用服務器共享數據并進行工作的方式，已經變得司空見慣了。數據管理，已經不再是只要自己看得懂就夠了。因為大家都在尋求著能夠讓數據一目了然的結構。在要找數據的時候也不必再去詢問別人，對于推進工作來說，也節約了時間。

以上，我們已經學習了如何整理工作環境中的物品和數據。

8?使用工具事半功倍

真正做著收入會不斷提高的工作的人，不是僅僅靠著數據和物品的整理來提高效率的，還會時常儲存工作靈感（idea）和可以作為工作素材的資料。工作中會使用到的東西，大致上可以分為兩類：“道具類”以及“素材類”。

真正在工作上非常能干的人，不僅能整理好數據和其他工具類的物品，使它們處于隨時都可以使用的狀態，還能夠每日利用節約出來的時間儲存素材，進行信息內容化。弄清楚自己應關注哪個部分，又是為了什么而保存這條信息。這就是在把素材數據化時最需要注意的事情。保存下來的素材，并不是指從網上現學現賣的內容，而是自己的感受。

在養成“當場”記錄素材的習慣之后，既不會積攢物品，也不需要花費額外的時間，漸漸地，知識和想法的來源素材就可以變成數據并積累起來。

9 做時間的主人

掌握自己的時間，準確地記錄時間開銷。

通過記錄時間開銷的方式，培養有意識地優化效率的習慣

。這樣就可以知道，在一件事情上精確地花費了多少時間。知道了精確的時間，才是真正整理好時間的狀態。

在記錄的時候，要把做過的內容準確地記錄下來。比如，做了什么工作，自己都做了些什么。而且，記錄的時候必須以分鐘為單位進行記錄。在不斷地重復著自己的工作并且記錄下來的過程中，慢慢地，就可以知道自己在一天之中究竟都做了些什么，能夠準確地知道進行某項工作所花費的時間。

為自己的時間做記錄是因為人是絕對不會改善自己沒有意識到的事情的。堅持記錄時間開銷，漸漸地就會產生時間意識。盡全力減少與工作無關的空白時間，工作速度將會大幅提高。如果沒有多余的行動，思考過高效率的方法再付諸行動的話，日常生活中的一切動作都可以更快完成，自然能夠節約出時間來。意識到并且減少自己所浪費的時間，把這些時間投入到學習當中吧。

10 通過固定模式節省時間

站在提高作業效率的角度來看，對于需要重復進行的工作，套用固定的模式是最有效的方法。

模式化的代表是文件的模板化。不論是策劃案還是方案，其他和事務性有關系的文件，大體上都有自己的書寫格式。所以，請為經常需要做的文件提前制作好文件模板吧。即便是那些乍一看覺得無法模式化的事情，在頭腦中整理思考清楚的話，大多也都是可以通過制作模板來提高做事效率的。

11 用好你的碎片化時間

以上講了能最大限度削減被浪費的時間的方法。即便如此，我們還是會有5 分鐘或10 分鐘的空白時間。

“一切雜事都在零碎時間里處理完”是利用零碎時間方法的鐵則。在零碎時間里切實地處理完雜務，通過這樣的方式，把雜務從自己的腦袋中徹底清除出去，在完成原本的重要工作的時間里，就可以踏實地留出充足的時間了。

可以利用起來的，兩項任務切換的間歇，開會時間，上下班等的移動時間等。如果你做了絕大部分人沒有做的事情，在技能上產生差距也就不難理解了。在零碎時間里完成要做的事情，最終是為了讓自己輕松，為了擁有更多的自己的自由時間。

從物品的整理到頭腦的整理，還有另一個非常重要的事情。那就是，讓整理得當的狀態成為習慣。

12 養成良好的整理習慣

實踐三個月左右的話，大部分的行為都會成為習慣。對于培養習慣最有效的方法，自然少不了重復。除此之外，還要檢查每天的狀態。為了避免重蹈覆轍的情況出現，讓我們在一天結束的時候檢查是否保持了有條不紊的狀態，掌握好整理的情況。

要努力做到每天睡覺之前，留出時間來，至少要掌握好自己的狀態之后再去睡覺。如果沒有每天檢查的時間的話，就很容易把一些小事拖到明天再做。如果不能把整理好了的狀態保持下去就一點意義都沒有了。

和在睡前留出時間檢查一樣，從早上起床后到開始工作前的時間里，也要留出30 分鐘的時間用來整理。

還有一個原則，就是不管在遇到怎樣的情況，決定了要做就一定要完成。把這個原則銘刻在自己心中并且堅持到底。這樣，不論多么小的事情，你都會一旦決定了就能做到。把這個意識灌輸到自己的大腦中，養成習慣。

養成了整理的習慣之后，你可以不斷地輸入新的信息。我們應該記住的只有“什么樣的信息在哪里整理過”這種索引部分就夠了。只要知道在哪里可以看到詳細的信息，那么在有輸出需要的時候，就可以比別人更快更好地調用這些信息。

13 累積自己的信息內容

會被其他公司挖角的人才，通常都是具備了“內容意識”的人。能夠提高年薪的只有具備內容意識的人。所謂內容意識，就是把生活中的一切都當作信息內容來捕捉，并且有意識地堅持積累，使之隨時都可以利用，隨時都可以商品化。

在信息化社會中，內容意識是不可或缺的。

時常進行信息內容整理，就可以在需要的時候快速地、自由地使用。只需要改變意識，自己就不再只是單純地消費每天接觸到的事物，而這些事物也會以有益的、獨特的信息內容的形式重新出現在你眼前。而且，在不斷積蓄的過程中，它們終有一天會變成巨大的力量。

作為信息內容積累起來的東西，就是“可以成為素材的東西”。不論是多么細微的事情，都要先做到堅持收集素材。如果帶著自己的獨特視角，每天不論面對多么細微的事情，都不把它當作理所當然的事情而忽視，而是積極地去發現它的不同之處并且堅持這樣做，久而久之，它們就會變成寶貴的信息內容，重新展現在大家的面前。

一直堅持不斷地積累，素材就會作為信息內容具有被評價的價值。進而在某一天，你可能還會因為某些契機而得到意想不到的機會。只有堅持不懈地積攢素材，并把它們作為信息內容發布出去的人，才有可能在關鍵時刻抓住機會。

14 學會管理金錢

對金錢的整理，具體來說，可以清楚地掌握資金的狀況。比如，每個月的生活費需要多少、其中伙食費占全部生活費的百分之多少、與學習相關的支出比例是多少、固定資產有多少、流動資產又有多少……只要用這樣的方法定期記錄，就可以像記錄時間開銷那樣，可以看到自己在用錢的時候有哪些浪費的部分。自然而然地，金錢就會逐漸積攢起來了。

真正成功的人，不以社會上的一般規則為準繩，有著自己的優先順序。在自己的人生中，應該把什么放在第一位？考慮過這一點之后再使用金錢。不論一個人的年薪有多少，能否把收入的四成用在自我投資上，就是一個人能否成為成功者的分界線。

以上內容摘選自《別再說你沒時間：練好職場基本功》