1、給他人發郵件的ppt最好把每頁的組合都存成固定圖片，或者存pdf，不然發過去終端不同每頁的排版和字體會變，完全達不到自己想要的效果，也可以避免遭他人輕易挪用、修改你的文檔。

2、所有的辦公類文檔命名要寫日期，更新版本要改日期并另存為，這樣你隨時可以找到某段時間各版本的文檔，并清楚的辨別新舊版本。

3、所有辦公類文檔不但要給文件命名，編輯界面也需要寫完整的名字和日期。因為你的文檔隨時會被打印，這樣可以讓大家迅速了解面前的這張紙是什么，是哪一天的版本。

4、excel表要自己另起一列寫序號，而不要用它自帶的行數序號，這個同理，方便打印，開會時讓所有人迅速找到在哪一行。

5、excel重要的是邏輯，善用凍結窗格，方便所有觀看的人。

6、長篇文檔一定要寫頁碼，這樣打印出來裝訂才不會亂掉。

7、文檔內的品牌logo不要描邊，變形，任意填充其它顏色。