聽說公司組織《高效會議管理》,心想會議管理無非就是會前充分準備、會中組織得當、會后堅決執行嗎?還需要花費如此大的精力,集全公司的力量一整天的時間來學習?
然而,既來之則安之,在開始學習前為自己制定了兩條目標:
對“高效會議“的定議及如何保障高效會議。
上完這一天的課,我發現自己對這次培訓的理解是如此的狹隘!在過程中跟隨老師的帶領,參與伙伴的共創,再來復盤今天的收獲,可以說這不是一次《高效會議管理》的培訓,而是結合了心理學、人力資源、目標管理與一體的系列培訓。
從培訓內容、培訓形式、自我應用三個方面來總結今天的收獲(生怕過了中秋節會遺忘,因此熱炒熱賣)!
01 培訓內容簡述
會議是為解決問題而不是拋出觀點+會議很貴(時間成本、金錢成本、效益成本、機會成本)。
結合同事們的共創,高效會議的三要素:目標明確、準備充分、有結論!
要解決一個問題,決不是盯著問題的本身,因此就如何提高會議效率,老師利用了如下工具:
會前:
5W1H:用于分析會議目標、確定會議主題(即要解決的問題)
SOWT:主持人用該工具分析自身與環境的優勢、劣勢、機會、挑戰,根據溝能目標制定行動計劃,同時對可能發生的爭執提前做好準備。
會中:用流程組織會議(也是本次分享的重點)
(1)頭腦風暴:在本次培訓中多次應用該工具,在會議中更益于達成共識、助力落地執行!
(2)六頂思考帽:通過六頂思考帽所代表的不同的視角,幫助參會人員掌握問題的全貌。
(3)SMAT:落實計劃的SMAT原則;
(4)CPU:
Certainty:可能性;
Plan:計劃性:
Urgency:緊迫性:
針對以上三個維度,分別用1-10分進行打分,然后將每個維度的分值相乘/100*10,可以得出該事件完成的可能性:
比如以某項目要提升客戶滿意度為例:
目標:90%? (C評分:5分)? ? ?計劃:****(P評分:9分)? ? 緊迫性:如未達成的后果嚴重程度(U得分:8)=36%
當得分80%以上基本可以達成;如果在60%-70%需關注短板并找到實現的可能性;
比如可能性低,應該從尋找優秀經驗入手;計劃性低,應該從資源、時間、人員方面入手;緊迫性低,應該從獎懲機制上入手。
(5)“+”、“-”、A:
“+”:該項安排/方法的優勢;
“-”:該項安排/方法的不足;
“A”:應用場景。
(6)主持人的DISC應用:
(7)有建設性的批評與表揚:
建設性反饋批評:描述事件、描述感受、描述原因、描述期望、描述好處(共同利益)
如:你在我不知曉的情況下用了我桌上的資料并沒有及時歸還(事件),我覺得很生氣(感受),因為這讓人很不被尊重,讓我在需要的時候不知道該到哪里去找(原因),我希望你下次用的時候可以提前給我說一下你用的需求(期望),這樣我可以知曉去處或可以整理一份更適合你的資料(好處)。
建設性反饋表揚:說明結果、具體原因、人格特質、對自己的正向影響、強調對方不明顯的特質。
如:你今天提交的報告數據準確、內容完整......(結果),你在擬定這份報告的時候收集了足夠的素材,對數據進行了縝密的分析(原因),你對工作的認真投入及細致入微(人格特質),讓我們的工作匯報特別高效(對自己的影響)。
會后:決議+會議文化
會議文化舉例:開會前需準備會議、會務模版/清單 ;能開小會不開大會;與會時不帶電腦;會議資料提前一天發參會人 ......
收獲:一個關于會議的有效管理,通過如果全面、細致的分析,就學習內容遠遠超過了會議組織本身,要解決問題,一定需要再升一個維度來尋找解決辦法。
02 培訓方式:
共創:
本次培訓也體會到了培訓的流動性,跟隨同事的共創,很自然的引出了老師想準備、分享的內容,同時有了很好的契合。
幾乎每一個環節都有非常多的與同學的互動,讓大家“體驗”培訓內容,而不是“教授”培訓內容。
例如:關于主持人如何有效提問,如何放下預判。關于“lili的故事“(尋找Ta的死因,各組通過提問,老師回答YES /NO來找到答案,會發現大家都會預判那是一個人,同時在問題如何更有效的推進目標沒有找到方法)。
從放大“正”信號導入:
首先從過去”成功“的會議開始,用了me\we\us的方法,讓大家認為所有的內容都與自己有關;
me\we\us:我的個人經驗\小組整合\總結分享
其實獎勵和批評的建設性。
形象、有趣:
DISC已經無數次聽過分享,大多會用圖片及文字的方式來描述,而本次用了視頻,并且視頻中的人物個性特別明顯。看了視頻,大家分別來分享從中看到了什么特性,整個過程對DISC有了更深刻的理解。
03?自我應用(立即可以應用的三點)
【會議本身】
1.復盤目前會議的必要性、參與人員的必要性;
2.建立會議/會務資料準備清單;
3.培養公司的會議主持人(結合各項工具的刻意練習);
【培訓方法】
互動、互動、互動!
復盤自己過去的培訓,講授多于共創,本身也不利于行為轉換,今天體驗過后更加明顯,其實早
就知道互動的重要性、體驗的有效性,缺少了知到行的過程!
可以做的事:組織討論、共創出結論!邀請更多的分享!
放大“+”信號:從伙伴們的成功案例說起,從目標、原景的畫面感說起,所有的底層邏輯都一樣,將在《情緒管理》課程中進行修改!
素材的應用:視頻、圖片、案例依然是最有效的體驗方式;
結束:呼吁行動,通地一個“世界上最遠的距離”,引出知與行的距離,期待大家能有所行動。
說明:
1.以上培訓內容分享來自益策教育(王曉瓏老師)的《高效會議管理》分享;
2.對于部分工具都是非常用名的工具,具體使用方法可自行搜索;
3.為尊重版權更多是談了自己的收獲及看到的方法論;
4.這是一次寫作的刻意練習,不當之處歡迎指正。