有目的、有意識的行為和自動的、無意識的行為——關于時間管理

對于這本《每天最重要的2小時》最近是反復看反復讀,發現它引起了我深深的共鳴,這也就是如此喜歡這本書的緣由。

由于日常工作越來越精細化,每天8小時的工作狀態逐漸演變成了8小時當10小時甚至12小時來用的高負荷運轉,近半年以來無論從工作狀態還是工作效率來講,都深感力不從心,但又苦于找不到好的解決辦法。平日里本職工作基本是成了課后作業,上班以后幾乎是天天都在“救火”,真正屬于自己的本職工作往往被拖沓到了后面。作為一名女性,感覺肩上的擔子比男人承受得都要多,有種透不過氣來的感覺。

因此,幾乎每天都在反思,到底是什么令工作陷入如此被動的局面?什么令工作提不上效率?又是什么讓自己如此焦慮?我想光閉門造車是解決不掉問題的,跟朋友聚會也不適合在大家休閑時間再談工作,于是將目標轉移到書上、大咖的經驗上,常言道:“書中自有顏如玉,書中自有黃金屋。”書還有什么無所不能及呢?我想除了借鑒別人的寶貴經驗外,書本一定也是能給出完美答案的法寶。于是,從多種渠道搜集職場案例,找尋經典的時間管理書籍,目前手上這本便是此時出現的“救世主”。書中多次提到“意識”這個詞,細細讀來,發現人做事有意識和無意識狀態下走出的工作曲線卻有著天壤之別!原本以為自己馬不停蹄的趕工作,是再正常不過也是唯一一條正確辦法,卻不曾想被時間管理這面鏡子照過之后,感覺自己是多么的愚蠢——只會低頭走路而且是不假思索,就認為是做好工作的唯一途徑。其實,兩個工作間隙之間稍加思考的幾十秒鐘或者幾分鐘才是至關重要的!事實往往是計劃趕不上變化快,出門之前計劃好了首要工作,卻到了單位被其他看似更加緊急看似非常重要的其他工作打斷了,迫使自己不得不放棄計劃改變思路趕緊去著手完成另外一個意外穿插進來的工作,這樣便很容易產生一種情緒——被打擾和無法集中注意力去做事的情緒。因為你不得不心里想著一個任務手上再重新考慮下手完成另外一個任務。然后,中間若再被接連不斷的電話打斷,也就不難怪時值中午的時候自己會懊惱不已了。忙忙碌碌、渾渾噩噩半天時間,真正高質量完成的工作幾乎是一個也沒有;成就感也就無從談起,連自己都不滿意交出的工作怎么會獲得他人的認可?

每每此時,做出最恰當的選擇顯得就尤為重要。這也是在本書中領悟到的很重要的一個技能之一,但是往往抉擇點通常出現在矛盾的時刻,所以也時常伴隨著令人感覺不快。比如,想專心致志完成一個工作后,再好好考慮一下下一個工作的思路,如果這兩件事情先后分開進行,大概都很樂意去做;但是如果讓我們二者選其一,甚至經常處在這種被迫迅速選擇中,一兩次以后就很容易感覺厭煩,并且感覺抉擇點會令人感到不快,接下來便想趨利避害的逃避抉擇點,將之忽略過去,繼續機器一樣的在不同工作任務中穿梭。如果我們此時選擇Skip ?it,那么這就意味著事情搞砸的開始。比如說,在做工作匯報準備的時候,卻又腦袋里惦記郵箱里還有什么新的通知和任務需要回復和完成;到底是專心考慮下匯報中需要解決的問題好呢?還是快速看一眼郵箱新郵件好呢?雖然匯報很重要,但是相對于回復郵件也不會耗費太多時間,便鬼使神差般的點開一封又一封郵件,不看則以,這一看發現比預計的還要棘手——居然有一個有緊急時限的工作通知來了,這時一回頭卻猛然發現已經到匯報時間了,于是匆忙向領導匯報工作。本來之前遇到的幾個該匯報出去的工作和待協調解決問題也因沒有充分準備而未表達確切,一個解決工作難點的好機會就這么悄悄溜走了,來不及消化匯報后的工作指示,著手趕緊處理緊急任務,不禁想起原本是要準備在匯報中提幾個近期遇到的問題的,結果最后卻是懊惱的發覺一事無成。

帶著情緒做事,往往也是自己日常做事的短板,被情緒影響效率,導致注意力無法集中,工作拖延,情緒更焦躁,陷入惡性循環。在我們毫無察覺的情況下,時間就這樣在左右為難、舉棋不定中白白耗費了。這便是忽略抉擇點的弊端。

那么如何才能抓住起關鍵性作用的幾個抉擇點呢?首先,選擇抉擇點的環境和狀態非常關鍵,我們通常在放松狀態下比較容易做出更合理更準確的判斷,但當一旦面對一籮筐的緊急任務和亞歷山大時,往往很容易忘記什么事才是最重要的。有意識的發現自己何時正處在一個抉擇點上,學會與眼下最關注的事保持一定的“距離”,冷靜思考,珍惜每一個抉擇點能讓自己做出更具策略性、更有意識的選擇,也就是心理學上通常所說的距離會帶來更高層次的思考。其次,提前為抉擇點做好相應的計劃,這種提前計劃其實有一個學名叫做“執行意向”。關于“執行意向”如此專業的詞匯我也是第一次了解到,它指的是當某種情況發生時,人就會按照計劃執行某個與之相關的特定行為。也就是一種假設條件:如果……就……的處理方式。用意志去抵抗某種沖動,或向自己保證絕對不會再重蹈覆轍是一定不會起作用的“計劃”。“計劃不去做某件事”往往會失敗,計劃一項新的活動往往會更容易成功,這也就是為什么要設定肯定意向和摒棄否定意向的根本區別所在。“執行意向”這個概念會創造出更多的抉擇點,也就意味著,我們可以多幾個對于可能出現場景的應對計劃。一旦那些打斷人的場景出現,就停下來利用此時出現的抉擇點。這些打擾可以令自己從忘我的工作狀態中轉回到有意識思考的當下來,讓自己重新評估一下自己,是否需要切換任務。就像自己有時候會陷入一些不必要大費周折的工作中,外界的打斷反而能提供機會,讓自己反思該如何利用時間才更加理智。如此按照尊重抉擇點的辦法實驗后,得出結論是:自己可以不被“打斷”影響情緒,理智的考慮是否要繼續手頭的工作還是停下來切換到另外一個更加重要+緊急的工作中去才是上上策。就好比跳脫出一個工作圈去看待同時出現的幾個工作一樣,高度有了,決定才會理智,工作質量上去了自己的滿意度也就相應提升了,這便是良性循環^_^關于第三個訣竅便是不要隨便開始一項新任務,除非已經有意識的決定了它確實值得做。本書反復強調“意識”而且是“有意識”,這到底是個什么概念?個人認為就是通常我們所說的動腦筋思考,且這個思考的時間點是在事前。一旦完成一項任務,不要接著去考慮接下來自己可以繼續去做什么輕松的工作,而是有意的在腦海里對自己說:“這就是一個抉擇點。”然后起身活動一下,喝點水或者咖啡提提神。在大腦高速運轉一個小時甚至更久之后,最先需要做的便是讓大腦暫時放空一下,塵埃落定才會更有能力決定下面該開始做什么,哪項工作才最值得花時間。那什么事是最值得花時間的呢?只要自己退后一步思考下,就能輕松的告訴自己當天最重要的任務是什么了。甚至于再進一步考慮下自己當下的狀態,現在的疲憊等級,足不足以有更多的心理能量去完成下一項工作,以及自己將會在何種環境下繼續進行工作。

讀完以上章節,忽然有種開悟的感覺,呵呵。于是今天便成了將所學歸所用的第一天,進入辦公室之前堅定的給自己部署了今天最重要的兩項任務,考慮到中途電話的影響不可避免,告訴自己接電話要簡明扼要,記到隨手記上以免繼續之前的工作回頭忘記電話內容,讓這些穿插進來的電話和工作不再占用大腦內存。其實,最終還是為了給完成最重要的工作這個終極目標保駕護航。一天下來,順利完成計劃的兩項工作,而且幾乎沒有頭腦嗡嗡的感覺,GOOD!

由于這本書的美好,遂產生一個想法——節后預購兩本贈予需要的“你”。前提是,呵,容我再想想,待續……

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