前兩篇介紹了不規(guī)范使用Excel的后果,以及Excel數(shù)據(jù)表的分類和管理,接下來詳細(xì)介紹什么是規(guī)范的數(shù)據(jù)表。
表格的規(guī)范化包括:表格結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、數(shù)據(jù)的規(guī)范化。
規(guī)范化的表格結(jié)構(gòu),理想狀態(tài)下是一張一維表,只有第一行是標(biāo)題,其余行都是數(shù)據(jù);每一列(也稱為字段)存放同一屬性的數(shù)據(jù);其次要求數(shù)據(jù)連續(xù),數(shù)據(jù)區(qū)域中不能出現(xiàn)空行空列,沒有小計(jì)總計(jì)行列。
理想狀態(tài)下,設(shè)計(jì)規(guī)范化的Excel基礎(chǔ)表格是高效使用Excel的第一步,在存儲數(shù)據(jù)的時候,將結(jié)構(gòu)不一的原始數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換為規(guī)范化數(shù)據(jù)表,再進(jìn)行存儲。
然而有時候并不是所有的原始數(shù)據(jù)表都需要轉(zhuǎn)換為一維表進(jìn)行存儲,例如上篇提到原始數(shù)據(jù)表也包含手工錄入的數(shù)據(jù)表、接收到的匯總表,這些表格根據(jù)使用的需要,通常都為二維表,并且可能更新頻繁。如果使用時嚴(yán)格按照一定的標(biāo)準(zhǔn),并且保持表格結(jié)構(gòu)的一致性,也可以按照原結(jié)構(gòu)存儲表格。
數(shù)據(jù)的規(guī)范化,是指單元格里的數(shù)據(jù),必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。單元格可包含三種基本數(shù)據(jù)類型,數(shù)值、文本、公式,時間日期本質(zhì)上屬于數(shù)值型。應(yīng)當(dāng)保持每列的數(shù)據(jù)類型準(zhǔn)確和一致、屬性一致。
數(shù)據(jù)類型準(zhǔn)確是指根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)選擇對應(yīng)的數(shù)據(jù)類型,比如銷量銷售額等就應(yīng)該存儲為數(shù)值,而不能是文本值;日期就應(yīng)該選擇對應(yīng)的日期類型,而不是五花八門的文本值。
數(shù)據(jù)類型一致要求同一列的數(shù)據(jù)是同一種數(shù)據(jù)類型,避免在同一列同時存放數(shù)值和文本,或者文本和日期等混合類型。
屬性一致是指同一列只有一個屬性。如下圖,“銷售額”和“銷量”是兩個屬性,不應(yīng)該存放在同一列里。
應(yīng)當(dāng)將不同屬性的數(shù)據(jù),存放在不同的列。
規(guī)范化的數(shù)據(jù)表不僅僅有利于數(shù)據(jù)的管理,也為后續(xù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)源,可以減少大量的手工操作,提高工作效率和準(zhǔn)確性。