在陽(yáng)志平老師的平克寫(xiě)作八原則一文中，提到寫(xiě)作盡量不要用元話語(yǔ)，如果不得不用，可以采用提高“情感指數(shù)”的方法。

那么，什么是情感指數(shù)？如何運(yùn)用“情感指數(shù)”來(lái)提高寫(xiě)作質(zhì)量呢？答案在有效商務(wù)寫(xiě)作一書(shū)中有詳盡的解釋?zhuān)日浾砣缦拢?/p>

什么是情感指數(shù)及如何計(jì)算？

關(guān)注讀者的文章更可能有效地打動(dòng)對(duì)方，因此，你需要學(xué)會(huì)審視自己的作品是不是對(duì)自己或公司的立場(chǎng)進(jìn)行了過(guò)分強(qiáng)調(diào)。“情感指數(shù)”就是用來(lái)評(píng)估對(duì)讀者的關(guān)注程度的。通過(guò)將文章中提及讀者的次數(shù)與談及自己或公司的次數(shù)進(jìn)行比較，你可以大致了解自己的文章在多大程度上做到了以利益為導(dǎo)向，對(duì)目標(biāo)讀者又有多大的吸引力。

計(jì)算“情感指數(shù)”時(shí)，首先要看看文章里有多少次提到了目標(biāo)讀者：“them”，需要計(jì)算的表達(dá)方式包括：

• 代詞的運(yùn)用： 要表達(dá)對(duì)讀者的重視最簡(jiǎn)單的方法之一就是使用代詞“you”和“your”。

• 共同利益的描述：確保正“情感指數(shù)”的另一種方法是提及一些與讀者共有的特定利益、活動(dòng)或者經(jīng)歷。

• 讀者姓名的使用：引用讀者姓名是提高“情感指數(shù)”的一種最簡(jiǎn)單的方法。

• 對(duì)讀者的暗指：以動(dòng)詞做句子開(kāi)頭，即采用祈使語(yǔ)氣的寫(xiě)作技巧可以有力地表達(dá)自己的觀點(diǎn)，其中暗含的主語(yǔ)是代詞“你”。

接下來(lái)，計(jì)算一下文中還有多少次提到你和你的公司：“us”（不要把那些同時(shí)指代讀者和作者的“we”算進(jìn)來(lái)）。

把上面兩個(gè)數(shù)字相減（“them”的次數(shù)減去“us”的次數(shù)），結(jié)果應(yīng)當(dāng)?shù)贸鲆粋€(gè)正數(shù)。數(shù)值越大，說(shuō)明文章越重視讀者。而文章越重視讀者，就越容易實(shí)現(xiàn)有效的溝通。
例如；考察下面這段由科學(xué)實(shí)驗(yàn)室起草的通知

We are pleased to announce that our new facility is open and ready to accept all microbiological tests.（我們很高興地宣布，本實(shí)驗(yàn)室的新設(shè)施將對(duì)外開(kāi)放，隨時(shí)準(zhǔn)備承接各類(lèi)微生物實(shí)驗(yàn)。）

請(qǐng)注意，上面這段話沒(méi)有提及實(shí)驗(yàn)室的客戶，卻兩次提到了作者的公司（“we”和“our”）。其情感指數(shù)計(jì)算如下：
Them 0
Us (2)
情感指數(shù) －２

把注意力從實(shí)驗(yàn)室轉(zhuǎn)移到客戶那里，同樣的內(nèi)容就可以用一種更有力的方式表達(dá)出來(lái)。來(lái)看看下面這個(gè)版本：

Your microbiological tests will be turned around more quickly, and you’ll enjoy a higher degree of accuracy than was previously available, because our new facility is now open and ready for your business.（現(xiàn)在，您可以更加迅捷地完成微生物實(shí)驗(yàn)，同時(shí)提高實(shí)驗(yàn)精確度－我們的新設(shè)施對(duì)外開(kāi)放了，隨時(shí)準(zhǔn)備為您服務(wù)。）

本例中，三度提到公司的客戶（兩次“your”，一次“you”），而只有一處提到了實(shí)驗(yàn)室(“our”)。
Them 3
Us (1)
情感指數(shù) ２

大聲朗讀這兩個(gè)句子。第一句用了一個(gè)老套的開(kāi)頭，把注意力集中在公司身上：“We are pleased to announce…”。改寫(xiě)后的句子一開(kāi)始就點(diǎn)出了客戶可以獲得的利益：“Your microbiological tests will be turned around more quickly…”。能感覺(jué)到第二句話傳達(dá)出來(lái)的強(qiáng)大影響力嗎？

提高情感指數(shù)方法一：有意識(shí)地活用代詞

要表達(dá)對(duì)讀者的重視最簡(jiǎn)單的方法之一就是使用代詞“you”和“your”。

再來(lái)看看上例中改寫(xiě)后的那句話：

Your microbiological tests will be turned around more quickly, and you’ll enjoy a higher degree of accuracy than was previously available, because our new facility is now open and ready for business.

新實(shí)驗(yàn)室對(duì)外開(kāi)放的消息本身并不涉及對(duì)讀者的任何好處，但在句子開(kāi)頭加上“you”或“your”之后就不一樣了。試試看吧。
一旦聚光燈轉(zhuǎn)向了目標(biāo)讀者，你自然就會(huì)關(guān)注他們所看重的利益。下面是一些以代詞“you”或“your”為開(kāi)頭的句子，看看這么處理會(huì)帶來(lái)什么樣的效果：

• “Your business matters to us…”（你的事也是我們的事……）
• “Your concern for your patients is why we strive to achieve perfection…”（你們對(duì)病人的關(guān)心激勵(lì)我們努力做到盡善盡美……）
• “You know how important it is that your patients have trust in their test results…”
  (你知道讓病人相信他們的測(cè)試結(jié)果有多重要……)

提高情感指數(shù)方法二：描述共同利益

確保正“情感指數(shù)”的另一種方法是提及一些與讀者共有的特定利益、活動(dòng)或者經(jīng)歷。
例如，不要說(shuō)“The company is pleased to announce that the ABC software upgrade will be installed on Wednesday, allowing more research to be done in-house.（我們公司很高興地宣布，ABC 軟件將在本周三完成升級(jí)，屆時(shí)更多研究試驗(yàn)得以在室內(nèi)進(jìn)行）”，而說(shuō)“Researchers will be glad to know that the ABC software upgrade will be installed on Wednesday, allowing more research to be done in-house.(研究人員將迎來(lái)一個(gè)好消息，ABC 軟件將在本周三完成升級(jí)，屆時(shí)更多研究試驗(yàn)得以在室內(nèi)進(jìn)行)”。“研究人員”的提法就代表著一種共有利益。 想一想你和讀者有什么相同的地方。你們是同一團(tuán)隊(duì)或小組的成員嗎？你曾同他們一起去用假蠅釣魚(yú)嗎？他們對(duì)電腦升級(jí)產(chǎn)品感興趣嗎？不管這些共有的興趣、活動(dòng)或者經(jīng)歷是什么，找出一兩個(gè)寫(xiě)進(jìn)文章中去，就會(huì)增強(qiáng)文章的感染力。

提高情感指數(shù)方法三：使用讀者的姓名

引用讀者姓名是提高“情感指數(shù)”的一種最簡(jiǎn)單的方法。但是，你也要注意使用方式，因?yàn)檫^(guò)度使用別人的名字會(huì)被人一種做作的感覺(jué)，顯得你是在阿諛?lè)畛小?/p>

本章的后面將探討一些稱(chēng)呼問(wèn)題，你會(huì)了解到在文章的開(kāi)頭提及某人的姓名一般來(lái)說(shuō)都能收到挺不錯(cuò)的效果(例如，Dear Deorge，或者 Dear Dr.Janson)。你也可以考慮在文章結(jié)尾處再提及讀者，例如，Thank again,Ｍatthew,for your assistance.(馬修，再一次感謝你的幫助)。

但是，在書(shū)信或其他溝通形式的正文里引用任人名，就要謹(jǐn)慎一些了。在正文中加進(jìn)人名會(huì)使文章顯得過(guò)于親昵，甚至有卑躬屈膝之嫌，這是要不得的。

也不要對(duì)引述人名感到灰心喪氣：*關(guān)鍵是要確保語(yǔ)氣適度。有一種方法可以幫助你做到這一點(diǎn)，大聲朗讀你的文章，就像是在同讀者談話。如果文章讀起來(lái)比較自然，那寫(xiě)出來(lái)也八九不離十了。 *

除了直接引述人名外，還有一種使用讀者姓名的方法，就是用某種人群類(lèi)別來(lái)稱(chēng)呼讀者，比如，工作頭銜。如果收信人很多，而你又不能一一寫(xiě)信給他們的情況下，這種方法很有效。例如，業(yè)務(wù)通訊或新聞稿，讀者群都比較廣泛。例如，“Employees with more than five years’service need to update their forms.(５年以上工齡的員工需要更新自己的表格。)”就是引用總體人群中的特定細(xì)分來(lái)提及讀者的例子。在這里，細(xì)分出來(lái)的是具有５年以上工齡的員工。

提高情感指數(shù)方法四：充分運(yùn)用暗指的作用

以動(dòng)詞做句子開(kāi)頭，即采用祈使語(yǔ)氣的寫(xiě)作技巧可以有力地表達(dá)自己的觀點(diǎn)，其中暗含的主語(yǔ)是代詞“你”。
例如，如果你這么寫(xiě)，“Attend the meeting and let me know whether an agreement is teached.(參加會(huì)議然后告訴我們是否達(dá)成協(xié)議了)”，不難看出這里是指你的讀者而言的。其實(shí)你就是在說(shuō)“You attend the meeting and you let me know whether an agreement is teached.(你去參加會(huì)議然后你告訴我們是否達(dá)成了協(xié)議)”。請(qǐng)注意，在這個(gè)例子當(dāng)中我們共有兩次提到了讀者，因?yàn)榫渲邪岛鴥蓚€(gè)代詞“你”。

祈使語(yǔ)氣是一種屢試不爽的提及讀者的方法，能夠以一種強(qiáng)有力的、直接的方式將信息傳遞給讀者。而且強(qiáng)有力的語(yǔ)氣暗示著一種緊迫感，可以激發(fā)讀者做出回應(yīng)。

在某些情況下，祈使語(yǔ)氣就不一定適合了。例如，在一封寫(xiě)給老板的電子郵件中，如果你說(shuō)“Review the attached report.(查看附件報(bào)告)”，就很別扭，因?yàn)槠硎拐Z(yǔ)氣聽(tīng)起來(lái)就像你在發(fā)號(hào)施令，以這種方式跟老板說(shuō)話，絕大多數(shù)人都會(huì)感覺(jué)不舒服。相反，你可以軟化命令的語(yǔ)氣，寫(xiě)成“Please review the attached report.(請(qǐng)查看附件報(bào)告)”。一個(gè)“請(qǐng)”字就充分調(diào)整了你的語(yǔ)氣，同時(shí)還保持了一種強(qiáng)烈的祈求。寫(xiě)作時(shí)你必須判斷何時(shí)應(yīng)該用“請(qǐng)”字。 可以采用這種方法：發(fā)生朗讀你的文章，如果聽(tīng)起來(lái)太生硬無(wú)禮，那就加上“請(qǐng)”字，對(duì)比下面的例句：

Call today. Please call today.
(今天打電話。 請(qǐng)今天打電話。)
Fill out the form. Please fill out the form.
(填寫(xiě)這些表格。 請(qǐng)?zhí)顚?xiě)這些表格。)
Attend the meeting. Please attend the meeting.
(參加這次會(huì)議。 請(qǐng)參加這次會(huì)議。)

注意一下“請(qǐng)”字是如何既表達(dá)出友好、禮貌的語(yǔ)氣又不失祈使句的強(qiáng)硬和直接。 你可能會(huì)為微生物實(shí)驗(yàn)室寫(xiě)一份這樣的通告：“Send us your microbiology tests and discover the difference in quality and speed our new facility makes.(將微生物試驗(yàn)的情況發(fā)送給我們，并明示其質(zhì)量上的差異，以加快我們新設(shè)備的制造進(jìn)度。)”或者你可能會(huì)說(shuō)：“Please send us your microbiology tests and discover the difference in quality an speed our new facility makes.
（請(qǐng)將微生物實(shí)驗(yàn)的情況發(fā)送給我們，并明示其質(zhì)量上的差異，以加快我們新設(shè)備的制造進(jìn)度。）”你更喜歡哪一種說(shuō)法？ 有些人覺(jué)得在這種情形下使用“請(qǐng)”字太不專(zhuān)業(yè)，就好像你在乞求別人似的。其他人則認(rèn)為加上“請(qǐng)”字更禮貌，更正式一些。在這個(gè)例子當(dāng)中，這兩種觀點(diǎn)都不完全正確，但也都沒(méi)有錯(cuò)——每個(gè)人對(duì)這句話都有不同的感受，事情就是這樣。

你的最后決定在一定程度上取決于你的感受，并不是每個(gè)人都能很自在地使用祈使句的命令口吻。

還有些人認(rèn)為使用“請(qǐng)”字是加強(qiáng)了懇求的語(yǔ)氣，這在商務(wù)寫(xiě)作中顯得極不專(zhuān)業(yè)。因此，你必須根據(jù)具體的案例做出具體的判斷。

有些時(shí)候你會(huì)通過(guò)組織句子語(yǔ)言在作為作者的你與讀者之間構(gòu)造一種聯(lián)系，這樣也是對(duì)讀者的一種暗指。例如，在句子“It’s important to check your credit on an annual basis.(每年核查一下你的資信狀況非常重要)”中，你暗指的就是讀者。根據(jù)目標(biāo)讀者的不同，這句話可以說(shuō)成：“It`s important (if you intent to buy a home)to check your credit on an annual basis.[（如果你有一套房子，）那么每年核查一下你的資信狀況非常重要。]”或者是說(shuō)：“It’s important (if you intent to buy a home )to check your credit on an annual basis.[（如果你想買(mǎi)套房子，）那么每年核查一下你的資信狀況非常重要。]”再或者：“It’s important (for you)to check your credit on an annual basis.[（對(duì)你來(lái)說(shuō)，）每年核查一下你的資信狀況非常重要。]” 對(duì)讀者的暗指是一種靈活，有效的技巧，能幫助你提高“情感指數(shù)”。

注：摘自P53-58