2018年的云棲大會，有幸作為參展商的角色，全程參與了從策劃、供應商選擇、合作伙伴溝通、票務安排、布展、展出、撤展等的全過程，將云棲大會三七開，一般人只能看見三成，這個絕對不是夸張，實際的比例差可能更大。展會結束休息了一天，稍微有點緩過來勁兒了，趁著記憶還比較深刻，把全過程用文字做個記錄，一來作為自己的總結，二來也算是給大伙簡單分享云棲大會背后的故事。

【內容梗概】
一、活動策劃
二、展臺設計及供應商選擇
三、合作伙伴協調
四、票務安排
五、物料準備
六、媒體節奏
七、布展
八、展期
九、撤展
十、活動總結

一、活動策劃

線下活動的策劃一般在活動時間的前2-3個月，視活動規模大小可適當提前或延后，但建議最晚不要小于活動時間前一個月，要給突發情況留足夠的反映時間。

活動策劃需要明確的幾個事情：
1、在公司層面確定會參與該活動，并初步給出大概能投入的資源，資源包括：資金、人力、產品迭代節奏的配合等等；

2、公司確定參與活動及資源投入后，就要先明確活動的主要負責人或負責部門，并給予相關授權，可以為活動調動相關所需的資源，一般由市場部或運營部承擔，當然也需要得到產品、銷售、技術等兄弟部門的支持，只有市場部，那只是紙上談兵。

3、要指定專人，開始接觸活動的主辦方，最好能直接觸達到主辦方里面的核心負責人，跟進活動資源——這里的資源包括：展商展臺位置及面積（最關鍵）、展商主題演講機會、票務資源、展商廣告露出、主辦方媒體資源、車輛交通資源等等。這些資源被分配的優劣，直接影響到最終的活動效果，所以十分關鍵，一定要和主辦方的核心負責人保持密切溝通。不要覺得經常問這問那會讓人家覺得煩，很多信息，主動問了才會告訴你！

4、確定活動主題。主辦方都會有一個活動的大主題，可以順著大主題確定一個細分領域作為公司主題，同時要能結合公司的戰略及產品優勢。

二、展臺設計及供應商選擇

確定活動主題后，就可以開始初步的展臺設計，但不要以為“設計”就一定是畫圖，首先要做的是理念或內容上的設計，結合主題，通過展臺想要傳達給客戶的重點內容是什么：是成熟穩健、功能強大的產品，還是眾多的行業、客戶案例，亦或是豐富的合作伙伴生態，一般情況下，一個展位只能重點傳達一個核心點，所以要想想清楚，會直接影響下一步的展臺布局及美術設計。

第二步是展臺布局及美術設計，美術設計可以千變萬化，但布局設計基本就固定的劃分，主要為：前臺接待區、產品展示區（軟件產品）、互動區（硬件產品）、洽談區（視展區面積大小，可做開放式區域或封閉式會議室）、儲藏室（可獨立，也可與前臺、產品展示區等處結合為儲藏柜），其他如VIP接待室、演講區、備餐區等，可根據展位面積大小進行增減。

確定了展臺要傳達的理念、核心內容及需要的展位功能區之后，就可以接觸策展公司進行展臺的視覺設計，策展公司可選擇主辦方推薦的，雖然價格可能稍貴，但重在垂直領域經驗豐富（策展公司有不同的風格側重，有些擅長科技風格、有些擅長博物館藝術風格等），也可以自行尋找或請朋友推薦策展公司，價格上或許會有一定的優勢，但也可能領域不匹配。所以選擇策展商的各種方式風險參半，要根據實際情況判斷。

和策展公司對接的負責人，最好能滿足幾點要求：
1、熟悉活動主題和展示核心，這點很明確；
2、有一定的視覺設計能力和空間感，和側展商的交流會更加順暢，彼此能很快明白對方在表達什么；
3、有耐心，展臺的布局調整、美術設計是來回往復十分繁雜的過程，要有足夠的耐心和策展商磨合調整；
4、活動核心負責成員之一，有一定的組織協調能力，因為和策展商對接，基本就意味著在布展期間需要去現場“監工”，要能在現場督促施工隊高質量、高保真的完成展臺搭建工作；

三、合作伙伴協調

在公司自身的市場品牌效應還不足夠響亮的時候，可以找合作伙伴聯合參與活動，接力合作伙伴的品牌影響力，一起造勢，擴大活動效果。引入合作伙伴，有幾點需要注意：
1、要平衡好合作伙伴的數量，1-2個為宜，引入過多的合作伙伴，不一定能達到多品牌效力累加的效果，但一定會讓展區變的更加難以協調，包括核心內容、展臺風格、互動環節、客戶引導等，難度會大大增加。
2、要平衡好自身與合作伙伴的主次關系，可以以自身為主，合作伙伴為點睛；也可以以合作伙伴為主，自身藏于背后，相當于主打合作伙伴所在的垂直行業；
3、在有合作伙伴聯合參展的情況下，一定要預留好伙伴的工作人員名額，即使票務自愿緊張，也盡量不要讓自身的同事承擔合作伙伴的參展工作，一是業務不熟悉，二來會增加不必要的溝通成本；

四、票務安排

票務資源的獲得和安排都是比較頭疼的事情。
先說說活動票的獲取：
現在的線下活動參會，基本都需要單獨購票，不管是參展商，還是參觀者。當然參展商的票務可能會被打包在整體權益包中，但也不是絕對的。以云棲大會來說，票務資源的獲取大致有三種渠道：
1、參展商的參會權益包所包含的票，一般會被展商用來邀約客戶；
2、會議官網直接購票；
3、專場演講的論壇票，其實也是參展商參會權益包中包含的，但這部分的票會比較多，大部分展商都會放一些出來作為粉絲福利；
還有其他的諸如主辦方內部資源、黃牛票等方式，就看諸君各家本事了。在票務資源的獲取上，就是要想辦法盡可能多的獲取，不要擔心最后用不掉浪費，云棲大會類似的熱門活動，票向來都是稀缺資源。

再說說票的分派。
經歷過一次才知道，票的分配，絕不是簡單的給誰幾張的問題，而是需要通過適當的排列組合讓票的價值最大化，當然也要讓盡可能多的人都滿意。不要以為手上有票就是大佬，誰都得求著你，配票是一個燙手的活，配的好皆大歡喜，配的不好“得罪”一片。

云棲大會的票有幾種類型：VIP票、通票、單日票、論壇票（即為論壇當日的單日票）、展商證、演講嘉賓票（只發放給被大會邀請的演講嘉賓）、音樂節票、工作證（一般不對外發放）。根據我們的經驗，這些票按有用程度排序，應該是：單日票>VIP票>展商證>通票>音樂節票。為什么？因為單日票最靈活，可以按照客戶需求靈活安排，而且也幾乎沒有客戶能待滿整個活動周期，除了VIP票能進主會場，享受單獨的餐飲服務外，VIP票和通票更多的是對重要客戶的尊重，是身份象征。而且VIP票和通票本就是稀缺資源，不可能大量獲取，因此在前期需要盡可能多的獲取單日票的資源，時間主要集中在活動的前半程周期。

客戶的邀約一般由銷售部門完成，所以市場部拿到票務資源后，會放票給銷售部門老大，有銷售部老大進行內部再分配，或者是銷售部的各個銷售直接向市場部進行擬邀客戶的報備，由市場部核實后直接進行配票。
除銷售部占票務資源大頭外，還需要預留票的部門有：市場部（活動現場協調安排）、產品和售前部（現場講解人員）、后勤人員、合作伙伴、媒體票（如果計劃邀請媒體來現場做專訪）、臨時工作人員。

慎重提醒：手上的票一定不要一次性都放出去，要留下10%-20%的票用于機動，隨著活動時間的臨近，時不時就會冒出一些特別重要的客戶，必須要給安排票。

最后還有一種票，就是車輛通行證，在展區所在會場有一張車輛通行證真是太重要了，用一張VIP票換一張車輛通行證我都愿意！

五、物料準備

活動物料應該是標準套路，主要是各類宣傳資料、品牌周邊和客戶禮品。宣傳資料主要有產品手冊、單頁、易拉寶、海報、活動專題頁（著陸頁）、邀請函、參會確認函、活動介紹資料包（給客戶）、參會報名表單、現場信息收集表單、桌牌、KT板、手牌等，所有資料都可準備紙質和電子兩版。

紙質版的物料提前一個月就可以定稿進入印刷流程，大批量資料的印刷從供應商溝通到收貨，一般需要2周時間，所以要為萬一出現的紕漏留夠充分的補救時間。

電子版資料要做成同事、客戶易獲取的形式，如宣傳H5、著陸頁等所有的線上鏈接都可以生成對應的二維碼，方便大家直接掃碼查看。

品牌周邊產品常用的包括：名片、文化衫、紙杯、紙袋、信封、文件夾、筆記本、便簽等，如果要定制加印品牌logo，提前1個月。

客戶禮品基本視預算而定，可以根據自身情況采購一些實用的小物品，重要客戶可單獨申請采購有一定價值的禮品。

六、媒體節奏

線下活動再火爆，也只能接觸到有限的人群，因此一定要做好相應的線上推廣計劃。媒體宣傳可以分為三個階段：預熱期、展期、回顧期。其中預熱期最早應該是可以追溯到活動開始前3個月左右，即確定要參加活動并開始策劃的節點。因為通過SEO做活動引流，需要一定的生效時間。
具體媒體選擇上，可結合垂直行業媒體+KOL的形式，具體視投入經費而定，這塊沒有直接負責，不太懂，就不展開細說了。

七、布展

布展期間，相對是比較固定的節奏，一是配合策展公司的工程隊，按照預先的設計，把展臺按時搭建到位，二是將展品引入至展臺。如果是大展品，還需要協調主辦方進出館物流等事宜。布展的最后一天，搭建工作已基本完成，展品也基本到位，剩下的工作就是完善展臺上的細節體驗：前臺引導視覺、展示設備的調試、資料的擺放、茶點引用水、桌椅名片、綠植、紙巾、垃圾桶、剪刀、創可貼的一般醫用品等。

八、展期

到了活動正式開始階段，市場人員其實可以隱匿到背后去了，前臺接待客戶、方案講解等事情交給銷售、售前、產品團隊的同事去進行，但即使作為后勤，也有幾件重要的事要做：
1、展臺工作人員值班安排：保證活動期間，展臺上隨時至少有2-3名可以接待客戶的人員；同時在大會安排了領導巡管的情況下，要提前了解領導巡管的時間，以便安排公司相應級別的人員在展區進行接待；
2、餐飲安排，包括工作人員的早餐、午餐、飲用水等，可以適當多備幾份，客戶聊的開心，可以在展區一起解決吃的問題，只要是一定規模的線下活動，吃飯喝水一定會成為問題，所以多備幾份沒錯的。如果提前知道有重要客戶要在展區接待，也可以準備茶歇水果什么的。
3、車輛安排，活動不是開始得早，就是結束的晚，需要給工作人員安排好車輛，避免打車難、擠公交等造成額外的時間和精力消耗。站臺很辛苦，接送工作人員不要吝嗇；其次是客戶的接送，很多客戶遠道而來，去火車站、酒店什么的接送一下，周到一點總是沒錯的，而且如果客戶在展區聊得興起，但環境嘈雜不好深入細聊，那就需要接回公司詳談了。
4、現場攝影，品牌動態要時刻記錄。

九、撤展

撤展比較簡單，組織好人員、協調好運輸把展品等需要回收的資料運走就可以了，展臺的拆出由策展商的工程隊完成。

十、活動總結

想要把活動效果最大化，活動總結和復盤是很重要的一環，簡單了說就是計算整個活動的投入產出比，說具體點就是大家一起把上面的幾大問題從頭到尾再梳理一遍，看看哪些做得好，還有哪些不足需要調整，通過活動獲得了多少潛在客戶，對品牌的市場知名度有什么影響，等等。
總結很重要！
總結很重要！
總結很重要！
重要的事情必須說三遍。

結束語

原先還有一個模塊，叫“各種槽點”，把此次活動過程中需要的不爽的人、不爽的事，好好的掰扯一下，想了想，算了，吐槽能滿足個人一時之快，但并不能解決問題，其實這些槽點反而是讓我學到最多的地方：有槽點意味著有問題，有問題意味著需要有人去解決，我解決了，我就學到了，感謝“各種槽點”。

期待下一次的云棲大會~
謝謝~

小澤
2018年9月24日