微信禮儀:讓跟你打交道的人覺得舒服

我職業生涯的第一課,叫(職業化),這門課讓我受益匪淺。通過這門課,我學到的不是什么“硬知識”,而是一些細枝末節,比如,獨自乘出租車,應該坐在哪個位置?如果老板開車,應該坐在哪兒?如果老板開車、上級也在,應該坐在哪兒?如果老板開車、上級也在、同行的還有一位女士,應該坐在哪兒?等等。

有的人可能不耐煩了:有必要搞得這么復雜嗎?隨便找個空位坐下就行了,別人不會在意的。其實,我從這門課中獲益最多的,是這些職業化問題背后的思維方式:永遠要站在“對方舒不舒服”的角度考慮問題。讓跟你打交道的人感覺舒服,這就是職業化。我們吧享受這種職業化并給別人帶來舒適社交的人,稱為有教養的人。

互聯網時代的速度變化,給很多過去的有教養的人們出了難題。他們逐漸意識到,過去某個場景下的職業化行為,在新時代背景下可能變得不禮貌,甚至還會造成很多問題。所有的商業人士都需要上一堂“互聯網時代的職業化”課程,理解在新時代與客戶、伙伴,甚至是自己的員工打交道的方式。

有一位朋友告訴我,他們公司的客服人員被客戶投訴,原因是客服和客戶聊完之后,發了一個“微笑”的表情過去。他的本意是示好,沒想到卻被誤會了。這聽上去很不可理喻,但是在如今的社交媒體中,微笑表情已經在某種程度上含有貶義——我就靜靜地看著你,不說話。

有些人可能會拍案而起:這是誰定義的?在我字典里,微笑表情就是友好的意思。然而,我問了自己身邊幾位年輕的伙伴,他們都不這么認為。這就是可怕的代購。

網絡上流傳過一個段子:一個年輕人看到自己父母的微信聊天記錄,媽媽給爸爸發了三個微笑表情。年輕人以為父母鬧矛盾了,生怕他們下一秒就要打起來,趕緊打電話詢問,結果媽媽說:“我們沒事啊,我覺得微笑表情挺好的,就發了。”

職業化,就是讓別人覺得舒服。如果別人(尤其是客戶)覺得舒服的方式變了,那么我們也得跟著變。這其實是很多傳統企業在向互聯網轉型的過程中遇到的底層文化障礙——他們不是不愿意接受,而是根本不知道、不理解互聯網時代的文化。

表情圖像是職業化在微信禮儀方面的一個體現。類似的高危表情還有“微笑揮手”,在很多微信語境下,它已經不是“再見”的意思,而是笑著說“再也不見”。

微信里的交流方式也有變化。比如,一個人發過來“你好”,如果彼此之間不太熟,大多數人會選擇不回復這條消息(尤其是在忙的時候)。但如果這個人因為沒得到回復,鍥而不舍地又發過來一句“在嗎”,這就有問題了。微信中問對方“在嗎”,就像過去問別人“你有男朋友嗎”。不是完全不能問,關鍵要看是誰問——你和對方很熟嗎?

為什么會這樣?這是溝通工具的特性導致的。比如,電話是一種同步獨享的溝通工具,你愿不愿意和對方溝通,可以通過按不按“接聽”鍵來決定。一旦按下,就意味著你同意分配一段獨享的時間給對方,然后雙方用“你好”“你也好啊”的言語互相問候,用“對”“是的”來確認收到對方的信息,彼此同步。

郵件是一種異步分享溝通工具。你愿不愿意和對方溝通,是通過回不回復郵件來決定的;就算選擇回復,從收到郵件刀回復郵件的這段時間也不是獨享的,而是可以分配給很多人共享。比如,你可能一邊思考如何回復,一邊做著其他的事情。直到對方收到你的回復,雙方才會進行下一步溝通,這就是異步模式。

由此可見,打電話和發郵件需要完全不一樣的職業化表現。在通電話時,你需要不斷回應,讓對方知道你一直在與他同步;而郵件要有標題,正文要做到觀點明確、邏輯清晰,以便在有限次的郵件往來中提高溝通效率。

如果把主流溝通工具按照同步、異步的程度來排序,同步性從高到低的溝通方式依次是:電話、QQ、短信、郵件。微信則是介于QQ和短信之間的狀態。使用微信時存在這樣的情況:如果說某人“在線”,但是他正在開會、過馬路或開車,不方便回復;如果說他“不在線”,他可能又正在跟別人聊著微信;還有可能他這一分鐘正聊著微信,下一分鐘就要開會了。所以,當你問別人“在嗎”的時候,考慮過別人該怎么回復嗎? 萬一別人回復“在”,然后就開會去了,你接下來再說什么都得不到回應,你肯定會覺得對方不禮貌;可如果別人回復“不在”,你心里會更加不滿:明明回復了,還說自己不在,究竟什么意思?

所以,身邊有很多朋友都對我說,最反感那種一上來就問“你好,在嗎”的人。這些人把電話或QQ的職業化方式照搬刀微信中,試圖表示禮貌,不曾想卻啟動了一段鎖死獨享時間的溝通,弄巧成拙。

正確的做法應該是什么?先說一句“你好”,然后有事說事,簡短地說清楚自己的意圖。這樣就給了對方足夠的時間來選擇要不要回復,或者如何回復,讓對方感覺舒服。

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