四招教你輕松打造時間管理系統(一)

胖子鄧——

講解綱要

基礎——時間管理的好方法

任務前:to do list

任務中:番茄工作法

任務后:柳比歇夫的時間記錄法

提升——專注力管理

保持輸出能力

平衡成就感與挫敗感

分配你的專注力

如何將好奇心變成能力培養?

如何度過你的艱難時刻?

被打斷怎么辦?

如何同手機電腦相處?

優化——如何利用碎片化時間

簡單任務優先原則

利用環境優勢

精力碎片下,多做整合與回憶類任務

總結——建立時間管理系統

如何變成系統?

【正文】

01時間管理的好方法

時間管理的誤區,就是我下載一個時間記錄軟件,我列了,任務清單等,把時間記錄下來,我就能提升我的時間管理能力。我想講的是不要期待依靠單純的記錄,來改善你的時間管理能力。就如同記賬一樣,記賬不能減少你買買買的頻率,只能告訴你上個月的賬單是多少?無論你對自己的財務規劃多么清晰,一般都是購買到卡中沒有錢或者實在不想買了為止。時間管理也是這樣的道理,就算你提起規劃,或者有工作計時,或者事后整理,他只是有一個記錄。那么問題來了,既然它不能改善我們時間管理能力,那么是否還需要記錄呢?

我們有兩個目的,一個是養成習慣,記錄和計劃真正能幫助你的是出了更長期的,更復雜的事物,我們知道的遺忘曲線,事后一個小時,12個小時,一天,兩天,四天,7天這樣的時點去復習……這些都是需要事前的記錄與計劃。第二個目的,也是一個非常關鍵的目的,實際上,我們可以依靠記錄去了解自己對于時間掌控這個能力的上限。了解自己對于時間掌控能力是十分重要的,如果你對自己的時間能力不了解,你可能很容易去高估自己的能力。在計劃的時候,經常出現完不成這樣的現象。這樣多次計劃失敗以后,挫敗感會讓你推到一個糟糕的地步。我見過哪種每天可以持續專注12個小時的人,往往這樣的人得到的時間管理的經驗就是,ok,你只要專注就好了。但是,這種回答它玩玩不奏效的,就在于人對于時間控制管理能力天生是有差異的。所以,你可能需要先用一些時間去了解自己的特性,這個過程可能需要10-20天,這樣你就能對于自己有一個大概的判斷,每天我能做到高效專注的時間有多少?能夠處理簡單事務的時間是多少,能夠對感興趣的事物專注的時間又有多少?建議,你之前沒有做的話,你先統計下自己這些時間的掌控能力。

那具體而言,你需要了解的關鍵點是:

你一天天能夠專注的總時間是多少?
你能夠不間斷的專注的平均時長是多少?

具體而言,想要達到這樣的效果,最有效的有三個很基本很簡單對方法

第一、劉比歇夫的時間記錄法。思路比較簡單,就是把真正有效的時間記錄下來。在記錄需要主要的是

只記錄純粹的工作時間指真正拿來工作的時間
記錄精確
選合適自己的日程記錄方式,而不要追求完美和完善

第二、番茄工作法:25分鐘一個番茄單位,完成一個番茄,休息一小次,累計完成4個番茄,休息一大次

靈活處理,比如在一個番茄中,有一個緊急事項,女(男)朋友電話、領導找等,暫停事務。
因人而已,找到合適自己的時間長度,不一定25分鐘,比較合適容易拆分與明確目標的任務,比如背單詞,但是不合適比如做策劃案。

對于我自己而言,通常是一個小時或者一個半小時,休息下,腦子回顧剛剛學習與做了什么?一方面符合個人習慣,也符合身體坐姿、眼睛疲勞、遺忘曲線等。

應用番茄工作法,不要忘記最初的目的,你是為了了解自己,了解自己對于一類任務的的專注程度。比如,你是練習英語,背單詞,你是一個小時撐不住了,還是一個小時不休息?

了解自己,你才能在以后更好的制定計劃,制定計劃的時候不至于太緊或太松。

談到 制定計劃,這里就要談到列 To do list

列To do list是時間管理里面歷史最悠久的一個辦法,也是最基本的。你可以每天晚上將第二天的時間規劃好(以小時為單位),同時預留時間,作為緩沖,因為往往可能會被打斷,只要每天任務完成就好。

當然,也不是這樣的簡單,人們對于不同長度的未來,規劃也不一樣的。你可能對一個小時之內的事情你有一個簡單的規劃,對于明天的事情可能大概知道。對于一周的事情可能只有一個模糊的概念了。不要擔心,這種事情很正常。其實你去規劃超過一周的事,其實是很難的事情。那具體而言面對長期的規劃如何做呢?

1.列出你這段時間你應該做的都有哪些事情?
2.列出你認為你的有效的,能利用的時長是多少?
3.然后利用四象限工作法,再將事情去分類。(緊急、重要)

建議:每一個月,將要做的事情,列下來,做一個表格。最好將這個表格放在醒目的位置上,這樣在你無所事事的時候,比較容易的提醒你這邊還有一個緊急重要的事情需要做。

那么以上這些方式,如何去協調呢?并不是你每一項都要使用。一般而言,可以在前、中、后。不管用哪種方式,你最終的目的是了解自己的集中注意力的上限,當你了解這些之后,你才能制定長期計劃的時候更的心應手,而不至于特別離譜的高估或低估自己的能力。

因此,從這樣角度看時間管理的好方式只有一個就是幫助你了解自己的方法。你在列計劃最初的時候,一定會出現的一個問題是計劃你怎么列,怎么完不成。其實,最關鍵的還是你對自己的情緒、體能、智力的水平和它們會出現的波動的了解不夠。當然,對于這樣的情況,你也不用自責了,你慢慢改就好了。

【未完,待續】

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