每到月末、季末或年末時，上班族們可能格外忙碌，各種財務報表、銷售報表、人事報表讓人抓狂，通宵加班在這個時候簡直是家常便飯。

于是，茶水間里員工們大倒苦水：昨天又加班到深夜，公司上百人的銷售數據填得我頭暈眼花，一不小心還刪除了幾條，又要重來……

接著是人事部門員工跟著吐槽：我們也是，那么多員工的出生日期，工作年限都要列出來，我對著身份證號碼一個個地填，忙得飯都沒顧上吃……

財務部門也來訴苦：剛把報表弄得差不多了，誰知道突然死機了，等重啟電腦，啥都沒了……

幾個人半是吐苦水半是表功地閑敘一番，又去工位繼續埋頭苦干。殊不知在一旁聽到的主管們面上毫無同情之色，甚至還有些怒其不爭的意思。

為什么呢？難道員工們加班加點工作，不該好好勉勵一番嗎？

說句實在話，在體制內工作，如果為報表之類加班加點，可能會得到領導的表揚，畢竟有些領導可能對報表工作本身并不是很熟悉，看到這么多、這么繁復的數據報表，可能覺得下屬們確實很辛苦。

但在競爭激烈的體制外公司企業，哪個主管不是經驗老到的？對于報表之類的工作，他們可能比這些熬夜加班的員工更為熟練，他們知道，員工們加班是事實，但造成他們加班的原因可能是他們EXCEL用得不到家，技術上的欠缺導致他們要用勤來補拙。

因此，主管們對員工們的吐槽可能會在心里默默地說上一句：你們只是看上去很努力呀。

如今的辦公一族用電腦處理業務，鮮少有不用WORD和EXCEL的，我就天天與這兩個軟件打交道，且早在2000年就考取過辦公軟件應用證書。但說實在的，文頭那些員工的抱怨我也是經常有的。

在遇到那些能更好地使用EXCEL的人之后，我才知道，自己僅僅知道求和與篩選之類的操作，是有多么閑置EXCEL的功能，而一味只知道使用鼠標傻瓜操作又是多么低端。

記得辦公室新來一個小伙，我把一個有2180人的數據包發送給他，請他篩選出哪些已經是年過八十歲有可能已經死亡的人員，不到半小時，這小伙就把數據給我了。當時我挺驚訝的，問他用的什么方法，他回答：用EXCEL啊，用里面的身份證號碼比對。

看來，我們有必要對EXCEL的操作技巧進行重新學習了，這2180條數據，換成我，即使用高級篩選也得要半天吧。

聽說日本EXCEL業務改善咨詢師吉田拳的《EXCE教科書》曾在日本狂銷15萬，也許這本書可以讓我等擺脫這種工作做不完的窘境？

果不負所望，這本書講解詳細，操作性強。主要講了五個方面的內容：使用Excel時容易忽略的要點，Excel函數的使用，字符串的處理，以及Excel表格，Excel操作的本質。

Excel操作的本質這一部分的內容不屬于技術操作范疇，是作者吉田拳對于運用Excel一些思考：運用Excel技巧，能提高工作效率沒錯，便更重要的是通過運用Excel這個工具，掌握準確并快速地完成反應工作成果的資料的能力，譬如運用Excel報表“分類”與“比較”等等，此處不詳述。

再鑒于一般的Excel操作人員對第四部分的內容——Excel表格都比較熟悉，這里也不羅列了。

因此，對于這本《Excel教科書》，我重點介紹下吉田拳先生所講的三個內容：幾個被忽視的要點，函數使用，字符串處理。

一、 使用Excel時幾個注意事項。

1．自動填充（含有連續數據起始數據的單元格，拖拽填充）。

舉個例子，你想填列1-100的序號，大可不必一個一個地填列，按住第一個單元格往下拖拽即可。

2．使用快捷鍵。

好吧，我是很羨慕那些只使用鍵盤就能完成大量操作的人士，這樣顯得很高端不是？

在《Excel教科書》里，吉田拳當然也傳授了快捷鍵的使用，這不光是看上去高級，而且很節約時間。

舉個例子，大家常用的“設置單元格格式”這一步，一般都會將光標移至單元格，右鍵，選“設置單元格格式”。但使用快捷鍵只需一步——Ctrl+I，打印預覽——Ctrl+F2。等等等等，用起來真是拉風哈。

3．關于保存。

制作表格時電腦突然死機這種悲劇并不少見，或者，你匆忙關閉頁面時忘了點保存，這都會讓你覺得日月無光吧。

吉田拳老師對此深表同情，并提出了一個好建議：一是經常按Ctrl+S實時保存，另一個方法是設定自動保存：文件—選項—保存—工作簿保存中勾選保存自動恢復信息，保修間隔時間設為1分鐘。這樣出現突發狀況時，能最大限度恢復。

4．刪除恢復。

一不小心誤刪了數據，不要慌，按Ctrl+Z可以快速恢復上一步。

５． 給別人發送的Excel文件打不開。

這種情況也是屢見不鮮的，有時候不明白問題出在哪里，只好傻傻地請別人更新他的Excel，但給上級發文件，也不好這么要求不是？

吉田拳先生建議，請將Excel文件的保存方式預先設置為“Excel97-2003文件（*.xlx）”。

當然，《Excel教科書》里面提示的不僅僅是以上注意事項。限于篇幅，這里不一一詳列。

二、 Excel函數的運用。

在Excel中運用函數可以大大減輕工作強度，提高工作效率。打個比方，要求A1-A5列數據的和，用公式是這樣：=A1+A2+A3+A4+A4+A5，這只有5列倒還好，不是很麻煩，但是如果是100列呢？豈不是填得頭暈？

用函數的話。只要在求和的單元格輸入=SUM(A1:A100)即可。

Excel中總共有400多個函數，全部掌握當然有難度，也沒有必要，我們工作中實際使用的通常是30-50個。吉田拳先生說，以他的經驗來看，掌握67個函數是最好的，這67個函數包括IF、SUM、COUNT、VLOOKUP、DATEDIF……

我對DATEDIF函數比較感興趣，因為這個函數可以根據出生日期算出年齡，這讓我對前面提及的那2180條數據有了些新了解。來看一下。

DATEDIF函數的結構：=DATEDIF（起始日期，結束日期，單位）。

通過指定起始日期與結束日期，得出間隔的數據，第三參數則根據想要如何表示間隔數據的單位進行指定，算年齡，當然以年為單位。來看具體操作。

好，關于函數的運用，就先講到這里。接下來看第三個內容。

三、 字符串的處理。

Excel的方便之處不僅限于統計數值這一項，字符串在迅速處理單元格內的內容時也發揮著強大的作用。

這里，以從姓名中提取姓氏和名字舉例來說明一下。

首先提取姓氏。提取單元格中的姓氏實際就是“從左開始提取多少單元格內的字符串內的字符”，這要用到LEFT函數。吉田拳先生以自己的姓名為例。

單元格A2中的“吉田 拳”，（注意，要提取姓名字符串，姓氏和名字之間要用半角空格隔開）其分隔文字是半角空格，是第3個字符，用3減去1可以得2，也就是說從左開始抽取2個字符即可得到姓氏。

公式：=LEFT（A2，FING（“ ”，A）-1）。連續輸入兩個雙引號表示空白，在雙引號之間加入半角空格（如公式所示），則表示“半角空格”。

具體演示如圖。

看，Excel功能就是這么強大，我這里介紹的還只是冰山一角呢。如果我們能把Excel的操作學好學精，豈不是讓自己的工作如虎添翼？

常言道，紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。對于Excel這種操作性強的知識，更是要在實踐中學習感受，我已決定把《Excel教科書》帶到辦公室，放在電腦邊時時垂詢去了。